領収書と受領書の違いとは?受領書の注意点も解説

領収書と受領書の違いとは?受領書の注意点も解説

領収書と受領書は言葉的に似ていますが、異なる書類です。
領収書と受領書の役割や特徴を理解し、必要なシーンで必要な書類を使わなくてはなりません。
この記事では、領収書と受領書の違いをはじめ、受領書を授受する場合の注意点も解説していきます。

領収書と受領書の役割

領収書と受領書は、いずれも受け取ったことを証明する書類ですが、別の書類です。
それぞれの役割について違いを確認していきましょう。

領収書の役割

領収書とは金銭の支払いに対し、支払いを受けた側が支払者に発行する書類です。
代金の支払いをしたのに払っていないと言われる、言った言わないのリスクを防止する役割があります。
同時に支払者にとっては、取引を行った履歴を証明する書類となり、支払った金銭を経費として処理するために欠かせない書類となります。

領収書の発行にあたっては、領収した金銭が5万円以上の時は収入印紙の納付が必要です。
ただし、近年増えているPDFファイルによる領収書の発行など、紙ベースでの発行でなければ、収入印紙を貼らなくても違反にはなりません。

受領書の役割

受領書は商品など物の納品を受けた際に、受け取ったことを証明するために、取引の相手方に発行する書類です。
受け取った、受け取らないの争いを防止する役割があります。
もっとも、販売者側から納品書が発行されるケースも多いので、受け取った側がわざわざ受領書を発行しないケースも少なくありません。

納品書と受領書は表裏一体の関係にあります。
もちろん、納品書を受け取り、実際に受け取ったことを示すために受領書を発行することはより丁寧とも言えます。
また、納品予定の品物がすべて揃わず、一部のみが納品された場合に、受領書を発行することで、どの商品が納品され、どれが未納かを明確にすることが可能です。

領収書と受領書の記載項目

領収書は金銭の受領を証明する書類、受領書は商品の受取を証明する書類という違いがありますが、記載項目はどのように違うのでしょうか。
それぞれの書類に記載すべき項目について見ていきましょう。

領収書の記載項目

領収書に必要な項目は、金銭を受領した年月日、支払いをした方の宛名、金額、但し書き、領収書の発行者の名称と住所です。
この章では、各項目に関して詳しくご紹介します。

領収日

金銭を受領した日付を記載します。

宛名

支払者の名前を記載します。
宛名は省略せず、必ず正式名称で記載しましょう。

また、宛名には敬称が必要です。個人名の場合は「様」、企業や部署といった複数名を対象とした宛名にする場合は「御中」を記載します。

金額

記載するうえで気を付けたい項目として、特に金額の点は注意が必要になります。
改ざんされるリスクを防ぐために、金額を書く際は、冒頭に「金」や「¥」マークを入れましょう。
金額は、なるべく隙間がないように数字を並べ、3桁ごとにカンマを打つことで、間に数字を入れられることがないようにします。
最後に桁数を増やされることのないよう、末尾にも「也」や「―」などを入れます。

但し書き

但し書きには、通常、何のための支払いかを記載することが必要です。
よくあるケースが「品代として」ですが、本来はあまり好ましくありません。

経費の処理をするうえでも、なんのための支払いかを明確にする必要があります。
そのため、本来であれば、なるべく具体的に記載することが大切です。
「文房具代として」、「書籍代として」、「研修費として」と、よりわかりやすく記載してもらいましょう。
工事代金の支払いの場合も、「工事代金として」では、まだ漠然としています。

たとえば、「キッチンリフォーム代金として」、「床修理代金として」など、より具体的に書くのが望ましいです。
また、宛名にも「上様」と書くことが商慣習のようになっていますが、やはり好ましくはありません。
いかようにも流用が可能だからです。
工事代金の場合は発注者や施主が明確なケースがほとんどなため、施主や発注者名など代金の支払者の名称を具体的に記載するようにしましょう。

領収書の発行者の情報

領収書発行者(自社)に関する情報を記載します。
一般的には、宛名、住所、電話番号、メールアドレス等を記載する場合が多いです。

受領書の記載項目

受領書の記載項目としては、商品を受け取った受領年月日、納品をした取引先名称、受領者の名称と住所に担当者印、受領した商品の名称、単価、数量、合計金額を記載しましょう。

受領日

受領書において、受け取った日付は非常に重要です。
紛失や漏れのトラブル防止のためにも、受領日は必ず記載しましょう。

納品者の情報

商品を納品した取引先の情報を記載します。
支払者と同じく、正式名称で記載しましょう。

受領者の情報

領収書と同じく、受領者の情報を記載します。

受領商品名、単価、数量、合計金額

受領日とともに重要な情報が、「”何”を”どれだけ”受領したのか」という情報です。
納品漏れや配送時の紛失、配送時点での損壊などがないか、受け取った後の紛失などによる揉め事などを防ぐために、受け取った品の名称と数量は正確に記載しましょう。

受領書の注意点

領収書はビジネス上、やりとりするのが基本となっています。
工事代金を受け取った際に発行するのはもちろんのこと、仕事に必要な物品を購入した場合や交通費や出張費、交際費などの精算をするために領収書を発行してもらう機会も多いことでしょう。

一方、受領書は会社によっては慣習的に授受しているケースがある一方、納品書を受け取っておしまいになってしまうケースや納品と代金の支払いの同時履行で終わるケースもあります。
そのため、受領書の授受をする場合には、どのような点に注意すべきか、確認しておきましょう。

納品後すぐ発行する

受領書を発行する側は、納品を受けたら、その場ですぐに発行するようにします。
納品されて時間が経過すると、その間に紛失したり、盗まれたり、使用してしまうおそれがあり、実際に納品された数と受領書を発行するために確認した時の数が合致しないおそれがあります。
納品した、していないのトラブルにつながるおそれがあるので注意しなくてはなりません。
もし、実際に数が足りない場合や商品の間違えなどの納品ミスがあったとしても、納品から時間や日数が経過すると対応してもらえないおそれがあります。

受け取ったら保管する

受領書の発行を受けた側は、確かに受け取ってもらえたと安心してしまうだけでなく、受領書を保管しておきましょう。
取引の履歴として証拠になります。
後日、やはり納品された商品が違っていた、数が不足していたなどのクレームが入った場合に、受領書をもらっていれば、何を納品しているか確認することが可能です。

領収書や受領書も書ける建設業向けシステム「アイピア」

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

領収書と受領書はともに受取を示す書類ですが、違いがあります。
領収書の役割は、金銭を受け取ったことを受け取った側が支払者に対して証明することです。
受領書の役割は、商品など物を受け取ったことを証明するもので、納品を受けた側が販売者に対して発行します。
領収書の記載項目として、金銭を受領した年月日、支払いをした方の宛名、金額、但し書き、領収書の発行者の名称と住所が必要です。
受領書の記載項目は、受領日・取引先名・受領者の名称と住所に担当者印・受領した商品の名称、単価、数量、合計金額が挙げられます。
受領書の注意点として、納品を受けた側は納品後すぐ発行すること、受け取った側は受け取ったら保管しておくことが求められます。

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