EDIとは?導入のメリットや注意点を徹底解説!

EDIとは?導入のメリットや注意点を徹底解説!

ペーパーレス化を図りながら、効率的な商取引を行いたいと考える方もいるかもしれません。
EDIを活用できれば、普段電話やファックスを使用してやりとりしていた商取引を効率良く行えます。
データの管理なども楽になり、お互いにメリットが多いのも特徴です。
こちらの記事では、EDIを導入した時のメリットや注意点、どんな種類があるのかご紹介していきます。

EDIとは

EDIとは、電話やファックスなどを使わずに電子データを交換することを指しています。
普段から頻繁に取引がある企業間で、もっと効率的にやりとりができれば良いと考えている方も多いのではないでしょうか。

特に取引が多い企業間では、頻繁に発注書や見積書のやりとりがあるでしょう。
毎回のやりとりの中でも見間違って入力をしてしまい、本来取引したい数量や金額ではなく失敗した経験もあるのではないでしょうか。
どうしても人は機械と違い間違いを起こしてしまう場合もあるため、どう防いでいったら良いのか頭を悩ませていた企業も多いでしょう。

EDIを導入すれば、取引の文書からデータを改めて入力する手間もなく、システムの中ですべて完結します。
大企業をはじめ、続々と導入している企業が増えています。
納品所や請求書などを専用の回線などで簡単にやりとりができ、仕事の効率アップが可能です。

企業間のやりとりを自動化する

企業間で契約書や受注書など、さまざまな帳票をやりとりする場合、その用途に合わせて用紙を変えなければならないなど、手間がかかっていました。
少しの手間ですが、積み重なっていくと結構時間を費やしてしまいます。
さらに、さまざまな企業とやりとりする場合、相手に合わせメールやFAX、郵送など使い分ける手間もかかっていたでしょう。

EDIが導入できれば、これらの手間がかかっていた作業を簡単に行えます。
専用の回線を利用し情報を送るだけで良く、用紙を使い分け帳票を作成する手間も省けます。

データを双方のコンピュータ間で変換して取引する

EDIの優れている部分は、取引している企業から送られてきたデータが自社に届いた時にシステム上で取り込めるように変換してくれる点です。

お互いそこそこの企業で文字コードが違う場合やデータ形式が違います。
そのまま送られてきても、本来は自社のシステムに取り込めません。
しかし、文字コードやレイアウトの変換を自動で行ってくれるため、手間なく自社のシステムに反映されて確認できます。

EDIとEOSの違い

EDIに似た文字の並びのEOSというものがあります。
文字の雰囲気も似ているため、同じようなものに感じてしまうかもしれません。

EOSは日本語にすると電子発注システムを言い、EDIよりも狭い範囲を指しているため意味は異なります。
発注電子化に特化した意味で、発注や仕入れ、請求や支払いの一連の流れを言います。
手間が省けヒューマンエラーは防げる点では共通していますが、限定的な部分が違いです。
EDIはEOSの発注だけでなく、ほかのデータのやりとりもでき、幅広い業務をシステム化できます。

EDIの種類

EDIには3種類あり、自社の環境に合うものを選ぶ必要があります。
まずはどんな特徴があるのか確認し、より自社にピッタリなEDIを選ぶようにしましょう。

個別EDI

個別EDIとは、取引先ごとに使いたい通信の形式やコードを設定できます。
それぞれ取引先に細かく合わせて設定ができるため大変便利です。
自由度も高く使いやすいと感じるでしょう。

しかし、変換システムもそれぞれに対応したものを準備しなければならないため、手間がかかります。
特に受注者側の負担が大きく、大変に感じてしまう可能性もあります。
個別EDIを使用したいなら、取引先が少ない場合がおすすめです。

標準EDI

お互いの企業が使いやすいEDIを使用したいなら、標準EDIを利用しましょう。
運用ルールやフォーマットが、どちらかの企業だけが手間がかからず使いやすいのではなく中立的にできています。
個別に決められるEDIに比べて、負担が少ないです。

一緒に使用する交渉をした時にも、どちらかだけに負担が行かない分理解も得られやすいでしょう。 標準EDIには、中小企業EDIや流通BMSなどがあります。

業界VAN(標準EDI)

業界VAN(標準EDI)は、取引先がお互い共通の商品コードな場合、大変使いやすいEDIの一種です。

標準EDIは中立的な使い方ができて便利ではありますが、コードの標準化はされていません。
お互い商品コードの取り決めた変換作業をしなければならず、手間はかかってしまいます。
業界VANを使えば、お互いが業界の中で使用しているコードが事前に設定され、標準化されているため簡単に接続可能です

現在、酒類・加工食品業界VANや日用家庭用品業界VAN、医薬品業界VANなどさまざまな業界VANがあります。
自社では同業者との取引が多いと感じているならば、業界VANが使いやすいでしょう。

