無料で使える!

建築業界(リフォーム・工務店向け)
"送付状" エクセルテンプレート集
施工管理システム アイピア

 

建築業界で使用できる送付状のエクセルテンプレートです。
一般的なフォーマットから、FAXで使えるフォーマットまで、様々なテンプレートを無料ですぐにご使用いただけます。

時間短縮!建築業で利用できるエクセルテンプレート・フォーマット

送付状は、見積書や発注書などの書類を送付する際に、取引先や顧客が内容を把握しやすいよう同封する書類です。
送付状は比較的作成が簡単な文書ではありますが、急遽必要になった場合やエクセルやワードに自信のない人にとって、作成するのは非常に面倒な作業です。
そこで今回は、無料ですぐに使用できる送付状のエクセルテンプレートをご紹介します。

送付状とは

送付状とは、取引先に書類や物品を送付する際に同封する書類を指します。
送り状、添え状と呼ぶこともあります。

送付状は、書類の宛名や送付する書類や物品の概要、挨拶文を記載することで、受領側が内容をすぐに把握することができます。
また、送付内容のミスや漏れの防止にもつながります。

送付状の記入方法と必要な項目

上述したように送付状は、①受領側の確認の手間を減らす②送付内容の漏れやミスを減少する といった2つの目的があります。
この目的を果たすためにも、送付状に必要な記載項目を把握しておきましょう。
記入する項目は以下の通りです。

日付

書類を送付する日付を記載します。
年の記載は、和暦・西暦どちらでも良いですが、同封する別の書類と統一すると良いでしょう。

また、必ず「年・月・日」を記載するようにしましょう。

宛先

送付先の宛名を正確に記載します。
会社宛に送る場合は、会社名、部署宛や個人宛に送る場合は、会社名に加えて部署名や個人名も記載しましょう。

また、宛名は必ず正式名称で記載するようにしましょう。

  • (株)→ 株式会社
  • (有)→ 有限会社
  • (合)→ 合同会社
  • (名)→ 合名会社
  • (資)→ 合資会社

会社宛・部署宛の場合

会社宛・部署宛に送付する場合は、敬称に「御中」を用います。

※記載例

  • 〇〇株式会社 御中
  • 〇〇株式会社 △△部 御中

個人宛の場合

個人宛に送付する場合は、敬称に「様」を用います。
会社名や部署と一緒に記載する場合でも、最後尾に「様」を記載します。
その際、「御中」は併用できないため、注意しましょう。

※記載例

  • 〇〇〇 〇〇〇 様
  • 〇〇株式会社 〇〇〇 〇〇〇 様
  • 〇〇株式会社 △△部 〇〇〇 〇〇〇 様

送付者の情報

会社名、郵便番号、住所、電話番号、(FAX)、メールアドレス、担当者の氏名を記載します。
宛名同様、会社名や担当者の氏名は必ず正式名称で記載する必要があります。

また送付者の情報は、宛名よりも下に記載しましょう。

タイトル

上部中央に記載するのが一般的です。
「書類送付のご案内」「〇〇送付につきまして」といった文言を記載すると良いでしょう。

頭語・結語

頭語と結語は組み合わせて使用します。

頭語と結語は様々な組み合わせがありますが、中でもよく使われるのは「頭語:拝啓」「結語:敬具」です。

本文

本文は、「前文」「主文」「末文」の三つに分けられます。

前文には、時候の挨拶を入れる場合と、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように季節に関係のない挨拶文を記載する場合があります。
主文には、簡潔に要件を記載します。送付状の場合は、「下記の通り、書類を送付させていただきますので」のように書類送付の意図が伝わるように記載しましょう。
末文には、「何卒よろしくお願いいたします。」や結語の「敬具」を記載し文を締めます。

送付内容

同封する書類の概要を記載します。
書類名(物品名)と部数(品数)を記載しておくことで、受領者が一目で確認することができます。

「記」書き・以上

箇条書き用いる場合、「記」「以上」もあわせて使います。
箇条書きの前に「記」、後に「以上」と記載しましょう。

送付状の注意点

ここからは、送付状を作成する際や送付する際の注意点をご紹介します。

A4サイズ一枚にまとめる

送付状はできるだけ、A4サイズの用紙1枚にまとめると良いでしょう。
複数枚に渡る送付状の場合、かえって確認に手間がかかる可能性があります。

作成方法に注意する

送付状の作成方法は様々ですが、注意すべきは「手書き」かどうかという点です。
作成する際は、どちらでも問題ありませんが、「手書き」の場合は縦書きで記載すると良いでしょう。

パソコンなどの機器活用する場合は、テンプレートを活用し、正しく作成しましょう。

同封する書類の順番に注意する

送付状は、内容の把握に使用する為、同封する書類の中で一番上に添えます。
またその他の書類は、送付状に記載した順番で添付するのが良いでしょう。

まとめ

送付状は、受領者が素早く内容を把握することを目的として作成する為、基本的な流れに沿って作成すれば問題ありません。
またテンプレートなどを活用すると、素早く適切に作成できます。その時々のシーンに合わせ、テンプレートをカスタマイズするとなお良いでしょう。

また文書を送る際のビジネスマナーとして、送付状の作成方法や送付方法をきちんと把握しておきましょう。

×
アイピアを導入するメリットが解る!もっと詳しい資料があります!建築業の営業・経理・経営管理者は必見!「詳しい資料をダウンロード」