電子サインとは？電子署名との違いや利用シーンを解説

通常、契約書を締結する際はそこに契約者のサインや署名がなければいけません。
もし契約書にサインや署名がなければ紙切れ同然です。
これに対して、電子サインはこういったペンやハンコなどを使ったサインを廃止し、電子上ですべてのサインを賄おうとするものです。

電子サインと似た言葉に電子署名が挙げられます。
結論から言えば電子署名は電子サインの一種です。

電子署名のほかに、さまざまな電子サインのやり方があって、それらを一括して電子サインと呼ぶと考えればわかりやすいでしょう。
電子署名とは実際に人の手でタッチペンなどを使って署名をする方法です。

電子サインは従来のサインのやり方と違ってやや本人性の担保に欠けるというデメリットが挙げられます。
もちろん、タイムスタンプや暗号化を駆使すれば本人性を担保することは可能です。
しかしながら、そういった情報が改ざんされる可能性が否定されるわけではありません。
こういったリスクを避けるために最近編み出されているのが電子印鑑です。

電子印鑑も電子署名同様、電子サインの一種として考えて問題ありません。
電子印鑑は実際の印鑑をデジタルデータ化し、PDFデータに貼り付ける手法で成り立っています。

ここまで電子サインの概要について見てきました。
では、こうした電子サインはどういったケースで利用されるのでしょうか。

サインを行う場面として真っ先に挙げられるのが契約書を締結する段階でしょう。
会社を運営するうえでは、さまざまな契約書類を発行しなければいけません。
労働者との雇用契約書や取引先との契約書、銀行との借用書など、さまざまな場面で電子サインは役に立ちます。

社内で話し合った内容を複数人で承認する書類として社内稟議書が挙げられます。
こういった社内稟議書もまた電子サインを利用すると良いでしょう。
社内稟議書を電子化するメリットとしては、テレワークに対応できる点です。

電子サインを導入する流れは各業界で広がっています。
とはいえ、従来の紙書類をベースにしたサインに馴染んでいる方にとっては、メリットがいまいちわかりづらいのではないでしょうか。
実際に、電子サインを導入してみると多くのメリットが期待でき、これまで以上に経営をスムーズに行うことができます。

まず電子サインのメリットとして挙げられるのが業務の効率化です。
たとえば、何枚もの紙書類にハンコを押さなければいけないというケースを想定してみましょう。
一枚めくってハンコを押して、さらにめくってハンコを押してとするだけでも相当な労力がかかります。

それに対して、電子サインならばやり方次第ではこうした押印や署名を廃止し、契約を締結することも可能になるでしょう。

契約書を作るうえで紙代は常につきまとう問題です。
もちろん紙一枚のコストはたかが知れています。
しかしながら、書類を作れば作るほどその数は詰みあがっていきます。

また、コピー機代や印刷塗料代なども忘れてはいけません。
こういった紙にまつわるコストは、電子化するだけで一気に削減できます。

取引の内容によっては迅速に契約を締結する場面が少なくありません。
そういった時、かつては電車や車などに乗って相手先の会社に走ってハンコを押してもらう、といった手間がかかりました。

一方で、すべてのサインを電子化してしまえば、こうした手間は排除できます。
メールなどで契約書のデータを送り、そこにサインしてもらうだけで契約が締結できるので時短にもなるでしょう。

読者の皆さんの中にはすでに電子サインを取り入れようかと検討している方もいるでしょう。
電子サインを導入する際にはすぐに貼り付けられる電子署名や電子印鑑を作っておくと便利です。
こうしておけば、いちいちタッチペンなどでサインなどをする手間が省けます。
ここからは、電子サインの作成方法について見ていきましょう。

画像データをもとにした電子サインを作成するためには多少手間をかけなければいけません。
たとえば、印鑑をスキャンしてそのままPDFのデータに貼り付けるという方法では不十分です。
極端な話、これなら他人にも複製可能なので本人性の担保とはなりません。

では、どのように電子サインを作れば良いのでしょうか。
一番良い方法は画像データの中に識別データを搭載する方法です。
識別データの中には電子サインの作成者やタイムスタンプなどの情報を盛り込むことができるので、これによって本人性を担保することができます。
こういった電子サインは有料のWebサービスに委託して作成しなければいけません。

最近では、企業の経営を効率化するためにさまざまなクラウドサービスが利用できるようになってきました。
会計システムや分析システムなど、サービスは多岐にわたりますが、その中の一つに電子契約システムが挙げられます。
こういった電子契約システムは基本的にタイムスタンプをもとに電子サインを行いますから、わざわざ電子サインを作成する必要はありません。
もちろん、希望する利用者には電子サインを作ってより確実な契約締結を手助けしてくれるサービスも存在します。

電子サインを利用して契約書を電子化する際は、どうやってそのファイルを保存するかも考えなくてはいけません。
こういった電子契約システムを導入すれば、自動的にクラウド上にファイルを保管することができるので、保存方法を考えなくて済みます。

電子サインはメリットも大きく、業務をスムーズに進めてくれる便利なものです。
とはいえ、従来のサインのあり方に比べてまだまだ試験的な部分が多く、法整備なども進んでいません。
こういった中で、実際に電子サインを導入する際にはさまざまな点に注意する必要があります。
ここからは、電子サインを導入する時に押さえておきたいポイントを解説していきましょう。

まず電子サインをどういった場面で使うか、といった社内規定を作るようにしましょう。
電子サインはこれまで紙で行っていた契約をすべて置き換えられるとは限りません。
たとえば、重要性の高い書類などは本人性の担保をしっかりと行わなければいけませんし、改ざんの可能性もなくす必要があります。
こういった書類も一律に電子化すべきなのかといったことはしっかりと話し合わなければいけないでしょう。

基本的に紙書類で行われた契約書は数年間保存しておかなければいけません。
では、電子データの保存に関する規約はどうなっているのでしょうか。

結論をいえば、電子データも紙同様、法律に則って一定期間保存しておかなければいけません。
この時、重要になってくるのがこういったデータをどうやって保存しておくか、ということです。
当然ながら社員のパソコンに保存するようではセキュリティ面が心もとないです。
安全に保存できる方法を模索するようにしましょう。

電子サインの導入は業務の効率化や書類の保存コスト削減などのメリットをもたらしてくれます。
一方で、電子サインを導入するためにかかるコストも見逃してはいけません。
果たして、電子サインを導入することでどれだけの利益が生まれるのかを天秤にかけながら検討するようにしましょう。