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請求書とは?書き方や建設業者が知るべきインボイス制度について解説

請求書とは?書き方や建設業者が知るべきインボイス制度について解説

建設業における請求書は業界特有の方法や言葉が使用されます。
誰が見ても分かりやすい請求書を作成することが重要です。

本記事では請求書作成のポイントやインボイス制度について解説してきます。

請求書とは

請求書とは期日までに取引先とのやりとりで発生した料金の支払いを求める書類です。

建設業は引渡しまでに着手金、中間金、最終金と数回に分けて請求書を発行します。
これがその他の業種との大きな違いです。

小売業などでは、完成した商品を売買するため、商品の数量と単価をもとに請求額を算出します。
一方で建設業は工期が長く取引額も高額になるため、工事がどこまで進んだのか出来高をもとに請求額を算出します。

建設業の請求書

建設業特有の業界用語を使用してしまうと、分かりづらく誰もがすぐに理解できる請求書ではなくなってしまいます。

建設業の知識がない税理士や顧客が請求書を見る機会はあります。
業界用語は誰でも分かるように一般的な言い回しに変えておくといいでしょう。

請求書に記載するべき項目

請求書

請求書に記載するべき項目

  1. 取引年月日
  2. 発行者の情報
  3. 請求先の情報
  4. 請求金額
  5. 支払期日
  6. 取引内容
  7. 税率ごとの金額
  8. 振込先

取引年月日

請求書の発行した日を記載します。
締め日は取引先や業種によって変わってくるため、取引先に確認しておきましょう。

発行者の情報

会社名、屋号、氏名、住所、電話番号など発行者の情報を記載します。
押印は必ず必要というわけではありませんが、発行者の証明となるため押印があると丁寧です。

請求先の情報

請求先の会社名や屋号、氏名を記載します。略さずにすべて正式名称で書きます。
会社や部署宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」とします。

請求金額

小計に消費税を足した合計金額を記載します。

支払期日

発注書や契約書で取り決めた支払期日を記載します。

取引内容

商品名、単価、数量、金額を記載します。

税率ごとの金額

10%と8%の消費税率ごとに小計を分け、それぞれの合計金額と消費税額を記載します。

振込先

銀行口座、支店名、口座番号、口座名義などの振込先の情報を正確に記載します。

インボイス制度の影響

023年10月からインボイス制度が導入されます。

課税事業者は適格請求書発行事業者として適格請求書を交付することができます。
適格請求書(インボイス)を交付し保管することで消費税額控除を受けることができるようになります。

原則消費税は10%ですが、軽減税率として食料品などには8%の税率が適用されています。
どちらの税率がどの商品に適用されているのかを把握するために適格請求書には以下の記載項目が必要となります。

適格請求書の必須項目

  1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(軽減税率の対象品目であるかどうか)
  4. 税率ごとに区別して合計した対価の額(税抜き又は税込)及び適用税率
  5. 税率ごとに区別した消費税額等
  6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

詳しいインボイス制度に関する情報はこちらをご覧ください。

適格請求書等保存方式 の概要

請求書の作成手段

請求書は決まった様式や作成方法があるわけではないので、自分に合った方法で作成することができます。

手書き

市販の請求書を使用して手書きで作成する方法です。
記入ミスや計算ミスが起こりやすいため注意が必要です。

エクセルやワード

ワードやエクセル向けのテンプレートは様々なサイトで無料配布されています。
自社オリジナルの請求書を作成するにはワードやエクセルを使うと自由に変更することができます。

建築業界(リフォーム・工務店向け)の”請求書” エクセルテンプレート集施工管理システム アイピア

請求書作成システム

有料なものがほとんどですが、その分効率的に請求書を作成することができます。
既存のデータを用いて請求書を作成することができるシステムだと、請求書を作成するために時間を必要としないことが魅力です。

業務効率化を図る

一元管理されているソフトを使うと、すでに入力されている見積書の情報を基に請求書を作成することになります。
請求書を作成するために一からデータを入力する手間を省くことができ、大幅な時間の短縮を狙えます。

また、フォーマットを決めておけば必要な項目を記入するだけで短時間の請求書作成が可能になります。

ミスを防ぐ

入力項目が多いと計算ミスや記入漏れが発生する可能性があります。

システムを使うことで記入項目が絞られ、抜けがないように確認してくれる機能がついていることが多いです。
そのため、人為的なミスの防止に繋がります。

金額の書き方

3桁ごとに”,”カンマを付けて単位を分かりやすくします。

金額の書き方には2つの種類があります。「¥100,000-」「金100,000円也」どちらも桁を変えられたり、改ざんを防ぐ為のものです。

「¥」を使う場合には金額の最後に「―」を書き、後ろに何も足されないようにします。
「円」を使う場合にも初めに金を、後ろに「也」を記載することで書き換えを防ぎます。

請求書の送り方

請求書を送る場合には送付状を送付しましょう。

送付状には同封している書類の内容や枚数が一目で分かるように記入します。
書類の一番上に送付状を同封することでどのような要件の書類かすぐに分かると同時に、書類のミスがないかも確認することができます。

また、挨拶の役割も果たすため、相手への敬意としても送付状は必ず同封しましょう。

郵送の場合

請求書は信書(特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書)のひとつです。

信書は郵送方法が定められているため、レターパックや簡易書留で送ります。
宅急便など決められた郵送方法以外で送らないようにしてください。

請求書の電子化

請求書は電子データでやり取りすることが可能です。
電子化することによってメールで送ることができるようになり時間短縮になります。

また、紙媒体では保管場所が必要だったのに対し、電子データでの保管が可能になるため保管場所が必要なくなります。
情報漏洩のリスクやシステム導入のコスト、電子化に抵抗がある会社も多いため電子化にはメリットデメリット両方が存在します。

請求書の電子化に向けて電子帳簿保存法は緩和されています。検討してみてはどうでしょうか。

請求書の作成なら『建築業向け管理システムアイピア』

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

請求書を作成するポイントやインボイス制度の概要について解説していきました。
請求書作成システムを導入することで、効率よく請求書の作成ができ、さらに電子化もしやすくなります。

まずは無料のお試しから検討してみてはいかがでしょうか。


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