Web-EDIとは

Web-EDIとは、インターネット回線を使い電子データを交換できる新しいEDIのことを言います。
専用のEDIを入れなくても簡単に導入できるメリットもあり、Web-EDIは少しずつ普及しています。
インターネットにつながったブラウザを使えば、そんなに費用もかけずに利用可能です。

Web-EDIは標準化されていないのですが、EDI取引に影響が出ると言われている2024年問題にも対応できます。
これまで専用回線として使用していたISDN回線サービス「INSネット」の「ディジタル通信モード」を終了してIP化すると発表しました。
終了時期が2024年の1月なため、『2024年問題』とも言われています。
EDI取引に影響が出る前に、Web-EDIに移行をして使っている企業も増えています。

切り替える時には取引先のシステムでも問題なく使えるように調整は必要ですが、独自にカスタマイズしやすい点がメリットです。
自社として使いやすいように独自の構築を行い、使いこなしている企業も増えています。
インターネットが使える環境であれば、場所がどこでも関係なく情報管理や電子取引ができて仕事のスピードもアップするでしょう。

ただ、簡単に使えるといっても、セキュリティ対策だけは強固に時間をかけて行っていたほうが安心です。
専用回線を使用していた時には共同の通信網を使っているわけではなかったため、情報が盗まれるような心配はありませんでした。
しかし、ネット回線を使用するため、さまざまな脅威が潜んでいます。
不正アクセスされてEDI取引の大切な情報を盗まれてしまう可能性もありますので、十分注意しましょう。
1回設定すれば安心ではなく、定期的に変なアクセスがないかチェックする必要もあります。
Web-EDIを安心して利用するためにも、何かあった時すぐに相談して解決を目指せるサポート体制が整ったサービスを使いましょう。

EDI導入のメリット

これまで当たり前のように行わなければならなかった手間が省けるなど、EDIを導入することで嬉しいメリットは多数あります。
導入する前は不安もあるかもしれませんが、いざ自社で扱うようになったらもっと早くに利用していれば良かったと感じるでしょう。
こちらでは、特にEDIを導入することで感じるメリットについていくつか紹介していきます。

商取引業務の効率化

紙を使って商取引をしていた時は、用紙に記入するだけでなく控えなどを印刷、さらに郵送するために封筒を用意してポストまで持っていくなど手間が多かったでしょう。
さらに、用紙も用途別に見極めて使い分けなければならず、さまざまな面で時間がかかっていました。

EDIを導入すれば、用紙をわざわざ選ぶ必要もありません。
控えを印刷する、郵便するために封書に宛名を書きポストまで投函する手間もなくなります。
すべてパソコン上で電子データとしてやりとりするため、まったくストレスがありません。
さらに、用紙を使う度に必要だったペーパーも使わなくて良くなります。
データはすべてパソコン上で確認できますので、無駄に用紙を準備する手間も必要ありません。
いざ何かあった時用に取っておく書類の保管場所も必要なくなり節約できます。
ペーパーレスで郵便費用もかからず、コピー用紙やインク代も節約できます。

EDIでさまざまなデータをパソコンの中で一本化できれば、自社の今後の売上に向けて戦略も立てるのも容易です。
逐一商品の需要予測を行えるようになるため、過不足も起きにくくなります。
自社だけでなく取引先もリアルタイムに現在の在庫状況を確認できるため、今後の予測もしやすくなります。

業務スピードの向上

伝票をファイルから探す手間なども省け、業務スピードも大きく向上します。
通常のEDIでも十分早く業務が進みますが、よりWeb-EDIであれば高速通信なども利用してスピード感を持って仕事ができます。

在庫数もタイムラグが発生してしまうと、本当は発注をかけたほうが良いタイミングでも気が付かないことも多いです。
すぐに現在の在庫数などを確認できるようになるため、減った分をすぐ発注できるようになります。
特に過剰に在庫が出てしまい、急遽もっと追加で欲しいと思った時にも、すぐ発注がかけられます。
迅速な対応が可能となり、商品を切らすことなく売上にもつながるでしょう。

郵送やファックスではタイムラグが生じてしまっていましたが、EDIを利用すればダイレクトに現在の状況を常にチェック可能です。

データの信頼度アップ

自社でファックスや郵送を活用していると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。
さまざまな業務があり、急いで入力していたら数字を間違って入力してしまったという状況も考えられます。
本人も間違っている感覚がなく、知らない間にデータがズレていき気が付いた時にはどこから数字が違っていたのかわからないケースも出てくるでしょう。

EDIを使えば、改めてデータを入力する手間が省けます。
これは、人の手で伝票をパソコンに打ち込む必要がないため、データが間違う要素がなく信頼度もアップします。
ミスしてしまいがちな工程をほとんどなくせるため、お互いに信頼できるデータを共有可能です。

