【建築業】請求書はメールで送付できる?メリットや注意点を解説

【建築業】請求書はメールで送付できる?メリットや注意点を解説

今まで紙の請求書を送っていたものの、コスト削減や効率化を考えメール送付に変更したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、実際請求書を紙ではなく電子メールで送る企業も増えています。
こちらの記事では、請求書をメール送付にする際のメリットや気を付けておきたい注意点について解説していきます。

請求書の目的

企業としてサービスや商品を提供する場合、対する対価を回収しなければ存続できません。
請求書は対価の回収をする目的で利用されています。

口約束の曖昧な状態で取引をしてしまうと、後からお金が支払われなくてトラブルになったとしても証明するものがありません。
請求書を発行して双方で確認の事実があれば、証拠の一つにもなります。
サービスだけ提供して泣き寝入りにならないように、しっかりとお金を受け取るためにも請求書は重要な役割を果たしています。

双方に信頼関係があるからと曖昧な取引をせずに、サービスや商品を提供する場合はその度に請求書をしっかりと発行することが重要です。
請求書があれば、税務調査時の支出証明にもなります。

請求書はメールで送付可能か

請求書をメールに添付して送付したい場合、送ることは可能です。
必ず請求書は紙を利用して郵送でなければ送れないという法律はありませんので問題ありません。
請求書の発行自体にも、法律で守らなければいけない決まりはありません。

しかし、取引先の中には、勝手に電子化されると困る企業もあります。
取引をした場合に、紙の原本でなければ嫌だと考えている場合もあります。
自社で勝手に電子化にすると決めずに、まずは取引先に確認してから決めましょう。
双方に同意があれば、後からトラブルが起きることもありません。

【2022年1月施行】緩和?厳格化?電子帳簿保存改正のポイントを解説!

電子化した請求書の保存方法

基本的に請求書は、国税関係の帳簿書類は紙媒体での保管が原則です。
しかし、電子化した請求書は受け付けないわけではありません。
いくつかの条件があり、満たせば電子データ化して保存も可能です。
紙の請求書を郵送するのではなく電子データ化してメールで送付する場合は、7年間の原本の保管が義務付けられてます。
この場合、片方の企業だけが保存していれば良いのではなく、双方で保管しなければなりません。

今まで紙で請求書を保管していたものの、効率化を図るために電子データによる保存に変更したい場合、黙って変更はできません。
事前に税務署長へ、紙の請求書から電子化データの保存に変える承認を得る必要があります。
変更に関しても電子化したいから明日からすぐにでもとはいかず、時間がかかります。
3ヶ月前までに申請書を出し、文書の書類ごとに承認を得なければなりません。
電子化データに変更したいと思っても、課税期間の途中から急に適用もできません。
申請書はわざわざ税務署まで行かなくても、国税庁のホームページから取得できます。

電子帳簿保存法関係についてはこちら

請求書をメールで送付するメリット

今まで紙でしか請求書を送付していなかった場合、メールで送付すればどんなメリットがあるのか知り効率の良さを比べたいと考えているかもしれません。
もしメリットも少ないと感じれば、わざわざ手続きをしてまでメール送付にせず、これまで通り紙での請求でも良いと感じてているのではないでしょうか。
紙の請求書からメールで送付するようにすれば、得られる利点は多いです。
ここからは、請求書をメールで送付すればどんなメリットがあるのかいくつか紹介してきます。

コスト削減

紙の請求書の場合、郵送する手間がありました。
そこには送るための切手代やコピー用紙代、インク代などかかっています。
請求書も年に数回だけ送るのであれば、切手代やコピー用紙代などもそこまで負担にはなりません。

しかし、企業としてさまざまな取引先とやりとりしていれば、年間でも大幅にコストがかかってきます。
さらに、業務が忙しく従業員が残業してまで請求書を作成している場合、人件費のコストもカットできます。
請求書は取引先へ間違いなく送らなければいけないため、1社に送付するにも手間がかかりやすいです。

紙の請求書ではなく電子化のメール添付に変えれば、切手代やコピー用紙代を浮かせコスト削減ができます。
さらに、請求書を電子化できれば双方とも余計な紙を使わなくて済みますので、資源削減にもなります。
保存もすべてデータの中に入れておけるため場所も取りません。

作業時間の短縮

請求書を紙に印刷をして点検をして封筒に入れて切手を貼る場合、その作業を行うだけでも時間がかかっています。
繁忙期で忙しい時には、ほかの業務にも携わらなければいけません。
作業の工程も多い分、本当に忙しい時期は作業が煩わしく感じていたのではないでしょうか。

