【建築業】アイピアとは？特徴や機能、導入方法について紹介！

『アイピア』とは、工務店やリフォーム会社などの建築業向けの業務管理システムです。

顧客管理や見積書・発注書などの作成から書類管理、入金管理さらには経営状態の分析まで、建築業務に必要な機能が搭載されています。

『アイピア』の導入によって社内の情報を一元管理できるため、生産性の向上や業務の効率化を期待できます。

多彩な機能が搭載されているアイピアですが、最初は必要な機能だけをつけて利用できるスモールスタートも可能なため、気軽に導入することができます。

アイピアの特徴とはどのようなものなのでしょうか。
ここでは「一元管理」「クラウド」「操作感」「粗利の確保」の4点についてご説明していきます。

社内の情報の一元管理ができることが大きな特徴です。

積算や見積、原価管理などに特化したソフトもありますが、オールインワンシステムであるアイピアではソフトやシステムを作業ごとに分ける必要がないため、コスト削減に繋がります。

さまざまな情報が一元管理されることによって、必要な情報が簡単に見つかったり、帳票作成の際にはワンクリックで作成でき、重複入力の必要がなくなるなど、業務の大幅な効率化に役立ちます。

アイピアはクラウド型のシステムです。
現場や外出先でも、スマートフォンから情報の確認や入力が可能なため、そのために事務所に戻る必要もなくなり、これまで移動に割いていた時間を他の業務に充てることができます。

また、万が一パソコンが壊れてしまった場合でも、データはクラウド上に保管されるためデータが削除されてしまう心配はありません。
リスク削減の点においても、クラウド型のシステムは有効であると言えます。

エクセルのような使い心地で簡単な操作ができる点も、アイピアの特徴の一つです。

せっかく業務改善を図るためにシステムを導入したのに、使い方がよく分からず使いこなせなかったら本末転倒です。
アイピアでは画面のレイアウトやボタン配置も工夫されており、PCやスマホのスキルによらない直感的な操作が可能です。

また、サポート体制も整っているため、システムに関して分からない点があったら気軽に相談することができます。

最後に挙げるのは、会社に利益が残ることです。
原価金額をもとにして見積書や発注書の作成ができるため、どんぶり勘定の防止に繋がります。

また、見積の段階から粗利が確認できるため、原価金額に対して見積が適切であるか確認することによって、粗利をきちんと確保することができます。

加えて、契約時や発注時など、取引の段階ごとの粗利の推移もリアルタイムで確認することができるので、金額の変動の原因を把握し、さらなる業務改善を図ることができます。

『アイピア』には見積作成をはじめとして、案件管理や工程管理など建築業務に必要なさまざまな機能が搭載されています。
以下では代表的なものを6点、ご紹介していきます。

アイピアでは顧客情報に過去の案件が紐づいているため、過去の案件を簡単に探すことができます。
お問合せがあった際には、どのようなやり取りをしたのか履歴を残すこともできるので、お客様とのスムーズなやり取りが可能です。

加えて、顧客情報は自動的に社内で共有できるため、業務の属人化の防止にも役立ちます。

また、アイピアはクラウド型システムであるため、外出先からの情報の確認・入力が可能です。
その都度事務所に戻る必要がなくなることで、業務の効率化を図れます。

各案件を一覧にし、ステータス別に確認することができます。
進捗を見える化することによって、より確実な営業進捗の管理が可能です。

見積提出や工事の着工日といった予定を入力したスケジュール管理もできるため、漏れのないスケジュール管理をすることができます。

アイピアは見積作成において、他の見積作成専用のシステムと並ぶほど優れた機能を有しています。
高い専門性を問われる建築業の見積作成では、システムを利用することによって簡単にミスなく作業を行うことができます。

過去に作成した見積データを、新規作成中の見積に取り込むことができます。

算出が難しい建築業の見積も、過去のデータを用いることでスピーディーに作成が可能です。
新しく入力する必要がないので、入力漏れといった人為的ミスの防止にも繋がります。

