【建築業向け】工事完了報告書とは？書き方や記載項目、提出時の注意点をわかりやすく解説

工事完了報告書とは、工事が完了した際に、工事を請け負った下請業者が元請業者にその旨を報告するために提出する書類です。
工事完了報告書を作成することによって、契約通りに工事が行われたことを報告することができます。

さらに、工事完了報告書は固定資産の資産計上をする際に、その時期の根拠となる役割があります。
万が一、資材の不正使用やその他の不正が発覚し、裁判に発展した場合には、証拠物として認められる場合もあります。

このように、工事完了報告書は、単に工事の完了を報告する以外にも重要な役割を担っています。
そのため、必要事項をしっかりと記入し、間違いなく作成する必要があります。

以下で工事完了報告書の書き方について、詳しくご説明していきます。

工事完了報告書には、元請業者からの指定がある場合を除いて、決まったフォーマットはありません。
ですが、必須の記入項目はどのフォーマットにおいても同じですので、漏れなく記入する必要があります。

工事が行われた期間を記載します。

複数日にわたって行われた場合には、着工日と完了日をそれぞれ記載し、どの期間に工事が行われたのか分かるようにします。

工事名には、契約書や注文書などに記載されている正式名称を記入します。

「〇〇様邸新築工事」「〇〇店舗改修工事」など、どの工事を指しているのか明確に分かる名称にしましょう。

また、発注者や施主の氏名・会社名を記載する欄がある場合は、契約書と照らし合わせて正確に記入します。

契約の際に定めた請負金額を記載します。
元請業者と認識の齟齬が生じていた場合、トラブルに発展しかねないため、請負契約書をきちんと結んでおくようにしましょう。

書類に材料費の内訳の記載欄が無い場合には、購入時の領収書や納品書などのコピーを貼付しておきます。

金額の記載に関しては、トラブルの要因になる場合が多いため、後ほどさらに詳しく解説します。

工事の依頼書などに記載されている、工事現場の邸名やビル名、店舗名の正式名称を記入します。
加えて、その現場の住所も記載するようにしましょう。

新築物件のために番地が定まっていない場合は、「～地内」としておきます。

修繕工事やリフォーム工事など、具体的に工事した部分が特定できる場合には、どこを工事したのか詳しく分かるように書きます。

実際に行った工事内容を具体的に記載します。

「工事一式」のような簡単な表現だけではなく、施工した場所や作業内容が分かるように記載することが重要です。

特にリフォーム工事や修繕工事では、どの部分を施工したのか後から確認できるよう、施工箇所や作業内容を明確にしておきましょう。

工事業者名、工事を行った担当者名を記載し、担当者印を押印します。
現場の管理者が複数人いる場合には、現場責任者の名前を記入します。

印鑑は、法人であれば横判と角印、個人事業主であれば会社名と認印が必要です。

元請業者によっては、工事完了写真も同時に提出を求められることがあります。
工事完了写真は、工事完了報告書と共に、工事がしっかりと行われたことの証明になります。

また、修繕工事や改修工事の場合には、工事前と後の様子が分かるように、工事前・工事後の写真をそれぞれ用意しておく必要があります。

提出が求められる写真は元請業者によって異なるため、事前に確認をとっておくようにしましょう。

工事完了報告書には、必要に応じて関連資料を添付します。

代表的な添付資料として、工事完了写真、領収書、納品書、検査記録などがあります。

提出先によって必要な資料は異なるため、事前に確認し、不足がない状態で提出できるよう準備しておきましょう。

工事完了報告書を作成する際は、工事が契約内容どおり完了したことを正確に伝えられるよう、必要な情報を整理してから記入することが大切です。

基本的には、工事に関する契約書や見積書、施工記録などの資料を確認しながら作成します。記憶や手元の情報だけで作成すると、工期や金額、工事内容に誤りが発生する可能性があるため注意しましょう。

また、工事完了報告書は提出先によって求められる内容や添付資料が異なる場合があります。作成前に元請業者や発注者へ必要な項目を確認しておくことで、提出後の修正や確認作業を防ぐことができます。