EDI導入の注意点

EDIを導入すればミスも減り業務のスピードも上がるため、効率も良くなります。
優れている点も確かに多いのですが、実は注意点も潜んでいるので気を付けましょう。
知らないまま導入をしようとしてしまうと、取引先に迷惑をかけてしまうかもしれません。
事前にどんな注意点があるのか知っておくことで、気持ち良くEDIを導入して使えるようになるでしょう。

取引件数が少ない場合

EDIは取引先と効率良く情報交換作業ができ正確性の高いシステムですが、精度も良く使いやすい分コストもかかります。
決して安価なシステムはではないため、取り入れることで逆に負担に感じてしまう企業もあるのが現実です。
ある程度取引先があり、目に見えて社員たちの仕事も楽になる場合はお得ですが、逆に取引件数がそこまでない企業にとっては高上がりになります。
コストのほうが高くなってしまい、売り上げを圧迫する可能性もあります。

少しでも安いもので対応したい場合は、専用の回線を利用したEDIよりもWeb-EDIがおすすめです。
それでも無料で使用できるわけではないため、利用する企業にとっては余計なシステムに感じてしまうかもしれません。
導入前にコストと自社の使用頻度が見合っているかどうかを確認してから、導入を決めると失敗も少ないでしょう。

取引を行う双方の企業がEDIを導入する必要がある

自社だけでEDIを導入しても、取引先も一緒に使っていなければ使用できません。
先ほどのように取引先としては自社を含めて数えるほどしかやりとりする相手がいないと、コストが高く損をしてしまう可能性があります。
自社ではさまざまな取引先があり、皆に導入してもらいたいと思っても難しい場合も考えられます。

ほかにも、互換性のあるEDIかどうかも重要です。
効率よく取引はできるようになるため、まずはEDIを導入していない企業にはメリットを感じてもらう必要があります。
どんな風に使い心地が良くお互いにとってメリットがあるのか、説明することから始めてみましょう。

固定電話回線とインターネット回線の互換性

EDIをお互いが導入したら、必ずしもスムーズに使えるとは限りません。
固定電話回線を利用しているEDIと、インターネット回線を使うWeb-EDIに互換性がなければ使用できません。
せっかく使えると思って導入したにもかかわらず、お互いの互換性がなく使用できないのであれば不便に終わってしまいます。

特に2024年問題からインターネット回線のWeb-EDIにする企業が増えていますが、取引先と替えた後も問題なく使えそうかチェックしてから決めると良いでしょう。
Web-EDIは自分たちが使いやすいようにカスタマイズがしやすい分、互換性があるかどうかもしっかりと見なければなりません。

EDI導入の流れ

取引をスムーズにするため、EDIを導入しようと考えている企業もいるのではないでしょうか。
実際に導入する際、どんな流れになるのか気になってる方もいるでしょう。
ここからは、EDIを導入するにあたってどんな流れになるのか説明していきます。

取引先とのデータ送受信環境を整備

お互いに問題なく送受信できなければいけないため、まずは専用の環境を整えていきます。

せっかくお互いが導入したにもかかわらずやりとりができないとならないように、各企業の基幹システム同士を接続し合ってデータがやりとりできるのか試してみます。
お互いが一緒にデータのやりとりをする必要がありますので、スケジュールなどを決めておくとスムーズです。

EDIで使われるプロトコルは、さまざまなものがあります。
たとえば、銀行間で使用される全銀協標準通信プロトコルや石油化学工業協会で使用している石化協標準ビジネスプロトコルなどです。
お互いの取引に合うものを選んで、無事に接続できるように送受信環境を整えていきます。

受信データを自社システムの形式に変換

送信するデータの形式をお互いに決め、EDIシステム内のデータを読み取れるように設定しなければなりません。
せっかくデータをやりとりしても、受信した時にデータ形式が読み込めないのであれば意味がなくなってしまいます。
ほかの企業から送られてくるデータの形式をスムーズに基幹システム内に取り込むためにも、事前に識別コードを決めて変換機能を設定しましょう。

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建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

これまで発注書や見積書の用紙を選び、ファックスや郵送で手間暇をかけて送ってきた企業も、EDIを選べばスムーズな取引ができます。
書類の内容をパソコンに入力する際のうっかりミスも防ぐことができ、ヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
さらには、郵便を送る切手代、用紙やインク代、紙を管理するファイルを保管する場所も必要なくなりコストも下げられます。
商品についてもタイムラグがなく、何が足りず過剰にあるのかわかり、売上にも直接つながる対策が行えます。

最近では専用回線のEDIだけでなく、インターネット回線で気軽に使えるWeb-EDIを使っている企業が多いです。
カスタマイズもしやすく、上手に活用しています。
メリットも多いのですが、取引先によっては便利さよりもコストが高くついてしまう場合もあるため注意が必要です。
デメリットも理解したうえで、お互い導入できると良いでしょう。

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