情報共有ツールおすすめ14選!メリットや選び方も解説!

情報共有ツールおすすめ14選!メリットや選び方も解説!


ビジネスを円滑に進めていくためには、情報共有が欠かせません。
現代においては、ビジネスチャット、グループウェア、ファイル共有などのツールの活用が必須となりつつあります。
情報共有の方法で悩んでいる企業は、これらの情報共有ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
本記事では、情報共有ツールの種類、導入のメリット、選び方のポイントなどを解説したうえで、おすすめの情報共有ツールをいろいろとご紹介していきます。

情報共有ツールとは

最初に、情報共有ツールがどのようなものなのかについて見ていきましょう。
情報共有ツールとは、ビジネス上のコミュニケーションを円滑に進めるためのツールのことです。
業務で必要となる情報をツール上でやりとりすることで、従業員同士がリアルタイムで情報の確認や共有ができるようになります。

情報共有ツールの種類

情報共有ツールには、さまざまな種類があります。
ここでは、多くの企業で導入されている「ビジネスチャット」「社内wiki」「ファイル共有」「グループウェア」などのツールについてご紹介していきます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、チャット機能を搭載したツールのことです。
1対1でのやりとりのほかに、複数人でやりとりも可能です。
音声通話、ビデオ通話などの機能を搭載したビジネスチャットツールもあります。

社内wiki

社内wikiは、社内版のWikipediaのことです。
社内wikiを活用すれば、業務上で必要となる情報を1ヶ所にストックできるようになります。
従業員が情報を更新・編集することも可能です。
社内wikiに書き込まれた情報はいつでも閲覧できますので、効率良く情報共有ができるでしょう。

ファイル共有

ファイル共有は、書類、画像、動画などのデータを従業員同士で共有できるツールのことです。
データを特定の場所へアップロードするだけで、簡単に情報共有ができます。

アクセスログの記録、アクセス権限の設定が可能なツールを導入すれば、安全にデータの共有ができるでしょう。
オンラインストレージを導入すれば、社外からの情報共有もしやすくなります。
リモートワークなどにも活用できるでしょう。

グループウェア

グループウェアは、ワークフロー、掲示板、スケジュール管理、タスク管理、施設予約、メールなどの機能を搭載したツールのことです。
社内での情報共有の円滑化のほかに、コミュニケーションの活性化にも役立てることができます。

情報共有ツールを導入するメリット

ここでは、情報共有ツールを導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。

情報共有をスムーズに行える

情報共有ツールのメリットは、情報共有をスムーズに行えることです。
仕事で必要な資料やマニュアルなども、ツール上でのやりとりができるため、手渡しする手間がかかりません。
リアルタイム編集や更新もできますので、常に最新の情報を共有できるようになるでしょう。

情報展開の範囲を設定できる

情報共有ツールを活用すれば、情報展開の範囲設定が可能となります。
担当者や部門ごとの範囲設定できますので、必要な情報を必要な人たちだけでやりとりしたい時に重宝することでしょう。

ノウハウやスキルを共有できる

情報共有ツールを導入すれば、さまざまな情報を1つに集約できるため、ノウハウやスキルの共有もしやすくなります。
たとえば、仕事の進め方でわからないことがあった場合には、社内wikiを閲覧すればすぐに役立つ情報を得ることが可能です。
必要な情報をいつでも共有できるので、担当者が不在の際も困らずに対処できるようになるでしょう。

情報共有ツールを選ぶポイント

ここでは、情報共有ツールを選ぶ際に押さえておくべき4つのポイントをご紹介します。

POINT01

必要な機能が搭載されているか

情報共有ツールには、コミュニケーション、タスク管理、掲示板など、いろいろな機能が搭載されています。
自社にとって本当に必要としている機能が揃っているかをよく確認しておきましょう。

POINT02

操作性

操作性も、情報共有ツール選びの大事なポイントです。
使いにくいツールを選んでしまうと、従業員がストレスを感じてしまうかもしれません。
可能であれば導入前にデモ版を試して、操作性を確認しておくと良いでしょう。

POINT03

料金体系

情報共有ツールは、長期間利用する場合が多いので、料金体系もしっかりと確認しておきたいところです。
高額なツールを選んでしまうと、費用面の負担が大きくなってしまうでしょう。
各社から見積もりを請求して、予算に合ったものを選ぶようにしてください。

POINT04

アップロード可能な容量や保存期間

情報共有ツールの中には、共有できるファイルの容量制限や保存期間が設けられている場合があります。
大容量のデータを供したい場合には注意が必要です。
情報共有ツールを導入する前に、必要な容量や期間を満たしているかを調べておきましょう。

【ビジネスチャット】おすすめ情報共有ツール

ビジネスチャットの導入を検討されている方に向けて、おすすめのツールを5つご紹介します。

LINE WORKS

LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が運営しているビジネスチャットツールです。
ビジネス版LINEなので、普段からLINEを使用している方にとっては使いやすいと感じることでしょう。

