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領収書を効率的に作成するには?
領収書は、工事の代金を確実に受領したという証明となる書類です。
また、領収書は取引先から作成の依頼があった場合、作成の義務があります。
しかし領収書に限らず、書類作成の業務は多くの時間を要するものです。
では、どのように作業を進めることで効率的に書類を作成できるのでしょうか。
3つのポイントをご紹介します。
事前に工事ごとの情報を管理しておく
書類を作成する上で、多くの時間を要するのは工事に関する情報の集約です。 また、作成後も発行漏れや二重の発行を防ぐために、工事の進捗状況などを適切に管理をしておくことが重要です。
そのため事前に、エクセルやスプレッドシートを活用し、工事の一覧表を作成することで、情報の管理ができる環境を構築しておきましょう。
エクセルテンプレートやフォーマットを活用する
領収書は、業界や会社ごとに必要な項目やフォーマットが決まっていることがほとんどです。
そのため、事前に業種や自社に必要な項目が揃ったエクセルテンプレートを用意しておくことで、すぐに書類作成に取り掛かることができます。
また、建築業における領収書は、工事に関する情報の記載が必要な場合もあります。
従って、工事の情報を入力できる建築業向けのテンプレートを活用することでより効率的に領収書を作成できます。
当サイトが提供しているエクセルテンプレートは、建築業向け(リフォーム・工務店向け)に作成した無料で使えるテンプレートです。
様々なデザイン、フォーマットをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
クラウドシステムを活用する
効率的に発注書を作成できるとはいえ、パソコンやエクセルに苦手意識を抱く人や膨大な案件を抱える企業にとって、エクセルを活用した発注書作成や管理は時間がかかります。
また、エクセルを活用した場合は、データの整合性やセキュリティ面で問題が起こる可能性があります。
弊社が提供している『建築業向け管理システム アイピア』は、より簡単に短時間で書類を作成・管理することができます。
一元管理システムであるため、情報を集約する手間を削減できます。
また、クラウドシステムであるため、時間・場所を選ばず、いつでもどこでもデータの入力、書類や情報の確認が可能です。
まずは、体験デモで使用感をお試しください。