アイピアの見積は5階層にまで対応しています。
小規模から大規模工事まで、さまざまな規模の工事に対応できます。

テンプレートも用意されているため、誰でも簡単に分かりやすい見積を作成することができます。

見積の際の原価を実行予算として取り込み、発注書を作成するため、その都度情報を入力する必要がなくワンクリックで発注書の作成まですることができます。

見積や実行予算を作成する前、契約前での発注書の作成も可能なので、工事の規模に応じた柔軟な対応ができます。

工程表の作成も簡単にすることができます。
見積の階層を項目として取り込むことや、事前に作成したテンプレートを利用することができるため、素早い作成が可能です。

加えて、各案件の工程表を一覧で確認でき、案件を複数抱えていてもまとめて管理することができます。
工程バーを色分けできるのも便利なポイントです。

取引の際に重要な請求書の発行や入金管理もアイピアで行うことができます。

未請求の入金情報の識別が簡単にできる他、案件ごとの請求予定、入金予定の登録ができるため、請求漏れや入金漏れの防止に繋がります。

また、入金情報は自動で共有されるので社内でのスムーズな情報交換が可能です。
請求書の発行も、入力された情報をもとにワンクリックでできるため、作業効率が向上します。

では、実際にアイピアを導入したい場合にはどのようにすれば良いでしょうか。
具体的な導入の流れや、実際にアイピアを導入された企業の事例を、ここからはご紹介していきます。

アイピア導入までの流れを順を追ってご説明していきます。

ホームページの問合せフォームから、または電話での問合せから資料請求ができます。

実際の画面を見ながらのリモートでのデモンストレーションにより、課題や要望の相談ができます。

ヒアリング/リモートデモの内容をもとに見積りがされます。

契約内容や費用の了承のもと、申込書の提出により、契約となります。

契約内容に基づいたアイピアのサイト構築と環境構築がされます。

契顧客情報のデータ移行などのオプションの設定がなされます。

引渡しがされたら取引先や社員の情報などを入力します。

実際に利用する方に向けた操作説明会を受けることができます。

万全のサポート体制のもと、アイピアの運用を始めることができます。

初めて管理システムを導入する方や、PCの使用に慣れていない方の中には、導入する際にしっかりと使いこなせるか不安を覚える方も多いのではないでしょうか。

アイピアでは、会社ですぐにシステムが定着するための充実したサポート体制が整えられています。
電話やメールでのサポートの他、動画マニュアルや必要に応じてリモート研修も利用することができます。

分からないことをすぐに解決できる環境が整っているため、安心して使い続けられます。

ここでは、アイピアを導入することによってどのような業務改善が見られたのか、実際の導入事例をもとにご紹介していきます。

出先から情報の確認・操作が可能なのがこんなにも楽で効率的になるとは思っていませんでした。
以前に比べて現場状況について共有する時間は半分以下です。
わざわざ事務所に出社しなくても仕事ができそうで助かっています。

引用元：株式会社コネクシオホーム様 導入事例

アイピアはクラウドに情報を保管するため、出先からでもデバイスを選ばずに使用できます。
そのため社内での共有も簡単にでき、情報の入力も出先で行うことができます。

必要書類を作るために必要な情報を担当営業しか持っていないことも多かったのでわざわざ電話して督促してもらったり、届くまで待ってもらったり・・・
という余計な手間のせいで相当な残業を強いてしまっていたのですがアイピアに情報を統合することで必要な情報がいつでも取り出せる環境になったことで事務作業が一気に効率化されて、
事務員さんは定時退社が基本という形にすることができました。

引用元：株式会社ナチュラル・ケア様 導入事例

業務の効率化が促進されることによって、これまで作業にかかっていた時間を大幅に短縮することが可能です。

見積書の作成時間はかなり短縮できたと思います。
以前の半分くらいにはなったんじゃないかな？
もともとExcelを使って都度１から作成していたのですが、システムに入力するようになるとこれまで気付かなかった法則が見えてきたのが驚きです。

引用元：株式会社ビオトープ様 導入事例

アイピアでは必要な情報を入力すれば、ワンクリックで自動的に見積書を発行することができます。
これまで見積作成に割いていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率が向上します。

建築業向け管理システム『アイピア』についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

一元管理システムであるアイピアを利用することによって、顧客情報の管理から見積作成、アフターフォローまで、建築業務を一通り行うことができ、効率的な業務を行えます。

無料体験版も利用できるため、システムの導入を検討されている方は、一度体験版を利用してみてはいかがでしょうか。