工事台帳とは?作成する目的や方法を解説します!

工事台帳とは?作成する目的や方法を解説します!

工事を適切に管理し、利益を出すためには工事台帳の作成が欠かせません。
工事台帳は、収支内容や利益率を把握することもできるため、経営判断を下す際にも役立ちます。

今回は、工事台帳の概要と目的、作成方法を紹介します。
また、エクセルで工事台帳を作成する際のメリット・デメリットも解説します。

工事台帳とは

工事台帳とは、各工事の取引内容を詳しく記載する台帳です。
具体的には、未成工事支出金、もしくは完成工事原価を材料費、労務費、外注費、経費の4つの項目に分けて記録します。
工事ごとの原価を集計するため、「工事原価管理台帳」や「工事原価台帳」と呼ばれることもあります。

建設業界は、現場によって工期が異なっていたり、天候などの影響により工期が変更になる場合があります。
そのため、売り上げを計上するタイミングが難しく、経理の方法も他の業界とは異なります。

また、建設業では、「建設原価内訳書」を用いて工事原価を算出します。
しかし、この方法では工事ごとの労務費や外注費を把握するのが困難です。

工事台帳を活用することで、工事別の費用の内訳を正確に把握することができ、粗利の把握や赤字回避にも役立ちます。

工事台帳に記載する項目

工事台帳を作成するには、記載する項目や内容を知っておく必要があります。
工事台帳に記載する費用は、

  • 材料費
  • 労務費
  • 外注費
  • 経費

の4項目に分かれます。
以下では、それぞれの項目について詳しく説明します。

材料費

材料費とは、工事に必要な材料の費用のことです。

本来は、材料を購入した時点ではなく、工事に使用した時点で原価として台帳に記載するものです。
しかし、実際には購入した材料が在庫となる場合はそう多くはないため、購入した材料を材料費として計上するのが一般的です。

材料費には、材料の原価に加えて、仕入れるための取引にかかった費用も含まれます。

労務費

労務費とは、工事に際して雇用した職人や作業員の給料や賃金を指します。
交通費や、健康保険料・厚生年金保険料などの各種手当も含まれます。

直接工事に関わった従業員以外(工事現場の事務作業員など)への給与は、労務費には含まれません。
この点注意が必要です。

外注費

外注費とは、自社が直接雇用していない作業従事者に支払う費用です。
下請業者や協力業者のための費用と考えると分かりやすいと思います。

ただし、自社で材料費などを負担し、工事のみを外注した場合、この費用は労務外注費となります。
しかしながら、外注費と労務外注費の区別は厳密にはされておらず、自治体によって違いがあるようです。

経費

これまで確認してきた材料費、労務費、外注費以外の費用が経費に該当します。
具体的には、工事現場の事務員の賃金や、工事に使用した機材やその光熱費などを指します。

実際には経費として計上されるべき費用が、一般管理費に含まれている場合があります。
工事に関係のある費用は経費として計上し、一般管理費と区別するようにしましょう。

工事台帳を作成する目的

これまで、工事台帳の概要や記載する項目について紹介してきました。
そもそも、なぜ工事台帳を作成する必要があるのでしょうか?

以下では、工事台帳を作成する目的を5つのポイントに絞って確認します。

正しい利益管理

工事台帳では、工事に必要な費用を適切に管理することができます。
そのため、各工事の収支や利益率を簡単に把握することが可能です。

工事台帳をしっかりと管理していれば、これまでの実績をもとに、精度の高い見積を作成することが可能です。
原価予測が適切にできるので、赤字工事や無理な受注を避けることにも繋がります。

完成工事原価

完成工事原価とは、先に説明した材料費、労務費、外注費、経費で構成される工事の原価を指します。
工事台帳でこれらの項目をまとめておくことで、工事の規模に対する原価の予測ができるようになります

未成工事支出金

未成工事支出とは、未完工事にかかる支出や費用のことです。
完成工事原価と同じく、材料費、労務費、外注費、経費で構成されています。

決済では、売り上げとして計上することができないため、棚卸資産に含めます。
工事台帳は、決算において計算の根拠になるため、やはり欠かせないものだと分かります。

経営事項審査

「経営事項審査」とは、公共性のある施設又は工作物に関する建設工事(以下「公共工事」という。)を発注者から直接請け負おうとする建設業者(建設業法第3条第1項の許可を受けた者をいう。)が必ず受けなければならない審査です。
 公共工事の各発注機関は、競争入札に参加しようとする建設業者についての資格審査を行うこととされており、当該発注機関は欠格要件に該当しないかどうかを審査したうえで、客観的事項と主観的事項の審査結果を点数化し、順位付け、格付けをしています。

引用元:国土交通省ホームページ

工事には、民間工事と公共工事があります。
このうち、公共工事を請け負うために必要な審査が経営事項審査であり、建設業者の「客観的事項」を審査するものです。

「客観的事項」には、経営状況や経営規模、技術的能力等が含まれており、審査ではこれらが数値化され評価されます。
工事台帳は、経営状況を示すための資料になり得ます。

税務調査への対応

建設業界は、案件ごとの費用が高額であったり、売上計上基準が複数あるために、税務調査が入りやすい業界だといわれています。
突然税務調査が入った場合でも、工事台帳があればスムーズに調査に協力することができます。

工事台帳の提出義務はありませんが、工事の進捗や経費の流れがしっかりと管理されていれば、調査官の心証も良くなるでしょう。

工事台帳作成上の注意点

ポイント

工事台帳の作成方法に進む前に、工事台帳を作成・管理する際の注意点を確認しておきましょう。

保存期間

建設業法では、建設業許可を取得した建設業者の場合、書類の保存が義務付けられています。
帳簿は5年、図書(図面)は10年など、保存年数は書類の種類によってさまざまに異なります。