特 徴

  • 無料で30人まで利用できる
  • 有料オプションでトークやメールのアーカイブ、ストレージの追加が可能
  • LINEユーザーとも気軽にコミュニケーションが取れる
機能 ・チャット
・グループトーク
・音声やビデオ通話
・掲示板
・アドレス帳
・マイプロフィール
・メール
・タスク管理など
価格 FREEプラン:無料
STANDARDプラン:月額495円
ADVANCEDプラン:月額880円
体験版 問い合わせ

Slack

Slackは、国内外の大手企業も導入している人気のツールです。
フリープランが用意されていますので、気軽に利用できます。

特 徴

  • 生成AIの活用で定型タスクを自動化
  • 高度なセキュリティ機能を搭載!安全に情報共有を実現できる
  • 録音や録画ボタンをクリックするだけで、音声、動画、画面録画などを簡単に共有
機能 ・チャンネル
・メッセージ
・ハドルミーティング
・検索
・ファイル共有
・ワークフロービルダー など
価格 フリープラン:月額無料
プロプラン:月額925円
ビジネスプラスプラン:月額1,600円
Enterprise Grid:要問い合わせ
体験版 無料体験可能

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する中小企業向けのビジネスチャットツールです。
41万社以上の企業が利用しています。

特 徴

  • フリープランは100人まで無料で利用可能!
  • iOSやAndroid対応のモバイルアプリを使えばスマートフォンからも利用できる
  • 日本語、英語、台湾、ベトナム語などの言語に対応
機能 ・チャット
・タスク管理
・ファイル管理
・ビデオや音声通話
・機能制限など
価格 フリープラン:月額無料
ビジネスプラン:月額700円
エンタープライズプラン:月額1,200円
体験版 デモ版あり

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Windowsで有名なMicrosoft社が提供しているツールです。
チャットやビデオ通話のほかに、ファイル共有、スケジュール、オンライン会議などのビジネスに役立つ機能が揃っています。

特 徴

  • Microsoft アカウントを作成すれば無料で利用できる
  • スマートフォンやタブレットで利用できるモバイル版あり!
  • Microsoft社のオフィスソフトと連携しやすい
機能 ・オンライン会議
・ビデオ通話
・ファイル共有
・チャット
・ビジネス電話
・ホットデスク機能 など
価格 Microsoft Teams Essentials:月額550円
Microsoft 365 Business Basic:月額825円
Microsoft 365 Business Standard:月額1,716円
体験版 無料版あり

Discord

Discordは、Discord Inc.が提供しているコミュニケーションサービスです。
ブラウザ版のほかに、モバイル版も用意されており、スマートフォンやタブレットかでも利用できます。

特 徴

  • マルチプラットフォームに対応!OSを問わずに利用できる
  • 大人数でやりとりも可能
  • シンプルで直感的に操作しやすいUI
機能 ・テキストチャット
・音声チャット
・ビデオチャット
・画面共有
・ファイルのアップロード など
価格 無料プラン:0円
Nitro Basic:月額350円
Nitro:月額1,050円
体験版 なし

【社内wiki】おすすめ情報共有ツール

ここでは、使いやすいと評判の社内wikiを3つご紹介します。

DocBase

DocBaseは、株式会社クレイが提供している情報共有ツールです。
シンプルなエディタを搭載しており、簡単に投稿や共同編集が行えます。

特 徴

  • 国際標準規格のセキュリティを搭載
  • ボタン一つでメンバーにグッジョブを送れる
  • 外部サービスとの連携可能!
機能 ・同時編集
・コメント機能
・メンション機能
・グッジョブ機能
・アクセス制限
・外部サービス連携 など
価格 スタータープラン:月額990円
ベーシックプラン:月額4,950円
レギュラープラン:月額9,900円
ビジネス100プラン:月額21,450円
ビジネス200プラン:月額43,450円
体験版 無料お試し版あり

ザ社内報

ザ社内報は、株式会社スマートメディアが提供している情報共有ツールです。
WEB社内報に特化しており、簡単に記事の作成や投稿が行えます。

特 徴

  • いいねやコメントなどのコミュニケーションに役立つ機能を搭載
  • アイコン表示でわかりやすい操作画面
  • 最短2週間で納品に対応!すぐに導入できる
機能 ・いいね機能
・コメント機能
・アンケート機能
・社員属性別分析
・記事別分析
・記事公開日時・期間予約 など
価格 要問い合わせ
体験版 無料デモ版あり

