クラウド請求書発行システム5選!メリットや管理方法をご紹介

クラウド請求書とはどんな仕組み?

近年は、クラウド請求書サービスを活用する企業が増えています。 エクセルを使って請求書を管理している方にとっては、どのような利点があるのか気になるところでしょう。 そこで本記事では、クラウド請求書サービスのメリットやデメリットについて詳しく解説していきます。 具体的に導入を考えている方に向けて、おすすめのクラウド請求書発行システムもご紹介します。

請求書の管理方法

請求書には、一定期間の保管義務が法律によって定められています。
法人の保管期間は7年間です。

欠損金の繰越控除適用の場合は、10年間の保管義務が定められおり、適切な方法で保管しなければなりません。

紙の請求書の保管方法としては、『封筒へまとめる』、『ノートへ張り付ける』、『クリアファイルに入れておく』などのやり方があります。

請求書の発行枚数が多い場合には、複数個の専用のファイル用意して、収納しておくのも一つの方法です。 請求書のデータについては、エクセルや管理ツールなどを使って管理する方法もあります。

エクセル

エクセルは、マイクロソフト社が提供している表計算ソフトです。
数値や関数の入力機能、計算機能、プリントアウト機能などを搭載していることから、請求書の発行や管理などで使用している企業も少なくありません。

専用の管理ツールと比較して、導入コストが安いのがエクセルのメリットです。
ただし、エクセルを使用する場合には、請求書の印刷や発送などの手間がかかってしまいます。
紙ベースの請求書は、破損や紛失のリスクもあるため、取り扱いする際には注意が必要です。

また、エクセルでの管理は、手入力作業がメインとなるため、入力ミスが発生しやすく、データの改ざんがしやすいといったデメリットもあります。
複数人での共同作業に適していないため、一元管理も難しいでしょう。
エクセルでの請求書管理は、発行枚数が少ない企業に向いている方法と言えます。

管理ツール

請求書の管理を効率化したい場合は、専用の管理ツールを導入すると良いでしょう。

請求書管理ツールには、請求書作成、入力、入金状況の確認などの機能が揃っています。
電子請求書の作成や発送もできるため、請求書データをプリントアウトすることや封筒へ切手を貼って郵送する手間がかかりません。
データの検索性能も優れているため、取引先や日付などを指定するだけで、目的の請求書をすぐに見つけ出すことができます。

請求書管理ツールは、パソコンやインターネット環境などを使用するため、データ漏洩に注意が必要です。
導入する際には、セキュリティ対策がしっかりしている製品を選ぶと良いでしょう。

クラウド請求書とは

クラウド請求書の『クラウド』は、『クラウド・コンピューティング』の略です。
クラウド・コンピューティングは、インターネット回線や専用ネットワークなどを通して、特定のサービスが利用できるシステムとなっています。
このようなクラウド環境上で、請求書の発行や管理などが行える電子請求書のことを『クラウド請求書』と呼んでいます。
クラウド請求書は、ソフトウェアをパソコンへインストールする必要がありません。
そのため、インターネットやネットワーク環境が整った場所であれば、いつでもどこでも請求書の送付や確認などが行えます。
つまり、クラウド請求書を導入しておけば、オフィス以外の場所でも請求書の管理が可能となるのです。
リモートワークや在宅ワーク環境を整えるために、クラウド請求書を導入する企業も増えています。

クラウド請求書のメリット

クラウド請求書には、以下のようなメリットがあります。

作業効率の向上

クラウド請求書の一番のメリットは、作業が効率化できることでしょう。
クラウド請求書を活用すれば、請求書の作成から発行までの工程が簡略化できます。
電子メールやファックスなどを使用して、電子請求書を送付するため、封入れ作業や切手を貼る必要もありません。
請求書が電子データ化されるため、紙ベースの請求書のようにファイリングの手間もかからないという利点もあります。

作成や入金管理まで行える

クラウド請求書を導入すれば、作成や入金管理までのすべての工程をまとめて行うことも可能となります。
クラウド上に請求書データをまとめて保管しておくため、一元管理がしやすくなるのがメリットです。

リアルタイムで確認

請求書発行の進捗がリアルタイムで確認できることも、クラウド請求書のメリットです。
納品状況や入金状況も一目でチェックできます。

クラウド請求書のデメリット

クラウド請求書サービスには、以下のようなデメリットもあります。

情報漏洩や改ざんのリスク

クラウド請求書は、インターネットやネットワークを介するため、情報漏洩のリスクがあります。
また、データ改ざんのリスクもあるため、不正アクセスにも十分な注意が必要です。

導入する前には、どのようなセキュリティが導入されているのかをしっかりとしておきましょう。
暗号化、閲覧権限の設定、タイムスタンプ、サポート体制などが整っているかどうかを確認してみてください。

導入までにコストがかかる

導入時に初期費用がコストがかかることも、クラウド請求書のデメリットです。
パソコン、インターネット、ネットワーク環境なども整えておかなくてはなりません。
さらに、導入後は月額料金も発生します。
クラウド請求書の導入を考えている方は、見積もりを請求して、初期費用がどのくらいかかるのかをチェックしておくと良いでしょう。

クラウド請求書発行システム5選

最後に、おすすめのクラウド請求書発行システムをご紹介します。
評判が良いシステムを厳選しましたので、導入時の参考にしてみてください。

Square請求書

特徴 ・支払いの24時間年中無休受付
・ユーザーや顧客の上限数がない
・レポート機能を搭載
初期費用 要問い合わせ
月額料金 3,000円~
郵送費用 要問い合わせ
無料プラン 有(請求書、見積もりの作成・送信は無制限)
URL https://squareup.com/jp/ja/invoices

マネーフォワード クラウド請求書

特徴 ・豊富なテンプレートを用意
・取引先の自動入力機能を搭載
・ワンクリックで郵送代行が利用できる
初期費用 要問い合わせ
月額料金 法人向けプラン:2,980円~
郵送費用 1通あたり170円~190円(税抜)
無料プラン なし(1ヶ月無料トライアルが利用可能)
URL https://biz.moneyforward.com/invoice/

Misoca

特徴 ・見積書から納品書、請求書への変換機能
・ワンクリックで帳票の発行や郵送やメール送信が行える
・電話やチャットなどのサポート体制
初期費用 要問い合わせ
月額料金 800円~
郵送費用 1通につき160円
無料プラン あり(月間請求書作成数は5通まで)
URL https://www.misoca.jp/

CLOUD PAPER

特徴 ・デザインにこだわった美しい請求書が作成できる
・ワンボタンでPDF作成やメール添付が可能
・チーム・承認機能を搭載
初期費用 要問い合わせ
月額料金 1,000円~
郵送費用 1通につき170円~180円
無料プラン なし(60日間の無料トライアルが可能)
URL https://cloudpaper.net/

請求管理ロボ

特徴 ・1万件以上の請求書にも対応可能
・毎月の請求業務を約80%削減
・請求代行サービスを利用すれば丸投げできる
初期費用 要問い合わせ
月額料金 10,000円~
郵送費用 150円~
無料プラン なし
URL https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

クラウド型見積ソフトなら『建築業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

ここまで、クラウド請求書の主な特徴、メリットやデメリットなどについてお伝えしてきました。
クラウド請求書は、請求書をデジタル化して、クラウド上で一括管理ができるのがメリットです。
作業が効率化するため、従業員の負担軽減や生産性の向上にも良い影響が期待できるでしょう。
無料トライアル版などを用意しているクラウド請求書サービスもありますので、導入を検討している方はお試ししてみてはいかがでしょうか。


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