グループウェアとは？おすすめ7選を比較！メリットや選び方も解説

グループウェアとは、社内や部署、チーム単位で業務を効率的に行うための機能が搭載され、コミュニケーションや情報共有、スケジュール管理やテレワークをサポートしてくれるツールです。

グループウェアの機能は、メーカーや商品によって異なりますが、主な基本機能は以下の通りです。

企業全体や部署としての行事の管理をはじめ、プロジェクトやタスクごとのスケジュール管理、個々のスタッフの1日のスケジュール管理まで細かくできます。
お互いのスケジュールもチェックし合えるので、仕事の漏れも起こりにくいです。

プロジェクトの目標管理やメンバーやタスク管理、進捗管理も、グループウェア内でスムーズにできます。

チャットやメール、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーションツールが搭載され、どこにいても、いつでもリアルタイムでコミュニケーションが取れます。
情報共有や注意喚起などがしやすいです。

資料などの文書や図面や設計図、現場写真などの画像も、リアルタイムで共有管理できます。

会議室の予約なども可能です。

1日の業務の流れやタスク単位の工程の流れなど、ワークフローもスムーズに管理できます。

ここからは2023年におすすめしたいグループウェア7選をご紹介します。
特徴や環境、価格や体験版の有無をご案内しますので、参考にしてください。

多くの人が利用しているLINEをベースにしたグループウェアなので、初めて使う人も馴染みやすく、操作性も抜群です。
画像や情報をリアルタイムでスピーディーに共有しやすいです。

幅広い世代で使いやすく、ITリテラシーがバラバラでも教育コストをかけずに導入でき、数名単位から数万名まで対応できます。

チームオンは、気軽なチャットによる情報交流やスケジュールなどを一元管理できる、リモートワーク支援ツールです。 社外の人とも情報共有が可能です。

Larkはチーム内のコミュニケーションをスムーズにし、時短や生産性アップを支援するチャットを起点にしたツールです。

Google WorkspaceはGoogleが提供するオンラインのグループウェアで、便利な機能と高度なセキュリティが保証されています。

desknet’s NEOは、業種や利用規模を問わず、組織内の情報共有、スケジュール調整、業務効率化、ペーパーレス化など、さまざまな業務課題を解決してくれるオールインワンツールです。

NI Collabo 360は社内外を問わず、パソコン、スマホ、タブレットからいつでもどこでもアクセスでき、全部で36もの豊富な機能で経営や業務を支援するツールです。

では、グループウェアを導入するメリットはどんな点でしょうか。
導入にあたってはスタッフの研修が必要になることや導入コストやランニングコストも必要になるため、それを上回るメリットが求められます。
主なメリットは以下の点です。

アプリやクラウドを使うので、ペーパーレス化が実現し、グループウェア内でコミュニケーションが取れるので、電話代なども削減できます。
電話対応のための事務員をカットできることや業務が効率化して残業代がカットできるなど、人件費削減にも貢献します。

職場のパソコンだけでなく、スマホやタブレット、自宅のノートパソコンなどからもアクセスできるので、テレワークの促進が可能です。

チャット機能やビデオ会議ツール、ファイルの共有などを通じて、リアルタイムで情報を素早く共有できます。

チャット機能やビデオ通話、掲示板などを通じて、職場内をはじめ、権限を与えた社外の関係者ともスムーズにコミュニケーションができます。

ファイル共有機能をはじめ、データがメーカーのサーバーでバックアップされるなど、安全にデータを一元管理することが可能です。
各部署や各人のパソコンなどにバラバラに管理されていた情報も、グループウェアで一元管理できます。

おすすめ7選をご紹介しましたが、自社に合ったグループウェアを選ぶ際のポイントはどんな点でしょうか。
以下のポイントを基準に選んでみましょう。

グループウェアといっても、さまざまな機能を搭載したものがあり、利用しやすい規模や使いやすさにも違いがあります。
何の目的で導入したいのか目的を明確にしましょう。
たとえば、下請業者を含めて現場でのコミュニケーションを円滑にしたいのか、事務所と現場の情報共有をスピードアップしたいのか、テレワークを促進したいのかなどです。

小人数で利用するのか、大人数で利用するのかで、利用の可否やコストが変わってきます。
自社のスタッフをはじめ、現場でも使う場合は下請業者や協力会社のスタッフも含めた場合のことも考えて検討しましょう。

提供形態は大きく2つあります。

クラウド型はインターネットが使える環境があれば、パソコン、スマホ、タブレットを問わず利用でき、場所も問わず、利用できるのが便利です。
初期費用が抑えられ、ユーザーが増えても追加しやすいです。

インストール型はパソコンやスマホなどに、アプリケーションをインストールして利用します。
インストールの手間がかかるほか、購入費用がかかることもあります。

すでに利用しているシステムも継続して利用したい場合、連携できるのかを確認しましょう。
連携したほうが便利なのか、それともいずれはグループウェアだけに統一していくのか、自社のシステム利用環境を考えましょう。

グループウェアで何でも管理できるということは、その分会社の企業機密やプロジェクトなどの重要な情報、顧客や従業員の個人情報などのデータもグループウェア上で管理されることを意味します。
情報流出が起こると大変なことになりますし、ウイルスなどに感染してデータが消失するなどしては大変です。
セキュリティ対策が充実したグループウェアが安心です。

グループウェアとは社内や部署、チーム単位で業務を効率的に行うためのサポートをしてくれるツールです。
グループウェアの基本機能として、スケジュール管理、プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有、予約管理、ワークフロー機能があります。
2023年版グループウェアおすすめ7選としてLINE WORKS、Garoon、チームオン、Lark、Google Workspace 、desknet’s NEO 、NI Collabo 360をご紹介しました。
グループウェアを導入するメリットとして、コスト削減、テレワーク促進、情報共有の効率化、コミュニケーションの活性化、社内情報の一元管理が挙げられます。
グループウェアを選ぶ際のポイントは導入目的を明確にする、利用可能人数を確認すること、提供形態、既存システムとの連携ができるか、セキュリティ対策は充実しているかを確認することです。
提供形態としては、クラウド型のグループウェアとインストール型のグループウェアがあります。