送付状は必要?書き方から送り方まで解説

送付状は必要?書き方から送り方まで解説

ビジネスシーンで欠かせない書類のひとつに送付状があります。

郵送やFAXなど直接手渡しではなく書類だけ送る場合には送付状を付けることがマナーです。
付状には形式的な決まりはありませんが、ビジネスルールとしての決まり事が存在します。

送付状とは

FAXや郵送で書類を送付する際に、一番上に送付状を同封します。
送付状には送付者の名前や同封されている書類の内容がかかれているため、送付状を見るだけで同封されている書類が何なのか一目で把握することができます。

送付状がなければ届いた書類が正しいのか判断することができません。
書類の種類や枚数が正しいのか照らし合わせて確認できるようになるため、送り先の負担が少なくなります。

また、挨拶の役割も担うため、送付状を同封するとより丁寧な印象を与えることができます。

実際に会って書類を手渡すことが望ましいですが、なかなかすべての取引先に直接手渡しに行くことは難しいです。
書類だけを送ることになるため、敬意を払うためにも送付状を同封するようにしましょう。

送付状の作成方法

送付状 記載項目

送付状の構成は基本的に手紙の書き方と同じです。
しかし、簡潔に同封書類の把握ができることを目的とするため、必要な情報を簡潔にまとめて書くことが重要です。

手書きでもパソコンでもどちらで作成しても大丈夫です。
手書きで作成する時には縦書きで書きます。

日付

日付は左上に書きます。
書類を作成した日ではなく、投函した日を記載します。

西暦や和暦はどちらでも問題ありません。同封する他の書類と統一してください。

宛先

担当の会社名、部署名、担当者名を書きます。
(株)などと略称を使わず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

会社や部署の団体に向けた場合には「御中」、個人に向けた場合には「様」と記載します。

書類作成者(送り主)

会社の住所、会社名、部署名、担当者名、連絡先を書きます。
住所は省略せずに書きましょう。

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本文

本文は前文、主文、末文の3つから構成されています。

前文

主文の前に頭語や時候の挨拶をします。
頭語と結語はセットで使います。

ビジネスシーンでは「拝啓」で始まり、「敬具」で締めることが一般的です。

  • 一般的な文書 頭語―拝啓、結語―敬具
  • 改まった文書 頭語―謹啓、結語―謹白
  • 略式の文書  頭語―前略、結語―草々

主文

主文では送付状で伝えたい内容を簡潔に書きます。

末文

「何卒よろしくお願い致します」と結びの挨拶を書き、そのあとに結語で締めます。

頭語で「拝啓」を使った場合に結語は「敬具」となります。

同封書類

箇条書きで同封している書類の情報を書きます。
各書類の内容と枚数を記載してください。

記書き、以上

記書きは本文の後に中央に書き、以上は全ての内容を終えた後に右下に書きます。

請求書に添付する送付状の正しい書き方と注意点

送付状を書く時のポイント

送付状を作成する上で大事なポイントを紹介します。

A4サイズの紙1枚に書く

一目で送付書類の内容を把握できるようにするのが送付状の役割です。
長々と送付状を書いてしまうと送付状本来の役割を果たせません。

できるだけ簡潔にフォーマットに則って作成するといいでしょう。

書類の一番上にする

送付状は目次や表紙のようなものです。

一番初めに目に入るように、送付状は他の書類の上にして封筒に入れます。
送付状に記載した同封書類の欄と同じ順番であとの書類も同封してください。

また、クリアファイルなどに入れることで書類が折れることを防ぎます。

FAXの時はページ番号

FAXであっても送る順番は郵送の時と同じです。
送付状をはじめにし、記載した同封書類の順番にして送ります。

FAXでは書類がバラバラになる可能性があるため、ページ番号をつけましょう。

FAXは送ってしまうと送信取り消しができないため、間違いがないか最終チェックを欠かさないようにしましょう。
また、FAXは誰に見られるかわからないので機密文書のような重要な書類は送らない方がいいでしょう。

誤字脱字がないか確認する

誤字脱字があると印象が悪くなってしまいます。
送る前に二重チェックなど必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

封筒のえらび方

書類の種類によって適した封筒があります。
請求書や領収書は折らずクリアファイルに入れて角2封筒で送るか、書類を全てまとめて三つ折りにして長3封筒で送ります。

履歴書や応募書類は折らずにクリアファイルに入れて白色の角4封筒か角2封筒で送ります。
契約書は折らずにクリアファイルに入れて角2封筒で送ります。

封筒を見ただけで何の書類が入っているかが分かるように封筒に「契約書在中」や「請求書在中」と記載するといいでしょう。

契約書や請求書、領収書は「信書」のため、郵便方法に規定があります。

信書は配達記録便、簡易書留、レターパックなどで送る必要があります
メール便や宅急便などで送らないようにしましょう。

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まとめ

送付状には形式的な決まりはありませんが、ビジネスルールとしての決まり事がいくつか存在します。
様々なサイトでテンプレートが配布されています。シーンに合わせて活用してみてください。


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