まずは、工事完了報告書に記載する情報を整理します。

請負契約書や注文書、見積書などを確認し、工事名・工事場所・工期・請負金額などの情報に間違いがないか確認しましょう。

追加工事や変更内容が発生している場合は、最終的な契約内容を反映することが重要です。

工事内容は、第三者が見てもどのような施工を行ったのか分かるように記載します。

「工事一式」のような簡単な表現だけではなく、施工箇所や作業内容を具体的に記載すると、後から確認する際にも役立ちます。

工事完了報告書を提出する際は、工事写真や領収書、納品書などの添付資料が必要になる場合があります。

必要な資料が不足していると、提出後に追加対応が発生する可能性があるため、報告書作成とあわせて準備しておきましょう。

作成後は、記載内容に誤りや漏れがないか確認してから提出します。

特に、工期・金額・工事内容は契約書や見積書と一致しているか確認しましょう。

提出前に社内で確認する流れを決めておくことで、記載ミスや提出後の修正を防ぐことができます。

工事完了報告書の作成方法には、元請業者から指定された書式を利用する方法や、Excel・Wordなどで作成する方法、工事管理システムを活用する方法などがあります。

工事の規模や案件数によって適した方法は異なりますが、作成にかかる手間や情報共有のしやすさを考慮して選ぶことが大切です。

ここでは、代表的な作成方法である「Excel」と「工事管理システム」について、それぞれの特徴を解説します。

Excelを利用すると、テンプレートを活用して手軽に工事完了報告書を作成できます。

無料で利用できるテンプレートも多く公開されているため、コストをかけずに自社に合わせた報告書を作成できる点がメリットです。

また、表計算機能を利用することで金額計算や項目整理がしやすく、少ない案件数であれば十分対応できます。

一方で、入力作業は基本的に手動で行うため、転記ミスや入力漏れが発生しやすい点には注意が必要です。
また、ファイル管理が複雑になったり、最新情報の共有に手間がかかったりする場合があります。

工事管理システムを利用すると、登録済みの案件情報をもとに工事完了報告書を作成できます。

工事名や顧客情報、担当者情報などを一から入力する必要がないため、入力作業の削減や入力ミスの防止につながります。

また、案件情報と報告書の内容を一元管理できるため、必要な情報をすぐに確認でき、社内での情報共有もスムーズになります。

特に複数の工事案件を同時に管理している場合や、報告書作成の負担が大きい場合には、工事管理システムの活用によって業務効率化が期待できます。

工事完了報告書の作成にあたって、いくつか注意すべき点があります。
ここでは、記載の際の注意点と、その他の注意点に分けてご説明します。

工事完了報告書の必須項目は先述の通りですが、とりわけ費用、材料費、工事現場写真には記載の際に注意が必要です。
以下で詳しくご説明していきます。

工事完了報告書では、費用は工事にかかった人件費は含まないことを留意しておきましょう。

ここでの費用欄は、遠方での工事の際にその交通費を請求するために用いられます。
なので、ガソリン代金の領収書、有料道路を使用した際の領収書や明細を提出できるようにしておきます。

領収書がなかった場合は交通費の申請ができないこともあるため、領収書の管理は忘れずにしっかりと行う必要があります。

ただし、申請できるのは別途交通費が支給されるという契約内容であった場合のみです。
この点も契約時に確認しておくと良いでしょう。

材料費とは、工事に必要な材料を仕入れた際に発生する費用を指しますが、これは基本的に工事業者自らが仕入れます。

前もって指定された材料や商品は、既に用意されていることもありますが、それ以外の材料や機械、道具などは購入する必要があります。
そうした場合にも、領収書や納品書を必ず発行してもらい、工事完了報告書提出の際に一緒に提出できるように、きちんと保管しておきましょう。

一口に工事現場写真と言っても、工事完了後の写真のみの提出なのか、工事前の写真も含めるのか、元請業者によって求められる現場写真は異なります。

そのため、工事完了報告書と一緒に工事現場写真の提出も求められた場合には、工事前の写真も必要か、工事中の写真も必要か、確認をとり明確にしておきましょう。

特に修繕工事や改修工事の際には、修繕・改修した具体的な部分が分かるように工事の前後の両方の写真をとっておくと良いでしょう。

上記で上げた項目の他にも、注意する点はいくつかあります。
ここでは、提出期限と保存期間に関してご説明します。

提出期限が守られないと業者への信用問題に関わるため、提出期限は元請業者に確認を取り、厳守するようにしましょう。

工事の規模が大きくなるにつれて、工事完了報告書に記載する情報も増えるため、情報はあらかじめ整理しておくと良いです。

また、領収書や納品書など追加で提出する資料や、工事写真の用意などの準備もあらかじめしておくと、提出期限間際に資料の不備を発見することもなくなります。

建設業者は、工事に関わる帳簿やその添付書類を5年間保管しなければならないことが原則定められています。
また、元請業者は営業に関わる図書を10年保管しなければならないことが同じく定められています。

どの業者がどのような書類を保存するかによって、建設業法で定められた保存期間も異なってくるため、しっかりと確認するようにしましょう。

ここでは工事完了報告書の作成に関するよくある質問についてご紹介します。

遅延の理由と対応内容を明記するのが重要です。
例：「悪天候の影響により○月○日までの延長が発生したが、追加の人員配置により無事に完了した」

工事が完了し、現場確認・検査が終了した後に提出するのが一般的です。
発注者の検査完了後、引き渡し前の提出が理想的 です。

原本は発注者へ提出し、コピーは施工業者が5年間保管するのが一般的 です。
データ化して保管する場合、検索機能のある管理システムの利用が便利 です。

工事完了報告書は比較的簡単に作成することのできる書類ですが、工事が完了したことを伝え、後にトラブルが発生した際に証拠となる、重要な書類でもあります。

添付書類も必要な場合が多いため、領収書や資料はその都度きちんと保管するようにしましょう。

また、管理システムを用いることによってワンクリックで簡単に報告書の作成をすることができます。
業務を効率化させるためにも、このような管理システムの導入を検討してみるのも良いのではないでしょうか。