電子請求書とは？導入のメリットやインボイス制度との関係を解説

これまで請求書は、紙でやりとりするのが当たり前の時代でした。
電子請求書は、この紙でやりとりしていた請求書を電子化して、Web上でのやりとりを可能にしたものです。

これまでは、請求書を取引先に送付するために、封筒に切手を貼って郵送で送っていました。
電子化では、パソコンでメールを使用するなどして送ります。
郵送の場合に必要だった切手代や到着までの時間は、請求書を電子化することで削減されます。

近年では、電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子データでの保存が認められるようになりました。
作業も効率的に進められることから、電子請求書を利用する企業は年々増えています。

今まで紙の請求書でのやりとりが当たり前だったからこそ、電子化したものを使っても良いのかという疑問を感じる方もいるかもしれません。
確かに紙と電子だと送り方も変わりますが、法的にはOKです。
請求書としてやりとりしていたことを税務署へ証明するために、メールの履歴や電子請求書を保存しているクラウドを見せたとしても問題ありません。

紙を使った請求書ではハンコを押すため押印欄が付いていますが、電子請求書の場合は付いていないことも多いでしょう。
この際、押印がなくても受理されますので、紙の頃と同じように使えます。

法的にも昭和の頃から徐々に電子化へ動いています。
当初は、紙の原本は電子化できないと決められていましたが、今では電子保存が認められています。
ひと昔前とはやり方が変わっていますので、電子請求書を利用することは問題ありません。

ただ、どんな方法でも受理されるわけではなく、定められた要件を満たす必要があります。
却下されないように、要件についてはしっかりと把握しておきましょう。

令和5年10月1日から、新しくインボイス制度が導入されます。
このため、原則として売り手から受けたインボイスの保存が必要となりました。

これを受け、紙ではなく、電子インボイスの普及が官民連携して進められています。
電子インボイスを利用すれば、人偽的なミスや不正なども防止できます。

さらに、煩雑な消費税率の計算も、システムを導入すれば効率的に行えます。
インボイス制度が始まり負担が増えて大変になる状況ですが、電子請求書を活用すれば業務の負担を減らすことができます。

電子請求書の送付方法には、いくつかの種類があります。
どのような送付方法があるのか、こちらで詳しく紹介していきます。

メールには添付機能が付いていますので、請求書を添付して送信できます。
セキュリティ面ではやや不安があり、別の宛先に請求書を間違えて送付してしまうミスなども考えられます。

また、確認のために請求書を出してほしいと言われた場合、検索性はありません。
そのため、電子帳簿保存法には対応できません。
LINEのように既読が付くこともないため、取引先がしっかりと受け取ったかどうかわからない点も注意が必要です。

クラウド上に請求書をアップロードし、取引先にダウンロードして確認してもらう方法です。
セキュリティ面では安心感があるものの、保存は数ヶ月しかできないことが多いです。

そのため、それ以上の期間が経った後に検索したいと思ってもできません。
発行した側は要件を満たしていれば紙の保管は不要ですが、受け取った側の電子保存のハードルは高いといえます。

クラウドシステムを導入すれば、請求書作成だけでなく、発行から受取まで一連の流れを効率化できます。
セキュリティ面は安心感があり、取引先がしっかりと受け取ったのか把握するのも簡単で、まだ見ていない取引先へ確認するように催促も可能です。

さらに、請求書を確認したい場合、すぐに検索ができます。
発行側と受取側が要件を満たしていれば、紙の保管も必要なく電子帳簿保存法にも対応できます。

業務をサクサクと進められるようになるなど、電子請求書のメリットは多くあります。
特に企業規模が大きい場合、取引先も多く、人の手だけで作業をしようとすると膨大な時間がかかってしまうでしょう。

請求書を紙ではなく電子化するだけでも、負担が減り、その分コアな業務へ力を入れられるようになります。
ここからは、電子請求書を利用するメリットについて紹介していきます。

紙を印刷して封筒に入れ、さらに切手を貼りポストまで持っていくという一連の作業は、結構時間がかかっています。
誰にでもできそうな単純作業でありながら、間違いがないように確認しながら作業しなければなりません。
特に大企業で取引先も多くなると、その分時間がかかります。

電子請求書を活用すれば、請求書に関する業務がすべてオンラインで完結します。
人の手を使わずに取引先へ請求書を送付でき、業務の効率化を図れます。

電子だからこそ、改ざんもしやすいのではないかと感じる方もいるかもしれません。
しかし、電子請求書作成システムは、外部から簡単にデータを書き換えられないようになっています。
万が一変更があった時には、履歴も残るため安心です。

また、電子保存の要件の中でもルールが決まっています。
真実性や可視性が保たれていない場合は、保存方法として認められません。

ほかにも、郵送を利用した場合の紛失や届いていないのではないかというような不安もなくなります。

紙やメールなどを活用し、人の手で請求書を送ってしまうと、どうしてもミスが発生してしまいます。
本来送るはずだった取引先ではない場所へ送ってしまった場合、情報漏洩につながり大変な思いをしてしまうかもしれません。

電子請求書を利用すれば、セキュリティ対策は万全ですし、人偽的なミスを防げます。
請求書を保管しているサーバーは、基本的に普段利用しているメールシステムよりもセキュリティが強化されています。
そのため、安心して利用することができます。

電子帳簿保存法改正によって、電子請求書がさらに使いやすくなっています。
ここからは、電子帳簿保存法改正によって電子請求書へどんな影響があるのか詳しく見ていきます。

今までは、電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際、勝手にはできませんでした。
利用する旨を税務署へ申告し、税務署長から承認がなければ利用ができませんでした。

しかし、令和4年1月1日よりも後の場合は、わざわざ事前承認を得なくても利用できます。
これまでより簡単に帳簿やスキャナ保存が使えるようになりました。

タイムスタンプの要件もこれまでよりも条件が緩和され、最長約2ヶ月に統一されています。
電子取引でも同じように緩和されています。

電子データ保存やスキャナ保存では、検索項目がいくつか指定されていて、すべてを満たす必要がありました。
これまでは検索要件も多かったので登録も大変でしたが、削減されるようになりました。

日付、取引金額、取引先の3項目のみでOKです。

保存要件も見直されていて、これまでのルールと変わっています。
詳しくみていきましょう。

今までは、電子データでやりとりをしていた場合、紙での保存もOKでした。
しかし、効率性など考え、今は認められていません。

ただし、電子帳簿保存しか利用できないという状況に急に対応できない事業者のことも考え、2年間は移行期間となっています。
期限は2023年12月31日です。
期間を過ぎてしまうと、電子データの紙での保存は一切認められなくなります。

少しでも税金を支払いたくないからといって隠ぺいを行った場合、重加算税が10％加重となり、大きな負担がのしかかります。
嘘をつかずに申告していれば、重加算税を加重されることはありません。

電子取引データやスキャナ保存の際にごまかしはやめましょう。
罰則は、令和4年1月1日以降に申告する国税が対象です。

今まで紙で請求書保存を行ってきた企業は、一気に電子請求書へ移行することへ不安を感じるかもしれません。
しかし、使ってみるとメリットが多く、業務の効率化を実感できるでしょう。

印刷代や切手代などのコストが削減できるだけでなく、インボイス制度が始まってからも負担を軽減でき、改ざん防止やセキュリティ強化へもつながります。

電子帳簿保存法も改正され、さらに電子請求書が利用しやすい環境が整っています。
ぜひシステムを導入して、請求書業務の効率化を図りましょう。