【建築業向け】請求書の管理方法のコツとは?管理ツールを使いこなそう!

【建築業向け】請求書の管理方法のコツとは?管理ツールを使いこなそう!

さまざまな請求書が溜まっていくと、それらを管理することが大変です。
もっと楽にミスなく行えないのか、便利な方法はないのかと悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
管理の仕方が曖昧のまま怠ってしまうと、さらに大変な事態となります。
今回は請求書管理方法のコツや管理ツールについても詳しく紹介していきます。

請求書の保存期間

請求書は、自分たちの判断でいらないと適当には捨てられません。
所得税法や消費税法、法人税法などで、保存期間というものが決まっていて、それまでは自己判断で処分できないことになっています。
法人の場合は、必ず7年間の保存が必要です。
個人事業主であれば5年間の保存が必要で、この期間は結構な量の請求書が溜まっていきます。
建築業の方はさまざまな取引先との請求書が溜まり、膨大な量を管理しなければならないでしょう。
必要な時にすぐ出せるようにもしておかなければならないので、整理や管理は大変です。

国税庁:請求書等の記載事項や発行のしかた

請求書の管理方法

請求書を管理する場合、さまざまな方法があります。
自分たちで請求書がどの状態になっているのかすぐに判断できるように、管理方法には工夫が必要です。
請求書を管理する際に、お客様に発行したものに関しては保管義務はありません。
後々から何かあった時など、入金情報を確認する時に役立つため控えを保管している企業も多くあります。

自社で発行した請求書の管理

自社で発行した請求書を見やすく分ける際にコツがあります。
ここからは自社で発行した請求書の管理の仕方を紹介していきます。

「未入金」と「入金済み」に分ける

どの請求書が入金待ちかわかるようにするため、未入金のものと入金済みのものに分けます。
後から見返した時に、請求書が入金済みかそうでないかがわかると便利です。
取引先に請求書を渡した時、控えが残っているでしょう。
この控えを未入金分として保管しておくとわかりやすくなります。
支払う日もすべての請求書が一緒ではないため、期日順にまとめておくと後から確認しやすくなります。
期日までに入金が確認できたら、入金済みへ移動してしっかりと取っておきましょう。

入金確認後は「月ごと」、「顧客ごと」に分ける

入金が確認できた後、適当にファイルに挟んでしまうと、いざ何かあった時に探すのが大変です。
すぐに請求書を確認したいという時のために、入金確認後もわかりやすくファイリングしておくと良いでしょう。
まず、月ごとに分けておくと、毎月の取り引きをチェックしたい場合に一目でわかるようになります。
さらに、顧客ごとに分けておけば、後から取引先との取引内容を確認したいと思った時便利です。

受け取った請求書の管理

まず受け取った請求書は、自社で出している発注書と相違がないか点検する必要があります。
そこまでミスがあるわけではありませんが、違う場合もあります。
後から気が付くともっと大変ですので、受け取った時点ですぐに確認し、もし相違があれば担当者に確認しましょう。

「請求内容確認済み」と「未確認」に分ける

請求書が届いた時、ミスをしないためにも一時的に請求書として管理すると良いでしょう。
そして請求内容確認済みと、未確認なものと分けます。
この手間を大切にすると、後からミスも防ぎ正確な管理がしやすくなります。

「未払い」と「入金済み」に分ける

一旦、未払いと支払い済みの請求書と分けます。
そして業者へ支払いをしたら、わかりやすく支払い済みである印も付けます。
大変な時にはスタンプもあるので、購入して使っても良いでしょう。
入金済の請求書は、取引先がそこまで多くない場合は、月単位でもわかりやすくファイリングできます。
数が多い時には、取引先単位で管理するとさらにわかりやすくなります。

請求書管理の注意点

請求書を管理する際、注意点がいくつかあります。
コツをわかっていないと曖昧な管理となり、ミスをしてしまう可能性が高まりますので気を付けましょう。

支払い漏れに注意

適当に管理してしまうと、請求書をすべて把握できず支払い漏れが出てしまう可能性があります。
自社としての利益も大きくつながりますので、支払い漏れがないように確認することは重要です。
管理をする時には、未確認請求書を別にしておき、未払い請求書と支払い済請求書も分類しましょう。
手順通り管理するだけでも、支払い漏れに気が付かないまま過ごしてしまうことを避けられます。

エクセル管理の限界

わかりやすく請求書の管理を行うために、パソコンでエクセルを使っているのではないでしょうか。
エクセルを使い慣れている方からすると、一番間違わずやりやすい方法に感じてしまうかもしれません。
しかし、継続して大量に保存していくとなると、どうしても限界があります。

いざトラブルや確認したいことがあって検索しようと思うと、エクセルは時間がかかってしまいます。
ほかにも仕事があるにもかかわらず、時間をかけて探すところから始めなければいけません。
さらに、データも1年を通してもそこそこの量になってしまいますが、5年から7年ともなると膨大になります。
徐々にエクセルで処理をする速度も低下してしまい、仕事もスムーズに進まなくなります。
エクセルに数値を入れる際、手入力でミスをする可能性もあり注意が必要です。

請求書の管理ツール

請求書の管理ツールとしてエクセルを利用している企業は多いかもしれませんが、管理システムを利用する方法もあります。
利用するにあたって、どちらにもメリットとデメリットがありますので紹介していきます。

エクセル

エクセルでは、請求先の一覧を表に作り、請求書のテンプレートも作れます。
あまり項目を細かくし過ぎると見にくくなりますが、適度にまとめると請求先の管理もしやすくなります。
普段エクセルでさまざまなものを管理しているのと同じように、ファイル名を設定して専用フォルダに保存すれば完成です。

メリット

エクセルは、普段からパソコンを扱い事務処理をしている方にとっては使いやすい点は大きなメリットです。
一からやり方を覚える必要がなく、普段ほかの作業でエクセルを使っている時と同じような感覚で使えます。
入力をしたら自分たちで計算をしなくても良く、エクセルが計算処理をしてくれるのもメリットです。
自由にフォーマットを作って、使いやすいようにアレンジもできます。

デメリット

エクセルを使う場合、契約更新時の管理が大変です。
そのため、事前に更新時期がまだかこまめにチェックする必要が出てきます。
さらに、日付順にも並べられないため、確認したい請求書が出てくるまでに時間がかかります。
データが重くなってしまうと使いにくいのも欠点です。

管理システム

請求書専用の管理システムもあります。
使用料はかかりますが、請求業務が簡単になるように考えられた管理システムで使いやすいのも特徴です。

メリット

請求書の管理だけでなく、印刷や郵送などにかかる業務なども楽になります。
時間を短縮して管理できるように作られていますので、ほかの業務もできるくらい効率もアップします。
手作業で入力する場面も減るため、人によるミスも防げる点も安心です。

デメリット

エクセルはパソコンに入っていれば、そのまま新たに作るだけでコストはそこまでかかりません。
対して、管理システムは導入コストがかかってしまいます。
取り入れたら逆に人件費削減などに貢献してくれますが、初期の段階は普段よりも経費がかかると感じるかもしれません。

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

請求書は、適当に管理してしまうと、支払い漏れが出てしまう可能性があります。
ほかにもいざ必要な時に、どこにあるかわからなくなり時間もかかってしまいます。
請求書管理は未入金と入金済み、請求内容確認済みと未確認などしっかりと分けて分類しましょう。
エクセルでの管理はメリットもありますが、一方で限界もあります。
初期導入費用が多少かかっても、管理システムがおすすめです。


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