工事を開始する場合、近隣住民やその建物の住民に挨拶や工事に関する説明をする必要があります。
その際に、作成が必要となるのが工事挨拶状です。
そこで今回は、工事挨拶状のテンプレートと簡単な作成方法をご紹介します。
工事挨拶エクセルテンプレート
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工事挨拶状とは
工事挨拶状は、工事の開始前に工事挨拶を行う際に作成する文書です。
住宅街において外壁工事や塗装工事を行う際、悪臭や騒音が原因で、近隣住民とトラブルになる可能性があります。
工事の開始前に挨拶まわりをすることでこうしたトラブルを未然に防ぐことができます。
本来は直接挨拶をすることが好ましいですが、挨拶状を作成しておくことで、近隣住民が留守の場合や近年のコロナ禍によって直接挨拶できない場合でも対応することができます。
また、近隣住民が書面で工事内容が施工会社を確認する為にも、工事挨拶状を作成しておくと良いでしょう。
工事挨拶状を記載するポイント
トラブル防止のために作成する工事挨拶状は、記載項目等注意が必要です。
ここでは、工事挨拶状を作成する際のポイントをご紹介します。
工事挨拶状に必要な記載項目
工事挨拶状に必要な記載項目は、以下の通りです。
日付
挨拶状の日付は、「日付を書いた日」もしくは「差出予定日」を記入するのが良いでしょう。
一般的には、「△△△△年△△月△△日」まで記載するのが好ましいですが、「△△△△年△△月」まででも問題ありません。
宛名
工事挨拶状の場合、「ご近隣の皆様へ」「ご近所の皆様へ」と記載します。
また、マンションのエレベーター工事などの場合は、「ご入居者の皆様へ」と記載しましょう。
タイトル
「工事のご案内」「工事のお知らせ」といった工事のあいさつであることが分かるタイトルを記載します。
「○○工事のご案内」と記載すると、一目で工事が分かる為、より親切です。
本文
本文は、ビジネス文書の書き方に沿って記載します。
- 頭語 拝啓（拝呈、啓上、一筆申し上げます 等）
- 時候の挨拶 季節の挨拶
- 感謝の挨拶 日頃の懇切への礼文
- 起こし言葉 このたびはなどから始め、挨拶状の要件を記載
- 結語 敬具（敬白、拝具 等）
工事内容
工事内容を記載します。
工事名、工事場所、具体的な工事内容、工期、工事を行う時間帯等、具体的に記載しましょう。
施工会社に関する情報
施工業者名、発注者名、連絡先を記載します。
会社名は必ず正式名称で記載するようにしましょう。
工事挨拶状の例文
上述した通り、工事挨拶状には、周辺で工事をする内容を本文として記載します。
ここでは、工事挨拶状の例文をご紹介します。
工事挨拶状 例文①
工事のお知らせ
お客様には、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
下記の日程にて○○工事を実施することとなりましたので、
下記の通りお知らせいたします。
工事中は安全を第一に作業を進めてまいりますので、
何卒ご理解・ご協力を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
なお、質問等ございましたら下記までご連絡いただけますよう、お願い申し上げます。
記
- 工事内容：塗装工事
- 工事期間：△△△△年△△月△△日（〇）～△△△△年△△月△△日（〇）
- 作業時間：00時～00時
- 注意事項：
お問い合わせ先
〇〇建設株式会社
住所：〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
電話番号：0120-123-4567
メールアドレス：example@aippear.com
以上
工事挨拶状 例文②
工事のご案内
皆様方には、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
この度、下記日程におきまして、
工事を実施することなりましたことをお知らせいたします。
つきましては、工事に伴い皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、
ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
記
- 工事内容：塗装工事
- 工事期間：△△△△年△△月△△日（〇）～△△△△年△△月△△日（〇）
- 作業時間：00時～00時
- 注意事項：
お問い合わせ先
〇〇建設株式会社
住所：〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
電話番号：0120-123-4567
メールアドレス：example@aippear.com
以上
まとめ
今回は、工事挨拶状の記載方法と目的に関してご紹介しました。
施主や取引先に満足していただける工事にする為にも、近隣の人々への配慮も忘れないようにしましょう。
また、書類や挨拶の仕方に失礼があっては、逆効果です。
工事挨拶を行う前に、マナーや書類の記載方法を確認しておきましょう。
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