グループウェアとは?おすすめ7選を比較!メリットや選び方も解説

グループウェアとは?おすすめ7選を比較!導入のメリットや選び方も解説

あなたの会社や職場では、グループウェアを利用していますか。
この記事では、今注目のグループウェアとはなんなのか、その特徴や機能、導入のメリットや選び方も解説していきます。
グループウェアのおすすめ7選もご紹介しますので、参考にしてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内や部署、チーム単位で業務を効率的に行うための機能が搭載され、コミュニケーションや情報共有、スケジュール管理やテレワークをサポートしてくれるツールです。

グループウェアの基本機能

グループウェアの機能は、メーカーや商品によって異なりますが、主な基本機能は以下の通りです。

スケジュール管理

企業全体や部署としての行事の管理をはじめ、プロジェクトやタスクごとのスケジュール管理、個々のスタッフの1日のスケジュール管理まで細かくできます。
お互いのスケジュールもチェックし合えるので、仕事の漏れも起こりにくいです。

プロジェクト管理

プロジェクトの目標管理やメンバーやタスク管理、進捗管理も、グループウェア内でスムーズにできます。

コミュニケーション

チャットやメール、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーションツールが搭載され、どこにいても、いつでもリアルタイムでコミュニケーションが取れます。
情報共有や注意喚起などがしやすいです。

ファイル共有

資料などの文書や図面や設計図、現場写真などの画像も、リアルタイムで共有管理できます。

予約管理

会議室の予約なども可能です。

ワークフロー機能

1日の業務の流れやタスク単位の工程の流れなど、ワークフローもスムーズに管理できます。

【2023年版】グループウェアおすすめ7選!

ここからは2023年におすすめしたいグループウェア7選をご紹介します。
特徴や環境、価格や体験版の有無をご案内しますので、参考にしてください。

おすすめ01

LINE WORKS

多くの人が利用しているLINEをベースにしたグループウェアなので、初めて使う人も馴染みやすく、操作性も抜群です。
画像や情報をリアルタイムでスピーディーに共有しやすいです。

特 徴

  • 事業所のホワイトボードからカレンダー機能へ
  • 適切な情報周知と文書管理
  • リアルタイムで画像共有
  • 使い方に馴染みやすい
環境 スマホアプリ
価格 ・フリー:無料
・スタンダード1ユーザー/月 (年額契約):450円
・アドバンスト1ユーザー/月 (年額契約):800円
体験版の有無 無料トライアルあり

おすすめ02

Garoon

幅広い世代で使いやすく、ITリテラシーがバラバラでも教育コストをかけずに導入でき、数名単位から数万名まで対応できます。

特 徴

  • ITスキルがなくても使いやすい設計
  • 情報共有機能が集約
  • 数万人規模の複雑な組織構造にも対応
  • 管理機能が充実
環境 ・クラウド版
・パッケージ版
価格 クラウド版(初期費用無料)
・300ユーザーまで:月額845円 / 1ユーザー、年額9,935円 / 1ユーザー
・301~1,000ユーザー:月額800円 / 1ユーザー、年額9,405円 / 1ユーザー
・1,001~:要問い合わせ

パッケージ版
・50ユーザー:600,000円 / 50ユーザー
・51~249ユーザー:11,000円 / 1ユーザー
・250~499ユーザー:10,000円/ 1ユーザー
・500~999ユーザー:9,000円 / 1ユーザー
・1,000~2,499ユーザー: 8,000円/ 1ユーザー
・2,500~4,999ユーザー:7,500円 / 1ユーザー
・5,000~:要問い合わせ
体験版の有無 ・パッケージ版オンラインデモ
・クラウド版30日間無料お試し
・パッケージ版ダウンロードで60日間無料お試しあり

おすすめ03

チームオン

チームオンは、気軽なチャットによる情報交流やスケジュールなどを一元管理できる、リモートワーク支援ツールです。 社外の人とも情報共有が可能です。

特 徴

  • 共有しながら漏れのないタスク管理
  • ファイル共有にも便利なグループチャット
  • スケジュールが一目でチェックできる
  • 会議室や設備予約にも使える
環境 スマホアプリ
価格 ・ビジネス5:月額980円(税込)
・ビジネス10:月額1,800円(税込)
・ビジネス20:月額3,000円(税込)
体験版の有無 30日間無料体験あり

おすすめ04

Lark

Larkはチーム内のコミュニケーションをスムーズにし、時短や生産性アップを支援するチャットを起点にしたツールです。

特 徴

  • チャットを起点にしたツール
  • 自動で議事録も作成される便利なビデオ会議
  • リアルタイムで資料編集
  • 目標管理も可能
環境 クラウド型
価格 ・PRO:月額1,420円
・ENTERPRISE:要問い合わせ
体験版の有無 無料体験STARTERあり

おすすめ05

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogleが提供するオンラインのグループウェアで、便利な機能と高度なセキュリティが保証されています。

特 徴

  • Gmail、Google カレンダー、Google Chat、Google Meetでコミュニケーションをスムーズに
  • ドラフトのリアルタイム編集や共有が便利
  • データはすべてGoogleのサーバーに安全に保存されるので安心
  • パソコン、スマホ、タブレットでどこにいても利用できる
環境 クラウド型
価格 ・Business Starter:月払いプラン1ユーザー734円、年払いプラン1ユーザー7,344円
・Business Standard:月払いプラン1ユーザー1,469円、年払いプラン1ユーザー14,688円
・Business Plus:月払いプラン1ユーザー2,203円、年払いプラン1ユーザー22,032円
体験版の有無 30日間無料お試しあり