Qast

Qastは、any株式会社が提供している情報共有ツールです。
ナレッジマネジメントに特化しており、ノウハウやスキルを簡単に共有できる機能が揃っています。

特 徴

  • 直感的に操作できるシンプルな画面
  • アクティブ率や投稿内容の傾向などの分析ができる
  • 経験豊富な専門ナレッジコンサルタントによるサポートあり
機能 ・Q&A
・メモ
・プロフィール
・ワークスペース
・ダッシュボード
・TeamsやSlackとの連携
価格 要問い合わせ
体験版 無料デモ版あり

【ファイル共有】おすすめ情報共有ツール

ここでは、ファイル共有に役立つおすすめの情報共有ツールを3つご紹介します。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供している法人向けのオンラインストレージサービスです。

特 徴

  • 不正ログイン対策やアクセスログ取得などの高度なセキュリティ
  • データバックアップ機能があるので安心
  • 使いやすい画面!Windows Explorerに近い操作感
機能 ・マイフォルダ
・検索
・接続・アクセスログ取得
・ゴミ箱
・お気に入り・タグ など
価格 フリープラン:初期費用0円、月額0円
スモールプラン:初期費用15,000円、月額15,000円
スタンダードプラン:初期費用25,000円、月額25,000円
ビジネスプラン:初期費用35,000円、月額35,000円
体験版 オンラインデモ版あり

flouu

flouuは、プライズ株式会社が提供しているクラウド情報共有ツールです。
強力な検索機能を搭載しており、必要な情報に素早くアクセスできます。

特 徴

  • リアルタイムで同時編集ができる
  • 2段階認証や通信やデータの暗号化に対応
  • 他サービスとの情報連携も可能
機能 ・編集履歴管理機能
・ファイル添付機能
・チャット機能
・全文検索機能 など
価格 基本料金:月額660円
体験版 14日間無料お試し版あり

Dropbox

Dropboxは、Dropbox, Inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。
パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで利用できます。

特 徴

  • Basicプランは無料で利用可能
  • 保存したデータは最長30日間までなら復元できる
  • Dropboxアカウントを持っていないユーザーとも、リンクを共有するだけでデータを送れる
機能 ・クラウド ストレージ
・ファイル共有
・パスワード保護
・期限付きリンク
・ダウンロード権限
・コンテンツコラボレーション など
価格 Basic:0円
Plus:月額1,200円
Essentials:月額2,200円
Business:月額2,400円
Business Plus:月額3,000円
Enterprise:要問い合わせ
体験版 無料トライアル版あり

【グループウェア】おすすめ情報共有ツール

最後に、おすすめのグループウェアを3つ紹介します。

Google Workspace

Google Workspaceは、検索エンジンで有名なGoogleが提供しているグループウェアです。

特 徴

  • ビジネス用のカスタム メールアドレスが作れる
  • ビデオチャットやグループチャットが利用できる
  • パソコンのほかにスマートフォンやタブレットでも利用可能
機能 ・Gmail
・カレンダー
・Meet
・Chat
・ドライブ
・ドキュメント
・スプレッドシート
・スライド
・フォーム など
価格 Business Starterプランは月額748円
Business Standard:月額1,496円
Business Plus:月額2,244円
Enterprise:要問い合わせ
体験版 14日間無料お試し

サイボウスOffice

サイボウスOfficeは、サイボウス株式会社が提供している中小企業向けのグループウェアです。

特 徴

  • 日本のビジネスのやり方を考慮した機能を搭載
  • 初期費用無料、最低契約期間は1ヶ月間!気軽に導入できる
  • 導入の前後も手厚いサポートが受けられる
機能 ・スケジュール
・掲示板
・ファイル管理
・メッセージ
・ワークフロー
・報告書
・アドレス帳 など
価格 スタンダードコース:月額550円
プレミアムコース:月額880円
体験版 30日間の無料版あり

Chat & Messenger

Chat & Messengerは、株式会社Chat&Messengerが提供しているグループウェアです。

特 徴

  • オンプレミスとクラウドの両方に対応
  • インターネット接続が利用できない環境でもWeb会議やビデオ通話ができる
  • コミュニケーション機能のほか、文書管理や勤怠管理など豊富な機能を搭載
機能 ・ビジネスチャット
・Web会議
・ビデオ通話
・画面共有
・スケジュールやタスク管理
・モバイル連携
・施設予約 など
価格 プレミアムプラン:月額200円
ビジネスプラン:10,000円(永続)
オンプレミスプラン:月額150円~
クラウドプラン:月額300円~
体験版 無料プランあり

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まとめ

情報共有ツールは、ビジネスチャット、グループウェア、社内wiki、ファイル共有などいろいろな種類があります。
これらのツールを導入すれば、情報共有が円滑に行えるようになりますので、業務効率化も実現しやすくなることでしょう。
各社からは、さまざまな情報共有ツールが提供されています。
無料で利用できる製品やお試し版が用意されている製品もありますので、導入前にお試ししておくと良いでしょう。

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