スプレッドシートで工程表を作るには?メリットや注意点をご紹介

スプレッドシートで工程表を 作るには?メリットや注意点をご紹介

エクセルを使って工程表を作っている企業は多いですが、結構手間もかかり大変だと感じているのではないでしょうか。
もっと効率的に工程表を作成し、ほかの作業にも時間を割きたいと考えている企業も多いでしょう。

こちらの記事では、エクセルよりも効率的に工程表が作成できるスプレッドシートについてご紹介していきます。
スプレッドシートを利用するメリットや工程表を作成する方法、注意点について解説していきます。

スプレッドシートとは

スプレッドシートと言葉は聞いたことがあっても、何かよくわかっていない方もいるかもしれません。
Googleが提供してくれているサービスで、表計算ができるツールになります。

これまでエクセルを利用してきた方にとっても使いやすく、インターネット上で気軽に利用できます。
わざわざダウンロードやインストールする必要もないですし、費用もかかりません
慣れるのも早く、ほかの仕事に支障をきたす心配もありません。

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スプレッドシートで工程表を作成するメリット

スプレッドシートで工程表を作る場合のメリットは多数あります。
ここでは、どんなメリットがあるのか、詳しくご紹介していきます。

無料で利用可能

何か便利なものを使用しようとすると、料金がかかることが一般的です。
企業の売上を考えると、できる限り余計な経費はかけたくないと感じているのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートは、無料で使うことが可能です。
費用がかかるからどうするか検討する必要もなく、すぐに使えます。
インストールをするなど工程もそこまでなく、あれば良いのはGoogleアカウントのみです。
これがあれば、すぐにGoogleスプレッドシートが利用できます。

中には有料のサービスもあり、もし必要であれば検討しても良いでしょう。
しかし、無料の中に工程表で必要な機能が揃っていますので、特に有料のサービスに入らなくても問題ありません
さらに、Googleスプレッドシートは無料で使用できる容量も大きいので、困ることはないでしょう。

工程表をエクセルで作る場合、何人かで利用する時には人数分のパソコンやライセンスも必要になり経費がかさみます。
しかし、Googleスプレッドシートを利用できれば、インターネットにつながっているパソコンからであればつながり、何人で利用しても費用がかかりません。

自動保存される

せっかく頑張って作った工程表が、何かの拍子になくなってしまったらショックも大きいでしょう。

Googleスプレッドシートの場合は、自動保存されるようになっています。
自分でわざわざ何回も更新する度に自動保存を押さなくても、変更した時点で保存されているので安心です。

万が一パソコンの動作がおかしくなって、主電源から切らないとどうにもならなくなってしまった時も、そのまま作られたものが残ります。
もし過去の状態をチェックしたい場合も、バックアップがあるため確認可能です。

操作が簡単

スプレッドシートで工程表を作る場合、操作が難しくありません。
ほとんどエクセルと同じように操作できますので、今まで工程表を作っていた時とほとんど変わらないと感じるでしょう。

わざわざ操作方法を覚えなくても、直感的に動かしているうちに使えます。
工程表を皆が見やすいようにしたい場合、色を付けて目立たせることも可能です。
インターネットにつながっていれば確認したい人同士ですぐにチェックできるため、更新した工程表もリアルタイムで確認し合えます。

場所や時間を問わず利用可能

会社に戻ってからではなく、出先でもGoogleスプレッドシートを利用できます。
周りにインターネットの環境が整っていれば、現場でも確認したい時にすぐ行えます。

エクセルのようにライセンスがないと利用できないなど、制約がありません
現場でイレギュラーなことが起きてしまい今後の工程表を変更したい場合でもすぐに見直しが可能です。
すぐに仕事が進められるため、全体的な業務も効率化するでしょう。

同時編集可能

エクセルの時には、工程表を同時に編集できずにやりにくさを感じた経験はないでしょうか。

直感的Googleスプレッドシートは複数人で同時編集ができるため、今までよりも効率良く編集ができます。
複数人で編集していてもどこを誰が編集しているのかすぐにわかり、一緒に編集してしまいおかしくなってしまう心配もありません。

スプレッドシートで工程表を作成する方法

スプレッドシートで工程表を作成する際は、いくつかの方法があります。
ここからは、工程表の作成方法について詳しくご紹介していきます。

テンプレートを活用する場合

テンプレートを使えば自分で作るよりも楽に作成できます。
Googleスプレッドシートの画面の中のテンプレートギャラリーをクリックし、さらにプロジェクト管理の中にあるガンチャートを押しましょう。

テンプレートが出てきますので、そのまま必要なタイトルや項目名を入力するだけでOKです。
中には、テンプレートには自社では使わない項目もあるかもしれませんが、不要な部分は削除もできます。

自作する場合

自作をするメリットは、自社で使いやすいようにオリジナルなものを作成できる点です。
テンプレートにはない項目を入れられること利用しやすいように書式設定もできます。

自作を考えている場合は、Googleスプレッドシートの画面にあるスプレッドシートに移動をクリックし、新しいスプレッドシートを作成の空白を選択すれば作成できます。
表を作成して入れたい項目を入力すれば、自作の工程表が完成です。

作成した工程表の共有方法

Googleスプレッドシートで作成したガンチャートはすぐに共有ができます。
共有する場合も、属性に合わせて権限設定ができて便利です。

皆で最新の情報を共有できるだけでなく、まだ見ていない間に更新されていた場合は通知も出ます。
新しく変更点があっても、見逃さずにチェックできます。

スプレッドシートで工程表を作成する際の注意点

Googleスプレッドシートを使えば工程表も作成しやすく大変便利ですが、注意しなければならない点もあります。
知らないまま作成してしまい、後から大変な思いをしないように事前に注意点も確認しておきましょう。

情報漏洩の危険性がある

インターネットでは悪いことを企んでいる人に狙われやすくなり、不正ログインされてしまうかもしれません。
ほかにも、うっかりと間違って、関係のない第三者に大切なファイルを送信してしまう危険性もあります。

情報を守るためにも、アクセスできる人を限定しておくと安心です。

関数の知識が必要

スムーズにGoogleスプレッドシートを使いたいのであれば、関数の知識は必要です。

普段からエクセルを使い慣れている方は問題なくても、もともとパソコンでの作業が苦手で知識がない方は覚えるまで大変かもしれません。
関数ができる社員に作業が集中してしまうと、何かあった時、ほかの人が操作できず大変になりやすくもあります。

誤入力、誤操作による情報の削除の危険性がある

皆で同時にアクセスをして編集できるのは便利でもありますが、反面誤入力や誤操作の危険もあります。
さらにややこしくなってしまうと、どこが誤操作されたのかわからないままになってしまうケースもあり注意が必要です。

スマホでの利用はやや不便

インターネットで操作できるため出先も使いやすいのですが、スマートフォンでの操作は見づらくて大変です。
特にiPhoneとの相性があまり良くないため、画面も小さく見えにくいと感じるでしょう。

すぐに編集したい時のために、ノートパソコンを持ち歩いていると良いでしょう。

工程表の作成が簡単!『建築業向け管理システム アイピア』

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

Googleスプレッドシートを利用できれば、工程表が作りやすくなります。
作成していたものも自動で保存されますし、操作もエクセルと変わらず簡単です。

さらに、場所や時間を問わずインターネットを使える環境があれば利用でき、料金も無料で基本的な操作はすべて使えます。
自作かテンプレートを使うかどうかも選べて便利です。
ただ、情報漏洩などの危険性などいくつかの注意点はあるので、頭に入れておきましょう。

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