電子化してメール送付にすれば、印刷をして封筒に入れ切手を貼る作業をすべて省けます。
内容を確認して間違いなければ、取引先へメールで送信するだけです。

ほかにも、請求書に不備があった場合も、簡単に作業ができるようになります。
どんなに確認していても、内容に足りない部分があるなどの不備が発生してしまう場合も考えられます。
郵送の場合は返送するにも手間がかかってしまいがちです。
しかしメールの場合は不備を訂正したら、そのままメールに添付できます。
請求書を電子化できれば、会計ソフトと連携が簡単にできます。
さまざまな点で、作業時間の短縮されているのを実感できるでしょう。

トラブル防止

郵送の場合、うっかり宛名や住所を書き間違えてしまう場合も考えられます。
特にさまざまな取引先へ請求書を送らなければならない場合、作業の工程も多いためうっかりミスをしてしまうかもしれません。
住所を間違ってしまったばかりに請求書が取引先へ届かなかった、切手代金が不足していて取引先に足りない分の請求をされてしまうなどのトラブルを防げます。

郵送で送る時だけでなく、コピーの際もトラブルは起きます。
大量にさまざまな書類をコピーしていたら機械が壊れてしまい、業者に修理をしてもらうまで使えず発行が遅れてしまうかもしれません。
メールで送付ができればコピー機を使う必要もないため、極力トラブルを回避しながら送付できます。
やる工程が多い場合、それだけトラブルのリスクも潜んでいると言えるでしょう。

メールで送付する際の注意点

請求書をメールで送付する場合、メリットが多いと感じた方も多いかもしれません。
これまでよりも時間の効率も上がり、未然にトラブルを防げるなどメリットが増えます。
しかし、勝手に自社だけで請求書はどの取引先にもすべてメールを送付すると勝手に決めてしまうと、後からトラブルに発展してしまうので気を付けましょう。
ここからは、メールで送付する際の注意点についてくつか紹介していきます。

送り先へ確認する

メール送付したい場合、取引先の合意がなければなりません。
実際、電子化している企業も増えてきてはいますが、取引先の中には紙の原本でなければ受け付けないと決めている場合もあります。
勝手に自社だけで判断してしまうと、取引先の同意が得られずトラブルに発展してしまいます。
必ず事前に今後は電子化してメール送付でも良いのか確認をし、了承を得られたら送りましょう。

ほかにも、取引と一緒で口約束だけで決めてはいけません。
自社としては担当者に口頭で伝えたつもりでも、取引先の関係者に伝わっていない場合もあります。
後から聞いた聞いてないの話になると、これもトラブルに発展してしまいます。
必ず請求書は電子化してメール添付でもOKとなった取り決めの詳細を記録しておき、文書やメールで交わしましょう。

押印が必要か確認

紙の請求書ではなく電子化データ化するとなると、印鑑の取り扱いも問題となります。
電子化を利用すれば一度印刷した請求書に押印をしてスキャナーに取り込む方法か、印鑑をデータ化させた電子印鑑を使用する方法を選べます。

しかし、何かあった時法的な効力がないため、取引先によってはNGな場合もあるでしょう。
印影に作成者・使用者・タイムスタンプなどの情報をデータとして保存したものを使えば、自分で捺印した場合と同じ効力を持つものもあります。

PDFにして送付

電子化しメールに送付する場合は、修正しにくい方法を選びましょう。
エクセルやワードは便利ですが、修正も簡単にできてしまい悪いことを考えている人に改ざんされてしまうリスクがあります。

ほかにも、送付したにもかかわらず、取引先のバージョンが古くて開けない場合も考えられます。
請求書をデータ化して送付する場合は、修正されにくいPDFを利用しましょう。
ほとんどのパソコンにも対応しているため、バージョンによって見られないリスクも防げます。
情報漏洩なども考え、PDFにパスワード設定などもしておくと安心です。

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まとめ

請求書は紙の郵送から電子化したメール添付にすれば、時間短縮ができて効率化されます。
紙の無駄使いも減らし、環境の役にも立てます。
しかし、勝手に電子化したメール添付に変更すれば、取引先とのトラブルに発展してしまうかもしれません。
まだ紙の請求書しか受け付けていない企業も多いので、まずは確認をして了承を得てから利用しましょう。
注意点にも気を付け、スムーズな取引ができると安心です。


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