おすすめ06

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、業種や利用規模を問わず、組織内の情報共有、スケジュール調整、業務効率化、ペーパーレス化など、さまざまな業務課題を解決してくれるオールインワンツールです。

特 徴

  • 使いやすい操作画面
  • 25以上の機能を標準搭載
  • アプリ作成ツールAppSuiteと組み合わせて業務をシステム化
  • 充実の管理機能
環境 ・クラウド型
・パッケージ型
価格 ・クラウド版:初期費用0円、1ユーザー月額400円~
・パッケージ版スモールライセンス:5ユーザー39,800円~
・パッケージ版エンタープライズライセンス(本体ライセンス+年間サポートサービス):500,000円~
体験版の有無 無料トライアルあり

おすすめ07

NI Collabo 360

NI Collabo 360は社内外を問わず、パソコン、スマホ、タブレットからいつでもどこでもアクセスでき、全部で36もの豊富な機能で経営や業務を支援するツールです。

特 徴

  • 36の充実した機能
  • 経費精算や支払管理もできる
  • ナレッジ共有などができる便利な掲示板機能
  • テレワーク支援
環境 ・クラウド型
・パッケージ型
価格 ・クラウド版:初期費用ゼロ、月額360円/1名~
・パッケージ版:10ユーザー58,000円~
体験版の有無 30日間無料トライアルあり

グループウェアを導入するメリット

では、グループウェアを導入するメリットはどんな点でしょうか。
導入にあたってはスタッフの研修が必要になることや導入コストやランニングコストも必要になるため、それを上回るメリットが求められます。
主なメリットは以下の点です。

コスト削減

アプリやクラウドを使うので、ペーパーレス化が実現し、グループウェア内でコミュニケーションが取れるので、電話代なども削減できます。
電話対応のための事務員をカットできることや業務が効率化して残業代がカットできるなど、人件費削減にも貢献します。

テレワーク促進

職場のパソコンだけでなく、スマホやタブレット、自宅のノートパソコンなどからもアクセスできるので、テレワークの促進が可能です。

情報共有の効率化

チャット機能やビデオ会議ツール、ファイルの共有などを通じて、リアルタイムで情報を素早く共有できます。

コミュニケーションの活性化

チャット機能やビデオ通話、掲示板などを通じて、職場内をはじめ、権限を与えた社外の関係者ともスムーズにコミュニケーションができます。

社内情報の一元管理

ファイル共有機能をはじめ、データがメーカーのサーバーでバックアップされるなど、安全にデータを一元管理することが可能です。
各部署や各人のパソコンなどにバラバラに管理されていた情報も、グループウェアで一元管理できます。

グループウェアを選ぶ際のポイント

おすすめ7選をご紹介しましたが、自社に合ったグループウェアを選ぶ際のポイントはどんな点でしょうか。
以下のポイントを基準に選んでみましょう。

導入目的を明確にする

グループウェアといっても、さまざまな機能を搭載したものがあり、利用しやすい規模や使いやすさにも違いがあります。
何の目的で導入したいのか目的を明確にしましょう。
たとえば、下請業者を含めて現場でのコミュニケーションを円滑にしたいのか、事務所と現場の情報共有をスピードアップしたいのか、テレワークを促進したいのかなどです。

利用可能人数を確認する

小人数で利用するのか、大人数で利用するのかで、利用の可否やコストが変わってきます。
自社のスタッフをはじめ、現場でも使う場合は下請業者や協力会社のスタッフも含めた場合のことも考えて検討しましょう。

提供形態

提供形態は大きく2つあります。

クラウド型のグループウェア

クラウド型はインターネットが使える環境があれば、パソコン、スマホ、タブレットを問わず利用でき、場所も問わず、利用できるのが便利です。
初期費用が抑えられ、ユーザーが増えても追加しやすいです。

インストール型のグループウェア

インストール型はパソコンやスマホなどに、アプリケーションをインストールして利用します。
インストールの手間がかかるほか、購入費用がかかることもあります。

既存システムとの連携可能性

すでに利用しているシステムも継続して利用したい場合、連携できるのかを確認しましょう。
連携したほうが便利なのか、それともいずれはグループウェアだけに統一していくのか、自社のシステム利用環境を考えましょう。

セキュリティ対策の充実度

グループウェアで何でも管理できるということは、その分会社の企業機密やプロジェクトなどの重要な情報、顧客や従業員の個人情報などのデータもグループウェア上で管理されることを意味します。
情報流出が起こると大変なことになりますし、ウイルスなどに感染してデータが消失するなどしては大変です。
セキュリティ対策が充実したグループウェアが安心です。

業務改善に役立つ『建設業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

グループウェアとは社内や部署、チーム単位で業務を効率的に行うためのサポートをしてくれるツールです。
グループウェアの基本機能として、スケジュール管理、プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有、予約管理、ワークフロー機能があります。
2023年版グループウェアおすすめ7選としてLINE WORKS、Garoon、チームオン、Lark、Google Workspace 、desknet’s NEO 、NI Collabo 360をご紹介しました。
グループウェアを導入するメリットとして、コスト削減、テレワーク促進、情報共有の効率化、コミュニケーションの活性化、社内情報の一元管理が挙げられます。
グループウェアを選ぶ際のポイントは導入目的を明確にする、利用可能人数を確認すること、提供形態、既存システムとの連携ができるか、セキュリティ対策は充実しているかを確認することです。
提供形態としては、クラウド型のグループウェアとインストール型のグループウェアがあります。

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