見積書で必要な項目は?書き方とポイントを紹介

見積書で必要な項目は?書き方とポイントを紹介

見積書とは、契約を締結する前に契約内容を相互に確認するための書類です。
トラブル防止や顧客からの信頼を得るためには欠かせないものです。
見積書に記入すべき項目や見積書の送り方について見ていきましょう。

見積書で記入すべき項目

見積書

見積書に必要な項目が書かれていないとトラブルに発展する危険性があります。
見積書に記入するべき基本的な項目を一つ一つ確認していきましょう。

タイトル

見積書であることが一目でわかるように「見積書」「御見積書」などのわかりやすいタイトルにしましょう。
目立つようにほかの文字よりも大きな文字で記載します。

見積書番号

見積番号は連番にしておくと便利です。
連番にすることでデータの紛失も防ぎ、管理もしやすくなります。

宛先

提出先の宛名や住所、連絡先を記載します。
宛名は御中と様の使い方に気を付けましょう。
株式会社を(株)などと略さずに正式名称で記載します。

会社や団体に向けて
〇〇株式会社 御中

個人に向けて
〇〇株式会社 〇〇様
〇〇株式会社 代表取締役 〇〇様

発行日

見積書の発行した年月日を記載します。
有効期限を確認する際に発行日は必要となるため間違いのないように記載してください。

工事名称・工事場所・工事概要

工事の情報を記載します。

有効期限・工期・支払い条件

契約時に決まった有効期限、工期、支払い条件を記載します。

担当者

担当者の著名や押印をします。

消費税

インボイス制度に伴い、軽減税率対象のものがあれば税率ごとにそれぞれ消費税を記載します。

合計金額

見積金額を記載します。必ず間違いのないようによく確認しましょう。

見積書を書くために必要なもの

見積書には決まった書式はないため、自社にあった用紙や封筒をお使いください。以下で一般的なものを紹介します。

封筒

長形3型 (120×235mm) が一般的です。

見積書在中のスタンプ(郵送の場合)

色はお好きなものをお使いください。
手書きで「見積書在中」と記載しても構いません。

切手

重量が25gまでの場合は84円切手で問題ありません。

見積書の送り方

見積書は信書のため郵送する際には注意が必要です。
FAXやメールで送る際にも漏れや送り間違いがないように十分に確認しましょう。

郵送する場合

見積書は信書に当たります。
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されている文書です。

定形郵便やレターパックで送りましょう。
ゆうパックやゆうメールなどでは信書を送ることができないため注意してください。

FAXで送る場合

FAXやメールでも見積書を送ることができます。
FAXで送る場合にはページに抜けがないようにページ番号を付るとよいでしょう。

送信前にメールや電話で知らせておくと対応がスムーズになります。
送信前に連絡ができなかった場合には送信後に確認のメールか電話をしましょう。

メールで送る場合

メールで送られたデータは改ざんの危険性があります。
信用問題のためにも改ざんしにくい編集制限のかけたPDFや画像データにしてから送りましょう。

建設業の見積書

建設業の見積もりに関して建設業法第20条にて以下のように示されています。

(建設工事の見積り等)
第二十条 建設業者は、建設工事の請負契約を締結するに際して、工事内容に応じ、工事の種別ごとの材料費、労務費その他の経費の内訳並びに工事の工程ごとの作業及びその準備に必要な日数を明らかにして、建設工事の見積りを行うよう努めなければならない。

2 建設業者は、建設工事の注文者から請求があつたときは、請負契約が成立するまでの間に、建設工事の見積書を交付しなければならない。

引用元:e-GOV 法令検索 昭和二十四年法律第百号 建設業法

工事費の内訳を明確にし、請負契約が成立するまでに交付をしなければなりません。
また、見積依頼をする際には見積期間を設けなければなりません。

工事の予定金額 見積期間
500万円未満 1日以上
500万円以上5,000万円未 10日以上
5,000万円以上 15日以上

見積書の目的

見積書で取引条件を確認し取引を行うかどうかを検討します。
取引条件を文字にして提示することで「言った/言っていない」のトラブルを防ぐことができます。

口頭による取引では後になって認識のズレが発生してもどちらが正しいことを言っているのか証明することができません。
無理な要求をされたとしても反論することが難しくなってしまいます。自分を守るためにも見積書で文章化しておきましょう。

見積書の作成の注意点

見積書にミスがあると後のトラブルにつながります。
トラブルに発展しやすい箇所を前もって知っておくことで対処しやすくなります。

CHECK01

正しい内容かどうか

記載内容にミスや漏れがないかしっかりと確認しましょう。
ミスがあると後のトラブルの原因となります。提出前には二重で確認しておくと安心です。

CHECK02

有効期限を記載する

見積書には有効期限を必ず記載するようにしましょう。
期限を設けておくと返答を促しやすくなります。

見積書のテンプレート

見積書には決まった書式があるわけではありません。
一からすべてを作るのは大変です。社内でテンプレートを作って標準化しておくといいでしょう。

ワードやエクセルで使用できるテンプレートを提供しているサイトがたくさんあります。
こちらは弊社が作成したエクセル形式とワード形式の見積書テンプレートです。無料で利用できますので、ぜひ見積書の作成にご活用ください。

さらにシステムを導入すると、面倒な打ち込みなくワンクリックで見積書を作成することができます。
顧客の情報や見積情報がシステム上で一元管理されているため、重複や打ち込みミスもありません。
リフォームの見積りでは扱う項目が多くなるため階層としてカテゴリ分けすることで見やすい見積を作成できます。

ぜひ検討してみてください。

見積書作成には『建築業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

見積書の書き方について解説しました。

見積書には決まった様式がないため自社にあった見積書を用意しておきましょう。
見積書をいちから作成するのは大変ですが、テンプレートやシステムを使用することで簡単に見積書を作成することができます。

特にシステムを使用すると一元で管理されているためワンクリックで見積書作成が可能になります。
書類作成ごとに情報を打ち込む手間が省けるため大幅な時間短縮が期待できるでしょう。ぜひ検討してみてください。


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