建設業許可のない建設業者の場合、工事台帳の保存義務はありません。
しかし、税務調査や国土交通省による書類開示請求の際、他の書類とあわせて提出できると便利です。

書類の保存期間についてはこちら「建設業法施行規則」

消費税

工事台帳は、税込み/税抜きで作成しなければならないという決まりはありません。
しかし、工期の途中で消費税率が変更されたり、免税になったりする場合を考えると、税抜きで作成しておくのがおすすめです。

税込みで作成してしまうと、計算のやり直しをしなければいけない事態が生じ、手間がかかります。

工事台帳の作成方法

これまで、工事台帳の概要や作成目的について確認してきました。
以下では、実際に工事台帳を作成する方法を紹介します。

工事台帳の作成方法としては、

  • エクセルを使用
  • 無料テンプレートを使用
  • ソフトやシステムを使用

の3つが考えられます。

エクセルを用いた作成方法

まず、エクセルを使用した工事台帳の作成方法について解説します。
エクセルはほとんどのPCにあらかじめ搭載されているため、コストがかかりません。

STEP1

必要項目を入力

それでは、具体的な作成方法を確認しましょう。
初めに、エクセルシートの先頭の行に

  • 日付
  • 工事名
  • 仕入れ先
  • 金額

という項目を入力します。
取引があればその都度、この項目に必要事項を入力していきます。

STEP2

関数を用いた分析シート

ひとつのシートにすべてを記録しようとすると、管理が複雑になる恐れがあります。
そこで、項目を記したシートに加えて、関数を使用した分析シートを作成するのがおすすめです。

合計金額を算出するシートを別で作成しておくことで、さまざまな分析が簡単に行えます。
また、予算や見積もりの内容をあわせて記録しておくと良いでしょう。

エクセル使用のメリットとデメリット

以下では、エクセルで工事台帳を作成する際のメリットとデメリットを確認します。

メリット

  • 導入コストが不要
    先に確認したように、ほとんどのPCにはエクセルがあらかじめインストールされています。
    新しくアプリを導入する必要がないため、コストがかかりません。
  • オリジナルの工事台帳
    関数を活用することで、オリジナルの工事台帳を作成できます。
    また、デザインを工夫し、自社に合った使いやすい台帳にカスタマイズすることが可能です。
  • ファイルの共有が簡単
    エクセルで工事台帳を作成することで、ファイルをメールや共有フォルダで共有することができます。

デメリット

  • 複数人での同時編集ができない

    エクセルは、通常排他制御がかかっているため、複数人で同時に編集することができません。
    作業前には互いに連絡するなどの対応をとる必要があります。

  • リアルタイムでの情報共有ができない

    エクセルで工事台帳を作成する場合、データの集計に時間がかかったり、ファイルの共有のタイミングがずれてしまったりすることがあります。
    このため、経営者と現場の間の情報共有に時間がかかります。

  • 編集履歴を見ることができない

    エクセルでは、編集の履歴を見ることができません。
    そのため、書式が変更されたり、セルが削除されたりした場合、対応することが困難です。

  • ミスが生じやすい

    エクセルでは、データの入力をすべて手作業で行います。
    複数人で編集する場合、データが重複したり、ファイルの転記ミスが発生したりしやすくなります。

無料テンプレートを用いた作成方法

これまで、工事台帳をエクセルで作成する方法について紹介してきました。
コストがかからないなどメリットもありますが、操作に慣れていない場合、まっさらなシートに一から工事台帳を作成するのは大変です。

そこで、活用したいのが工事台帳の無料テンプレートです。
インターネット上では、企業が提供するものから個人が提供するものまで様々な種類のテンプレートが公開されています。
多くの場合、無料でダウンロードできるエクセルファイルです。

ダウンロード後、自社の用途に合わせてカスタマイズもできるので、エクセル初心者におすすめの作成方法です。

工事管理システムを用いた作成方法

エクセル、無料テンプレートを用いた工事台帳作成について紹介してきました。
無料で使うことができ、自社に合わせてカスタマイズできるという点で便利ではありますが、ミスが生じる可能性を考えると安心できません。

先に述べたように、工事台帳の目的には原価予測や利益管理等があります。
エクセルの関数やデータを入力するの際の小さなミスが、結果的に大きな損害につながる場合も考えられます。

導入や運営にコストがかかるものの、工事管理システムを活用することで、より効率的に正確な工事台帳を作成することができます。
システムによっては、業務に合わせてカスタマイズすることが可能です。

建築業向け施工管理システム アイピア

工事台帳を作成するうえで、「ミスが生じる可能性を少しでも減らしたい」「複数人で同時に編集できるようにしたい」などの悩みを抱えている方は、工事管理システムの導入を検討してみてください。

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

今回は、工事台帳の概要や作成方法などについて紹介しました。
自社の粗利を把握したり、赤字工事を回避するためには工事台帳の作成が欠かせません。
また工事台帳は、経営事項審査や税務調査へスムーズに対応するためにも役立ちます。

工事台帳の作成方法として、エクセル、無料テンプレート、工事管理システムが考えられますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。
自社の業務形態に合った方法を採用し、適切な工事台帳を作成しましょう。
「ミスを減らして、効率的に工事台帳を作成したい!」という方は、ぜひ一度弊社の提供する『建築業向け管理システム アイピア』をご検討ください。


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