エクセルとスプレッドシートの違いとは?互換性や注意点を解説

エクセルとスプレッドシートの違いとは?互換性や注意点を解説

エクセルとスプレッドシートの違いをご存知ですか。
インターネットが普及していない時代には、表計算ソフトといえばエクセルでした。
ですが、最近ではエクセルなのか、スプレッドシートなのかを識別せず、使っている方も少なくありません。
この記事では、エクセルとスプレッドシートの違いと、互換性や注意点を解説していきます。

エクセルとは

エクセルとは、Microsoftが開発、販売しているインストール型の表計算ソフトです。

数字を入れて簡単な操作をするだけで、計算ができたり、データをもとにグラフが作成できたり、便利に活用できます。
自分で面倒な計算をすることや電卓をたたくことも不要で、数字を入れて簡単な操作をするだけで、集計などの計算ができます。 関数など難しい計算もできるほか、フィルタ機能などを使って入力したデータの検索や仕分け、整理、管理などもしやすいです。

表計算という名称ですが、計算だけでなく、スケジュール表や見積書、請求書などのフォーマットとしても使われています。

インストール型のソフト

エクセルは、基本的にインストール型のソフトなので、パソコン1台につき1つのソフト、または決められたライセンス数しか入れることができません。
複数のパソコンで複数の人が使いたい場合は、それに合わせて購入する必要があります。

インストール型の場合、エクセルファイルの共有をしたい時やファイルの保存に注意が必要です。
同時編集はできないので、1つのファイルを複数人で編集して一気に反映させるのは難しいです。
それぞれが共有ファイルに上書きした結果、最終的な上書きしか残らない場合があります。
また、作成したファイルを自分のパソコンのフォルダだけに保存しておくと、万が一パソコンが壊れた場合にファイルの救出ができなくなります。

フォントやグラフの種類が多い

エクセルは、フォントやグラフの種類が多く、表計算だけでなく、見た目も映えるため、見積書や請求書など、対外的に提供する書類のフォーマットとしてもよく利用されています。

無料版は使用制限がある

近年では、スプレッドシートに対抗してか、無料版としてWebで使えるクラウドタイプのエクセルも提供されるようになりました。
Microsoftアカウントを取得してログインすれば使えますが、マクロが使えないなどの一部機能の使用制限があります。

スプレッドシートとは

スプレッドシートとは、Googleが提供するクラウド型の表計算ソフトです。
Windowsやオフィスソフトがビジネスに欠かせないものとなった時代には、Microsoftが世界的シェアを保有していましたが、インターネットの普及に伴い、Googleが存在感を高めるようになりました。
検索エンジンで有名となり、インターネット検索をすることをググると呼ぶほどです。

クラウド型のサービス

Googleが提供するスプレッドシートは、パソコン1台ずつにインストールするのではなく、クラウド型のサービスなので、インターネットにつなぎ、Googleアカウントを無料で取得したうえで、Googleドライブを開けばすぐに利用できます。
インターネットがつながれば使えるため、パソコン、タブレット、スマホでも使えて、いつでもどこからでも閲覧や作成、編集などが可能です。

クラウド型のサービスでは、Googleアカウントがあると、複数のユーザーで同時編集もでき、それぞれの編集内容が反映されます。

また、Googleのサーバー上にシートが保存されるので、バックアップをしなくてもシートが消失するリスクを抑えられます。

多様なGoogleのサービスと連携可能

多様なGoogleのサービスと連携可能なので、Googleユーザーにとっては便利な機能の一つです。
Googleアカウントを有するユーザー間で、スプレッドシートを共有して、同時編集をすることやリアルタイムで情報交換などもできます。

無料で使える

スプレッドシートは、Googleのアカウントを無料で取得したうえで、初期設定の容量で問題なければ無料で使い続けることができます。
無料で利用できる容量は15GBなので、個人的な利用なら特に問題はないでしょう。

一方、ビジネス利用で、作成したシートを5年、7年と保存しなくてはならないとなると、作成する量やほかのファイルやフォトの容量によっては足りなくなることもあります。
その場合は、有料にて容量の追加も可能です。

エクセルとスプレッドシートの互換性

エクセルとスプレッドシートには互換性があります。
互換性とは、互いに置き換えができることを意味します。

たとえば、エクセルのファイルを受け取った場合、従来ならエクセルをインストールしていないと開くことができませんでした。
ですが、Googleドライブをインストールしていれば、勝手にスプレッドシートが立ち上がって開くことが可能となります。

エクセルからスプレッドシートへの変換方法

Googleアカウントを取得してGoogleドライブをインストールしている場合、インターネットにつなげた状態で、エクセルファイルを開けば、エクセルがインストールされていなくても、自動的にスプレッドシートで開くことができます。
もしくは、Googleドライブで開きたいエクセルフィルをアップロードしてから開きます。

開いたら、スプレッドシートの画面で、ファイルメニューを開き、「Googleスプレッドシートとして保存」を選択しましょう。
これにより、ファイルの変換ができ、新しいタブが自動的に開いて、同じ内容のGoogleスプレッドシートのファイルが表示されます。

スプレッドシートからエクセルへの変換方法

今度は逆に、スプレッドシートからエクセルに変換するにはどうすればいいか確認しましょう。

まず、スプレッドシートを開いたら、ファイルメニューを開きます。
ファイルメニューから、「ダウンロード」→「Microsoft Excel(.xlsx)」の順に選択してください。
すると、選んだスプレッドシートがエクセル形式としてダウンロードできます。

ダウンロードしたファイルを開くと、パソコンにエクセルがインストールされていれば、開くことができ、編集などが可能となります。

業務改善に役立つ『建設業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

エクセルとは、Microsoftが開発、販売しているインストール型の表計算ソフトです。
フォントやグラフの種類が多く、マクロなど複雑な書式などの利用ができるのが特徴です。
無料版としてWeb版が提供されていますが、マクロが使えないなどの使用制限があります。
スプレッドシートとはGoogleが提供するクラウド型の表計算ソフトです。
多様なGoogleのサービスと連携可能で、Googleユーザーには便利な機能の一つです。
初期設定の容量で問題なければ、無料で使い続けることができます。
エクセルとスプレッドシートは互換性があり、エクセルファイルをスプレッドシート上で開くことや編集なども可能です。
エクセルからスプレッドシートへの変換方法、および、スプレッドシートからエクセルへの変換方法もスムーズです。

執筆者情報

関連記事

  1. リフォーム業界で役立つ資格5選!資格の概要や試験方式をまとめました

    リフォーム業界で役立つ資格5選!資格の概要や試験方式をまとめました

  2. 情報共有で業務効率化を実現! 現状の課題や効果的な方法を解説

    情報共有で業務効率化を実現!現状の課題や効果的な方法を解説

  3. 原価管理ソフトおすすめ5選!導入メリットや選び方のポイントも解説

    原価管理ソフトおすすめ5選!導入メリットや選び方のポイントも解説

  4. 発注書メールとは?わかりやすく送るためのポイントを解説

    発注書メールとは?わかりやすく送るためのポイントを解説

  5. 請求書はPDFで 送付しても大丈夫? 法的有効性やメリットを解説

    請求書はPDFで送付しても大丈夫?法的有効性やメリットを解説

  6. 【例文あり】見積書の訂正が求められる?謝罪メールの書き方も解説

    【例文あり】見積書の訂正が求められる?謝罪メールの書き方も解説