請求書の宛名の書き方とは?「様」と「御中」の使い分けを解説

請求書の宛名の書き方とは?「様」と「御中」の使い分けを解説

請求書の宛名は丁寧に正確に書くことが大切です。
請求書は記載項目も多く、金額や期限などに目がいきがちですが、宛名もマナーを守り、正しく書くことが欠かせません。
この記事では、請求書の宛名の書き方や「様」と「御中」の使い分けを解説していきます。

請求書とは

請求書は代金の支払いを求める書類です。
請求するというと、請求する側のほうが優位に立つイメージですが、取り引きにおいては大切なお客様です。

取り引きをしてくれたからこそ、代金の支払いが必要となり、支払ってくれることで利益を得ることができるのですから、請求は丁寧に行われる必要があります。
お客様が気持ち良く、スムーズに支払ってくれるように、きちんとした請求書を届けることが大切です。

請求書の記載項目

請求書の主な記載項目は以下の通りです。

  • 請求者名
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額
  • 請求書の取引相手の会社名など名称
  • 支払期限
  • 支払方法

宛名の重要性

請求書はお客様に代金をスムーズに払ってもらうための書類です。
宛名を正しく書くこと、お客様として敬うことが求められます。

代金は取引相手が支払うものであり、相手を間違えては大変です。
別の取引相手と取り違えて、金額などがバレてもいけませんし、漢字を間違えることや名前を間違えて、存在しない人に請求しても意味がありません。
正しく請求を行い、速やかに払ってもらうためにも、宛名は正確に書くことが大切です。

支払義務を負う相手は、あくまでもお客様です。
工事代金のような高額な支払いをしてくれるわけですから、宛名を書くうえでは敬意も払わなくてはなりません。

請求書の宛名の書き方

請求書の宛名は正確に書くこと、マナーを守り礼儀正しく、相手を敬うことが大切です。
以下でポイントを詳しく押さえていきましょう。

組織全体宛ての場合

組織全体宛ての場合は「御中」を用います。
組織全体というと会社や役所などをイメージしますが、部署や課でも組織になります。
たとえば、「××株式会社経理部御中」、「××市役所土木課御中」といった形です。

個人宛ての場合

個人宛ての場合は「」を使います。
取引相手が一般個人のお客様である場合や個人事業主である場合をはじめ、支払うのは会社や役所であっても、担当者が決まっているような場合です。

取引先から、「請求書は私宛てに送ってください。」、「社長名義で送ってください。」などと言われた場合も、このケースに該当します。
たとえば、「××市役所建築課主任鈴木花子様」、「××株式会社代表取締役社長山田太郎様」などです。

担当者の名前が不明の場合

担当者への送付を希望された場合、原則として担当者名を確認する必要がありますが、万が一担当者名を確認できなかった場合などは、「ご担当者様」という書き方ができます。
たとえば、「××株式会社総務部ご担当者様」などと記載しましょう。

請求書の宛名を書く時のポイント

請求書の宛名は正しく間違わずに書くこと、マナーと礼儀を守って敬意を払うことがポイントです。
以下の点に気を付けて書きましょう。

宛先に間違いがないか確認する

宛先が間違えていては大変です。
別の人や別の会社に届いてしまえば、「何の支払いだったろう?」と開封され、他社の取引内容を見られてしまうおそれがあります。

また、名前が間違えていたような場合、架空人への請求のようになり、速やかに支払ってもらえません
住所や番地、会社名や役職、個人名や敬称などに間違いがないか、ダブルチェックを行いましょう。

「様」と「御中」を併用しない

「御中」と「様」はいずれか1つを使ってください。
たとえば、「××株式会社営業部御中 田中五郎様」や「××市役所水道課御中 ご担当者様」という書き方はしません。

組織宛てにするのか、個人宛てなのかを明確にして、いずれか1つを記載します。

「ご担当者様」と「各位」を併用しない

取引相手から連絡された請求書の送り先に、担当者名が複数記載されている場合など、どの担当者宛てにすべきか迷うことがあります。
この場合は、「××株式会社総務部 ご担当者様」で問題ありません。

3人の名前が記載されていたから、そのうちの誰かが対応してくれるようにと、「××株式会社総務部 ご担当者様各位」とは書かないようにしましょう。
各位」は「それぞれ」という意味ではなく、「皆様」とか「皆々様」という敬称です。

もし、「ご担当者様各位」としてしまうと、「ご担当者様皆様」といった形で意味が重複してしまいます。
ビジネスマナーを知らないと思われるので、いずれかにしてください。

連名の場合

担当者が複数おり、連名で請求書を送るよう言われたらどうしますか。
たとえば、担当者と上司の連名や社長と財務部長の連名で送るようなケースです。

連名の場合は、それぞれの個人名の後に「様」を付けます。
たとえば、「××株式会社代表取締役社長吉田太郎様・財務部長鈴木花子様」と書きます。

この際、「様」をまとめて書くのは誤りです。
たとえば、「××株式会社代表取締役社長吉田太郎・財務部長鈴木花子様」とはしないでください。

役職名は担当者名の前に書く

役職名担当者名の前に書きましょう。
たとえば、代表取締役社長宛てなら、「××株式会社山田一郎代表取締役社長様」ではなく、「××株式会社代表取締役社長山田一郎様」と記載します。

会社形態は略さず書く

会社名は略さず、正式名称を書くのがマナーです。
たとえば、「株式会社」を(株)で略さないようにしてください。

前株と後株に注意する

会社名は正確に書くことが求められます。
前株なのか、後株なのか、今一度確認しましょう。
いつも取り引きしている会社でも、意外におぼろげの場合があります。

メールの件名は「御中」不要

メールで請求書データを送付する場合や請求書を発送したことをメールで知らせる場合など、メールの件名「御中」は不要です。
メールの文面で組織宛てにする場合は「御中」を付けますが、メールの件名は「請求書送付の件」など、何のメールかがわかりやすいように件名を付けるのがベストです。

郵送の際は封筒に「御中」と記載する

郵送の場合、組織宛てにする場合は「御中」と記載します。
郵送の封筒も、宛名が個人名なら「様」です。

請求書の宛名を間違った時の対処法

万が一、請求書の宛名を間違った場合は、速やかに謝罪しましょう。

相手から指摘された場合など、丁重に謝罪し、その場で破棄をしてもらうか、こちら負担で回収し、新しい請求書と差し替えるのが基本です。
宛名が違うということは、支払義務がある相手ではない人に請求したことになるので、正しい請求書を送り直しましょう。

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まとめ

請求書は、代金の支払いを求める書類であり、取り引きをしてくださったお客様にスムーズに支払ってもらうために、宛名書きもマナーを守り、敬意を払うことが重要です。
請求書の宛名の書き方は組織全体宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」、担当者の名前が不明の場合は「ご担当者様」と記載します。

請求書の宛名を書く時のポイントとして、宛先に間違いがないか確認すること、「様」と「御中」を併用しないこと、「ご担当者様」と「各位」を併用しないこと、連名の場合は一人ひとりに「様」を付けること、役職名は担当者名の前に書くこと、会社形態は略さず書き、前株と後株に注意することが必要です。

また、メールの件名は「御中」不要で、郵送の際は封筒に「御中」と記載しましょう。
請求書の宛名を間違った時の対処法として、丁重に謝罪し、できれば速やかに差し替えを行いましょう。

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