クラウド請求書発行システム6選！メリットや管理方法をご紹介

請求書には、一定期間の保管義務が法律によって定められています。
法人の保管期間は7年間です。

欠損金の繰越控除適用の場合は、10年間の保管義務が定められおり、適切な方法で保管しなければなりません。

紙の請求書の保管方法としては、『封筒へまとめる』、『ノートへ張り付ける』、『クリアファイルに入れておく』などのやり方があります。

請求書の発行枚数が多い場合には、複数個の専用のファイル用意して、収納しておくのも一つの方法です。
請求書のデータについては、エクセルや管理ツールなどを使って管理する方法もあります。

エクセルは、マイクロソフト社が提供している表計算ソフトです。
数値や関数の入力機能、計算機能、プリントアウト機能などを搭載していることから、請求書の発行や管理などで使用している企業も少なくありません。

専用の管理ツールと比較して、導入コストが安いのがエクセルのメリットです。
ただし、エクセルを使用する場合には、請求書の印刷や発送などの手間がかかってしまいます。
紙ベースの請求書は、破損や紛失のリスクもあるため、取り扱いする際には注意が必要です。

また、エクセルでの管理は、手入力作業がメインとなるため、入力ミスが発生しやすく、データの改ざんがしやすいといったデメリットもあります。
複数人での共同作業に適していないため、一元管理も難しいでしょう。
エクセルでの請求書管理は、発行枚数が少ない企業に向いている方法と言えます。

請求書の管理を効率化したい場合は、専用の管理ツールを導入すると良いでしょう。

請求書管理ツールには、請求書作成、入力、入金状況の確認などの機能が揃っています。
電子請求書の作成や発送もできるため、請求書データをプリントアウトすることや封筒へ切手を貼って郵送する手間がかかりません。
データの検索性能も優れているため、取引先や日付などを指定するだけで、目的の請求書をすぐに見つけ出すことができます。

請求書管理ツールは、パソコンやインターネット環境などを使用するため、データ漏洩に注意が必要です。
導入する際には、セキュリティ対策がしっかりしている製品を選ぶと良いでしょう。

クラウド請求書の『クラウド』は、『クラウド・コンピューティング』の略です。
クラウド・コンピューティングは、インターネット回線や専用ネットワークなどを通して、特定のサービスが利用できるシステムとなっています。
このようなクラウド環境上で、請求書の発行や管理などが行える電子請求書のことを『クラウド請求書』と呼んでいます。
クラウド請求書は、ソフトウェアをパソコンへインストールする必要がありません。
そのため、インターネットやネットワーク環境が整った場所であれば、いつでもどこでも請求書の送付や確認などが行えます。
つまり、クラウド請求書を導入しておけば、オフィス以外の場所でも請求書の管理が可能となるのです。
リモートワークや在宅ワーク環境を整えるために、クラウド請求書を導入する企業も増えています。

クラウド請求書には、以下のようなメリットがあります。

クラウド請求書の一番のメリットは、作業が効率化できることでしょう。
クラウド請求書を活用すれば、請求書の作成から発行までの工程が簡略化できます。
電子メールやファックスなどを使用して、電子請求書を送付するため、封入れ作業や切手を貼る必要もありません。
請求書が電子データ化されるため、紙ベースの請求書のようにファイリングの手間もかからないという利点もあります。

クラウド請求書を導入すれば、作成や入金管理までのすべての工程をまとめて行うことも可能となります。
クラウド上に請求書データをまとめて保管しておくため、一元管理がしやすくなるのがメリットです。

請求書発行の進捗がリアルタイムで確認できることも、クラウド請求書のメリットです。
納品状況や入金状況も一目でチェックできます。

クラウド請求書サービスには、以下のようなデメリットもあります。

クラウド請求書は、インターネットやネットワークを介するため、情報漏洩のリスクがあります。
また、データ改ざんのリスクもあるため、不正アクセスにも十分な注意が必要です。
導入する前には、どのようなセキュリティが導入されているのかをしっかりとしておきましょう。
暗号化、閲覧権限の設定、タイムスタンプ、サポート体制などが整っているかどうかを確認してみてください。

導入時に初期費用がコストがかかることも、クラウド請求書のデメリットです。
パソコン、インターネット、ネットワーク環境なども整えておかなくてはなりません。
さらに、導入後は月額料金も発生します。
クラウド請求書の導入を考えている方は、見積もりを請求して、初期費用がどのくらいかかるのかをチェックしておくと良いでしょう。

最後に、おすすめのクラウド請求書発行システムをご紹介します。
評判が良いシステムを厳選しましたので、導入時の参考にしてみてください。

アイピアは、建築工事に特化したクラウド型の一元管理システムであり、積算も見積作成も短時間で行えます。

工事ごとの積算が可能なことに加え、検索機能も充実しており、積算に必要な情報や過去のデータを簡単に探すことができます。

さらに、見積機能も充実しているため、積算から見積までの業務をスピーディーに行うことができます。

またアイピアでは、実行予算作成といった原価管理や請求書発行、入金管理まで可能なため、会社全体の利益管理をスムーズにすることができます。

ネーフォワード クラウド請求書は、法人・個人事業者向けの請求システムです。
見積書・納品書・請求書をテンプレートで簡単にさくせいすることができます。
無料体験プランもあるので、導入が検討しやすいこともポイントです。

Misocaは、弥生株式会社が提供するクラウド型の請求管理サービスです。
こちらの会社は、会計システムの「弥生シリーズ」で知られています。
このMisocaは、請求書のほかに、見積書や納品書や領収書などさまざまな書類をまとめて管理できるのが特徴です。

CLOUD PAPERは、見積書や請求書を簡単に作成できるクラウド型のサブスクリプションサービスです。
PDFによるデータでの送付もワンクリックで可能です。
またテンプレートを作成することで、自動的に請求書を作成することもできます。

請求管理ロボは、毎月の請求業務を約80％削減するクラウドサービスです。
自動集金の仕組み化、迅速な入金催促により回収率アップが期待できます。

Square請求書は、さまざまなビジネスで活用されている請求システムです。
請求書作成から入金までの流れを合理化し、請求にかかる業務時間をぐっと短縮することができます。

ここまで、クラウド請求書の主な特徴、メリットやデメリットなどについてお伝えしてきました。
クラウド請求書は、請求書をデジタル化して、クラウド上で一括管理ができるのがメリットです。
作業が効率化するため、従業員の負担軽減や生産性の向上にも良い影響が期待できるでしょう。
無料トライアル版などを用意しているクラウド請求書サービスもありますので、導入を検討している方はお試ししてみてはいかがでしょうか。