見積書を電子化するメリット!電子化する際のポイントも徹底解説

見積を電子化するメリットとは?

見積書は取引の前段階に提示される文書で、注文をした際に発行されるものですから、おそらく皆さんもお目にかかったことがあることでしょう。
見積書は企業において、印刷された紙ベースの見積書をファイリングして保管することになりますが、近年は文書管理の観点からも紙ベースから電子化に転換する企業も増えています。

こちらでは、見積書の電子化のメリットや電子化する際のポイントについて詳しく解説していきます。

見積書の役割

見積を電子化するメリットとは?

見積書は、受注側が取引内容を発注側に提示して、数量や金額、工程、期間などにズレがないかどうかを確認するための文書です。

見積書を契約前に発行することにより、見積書をもとに実際に発注するか否かを検討することができるようになっています。
このように、見積書は自社と取引先との間で取引を行ううえで非常に重要な役割を担っている文書です。

ただし、見積書は必ずしも発行しなければならないという決まりはありません。

お互いに見積書が必要ないといった判断をして合意していれば、文書にせずに口約束のみで金額を提示することもできます。
しかし、これでは後になって「口約束していた内容と異なる」「こんな内容は聞いていない」といったトラブルが起きかねません。

こういったトラブルをなくすためにも見積書を文書として発行されるケースが多いです。

認識を合わせるため

前述の通りになりますが、やはり見積の段階で口約束だけでは互いに金額や内容が言っていたことと違うといったトラブルが生じてしまうリスクが大いにあります。

発注者と受注者それぞれが商談などで認識している内容でズレ、相違がないかどうかを書面で確認し、認識を互いに合致させるために発行されています。

情報伝達のため

見積書は社内、取引先、仕入先といた社内外間で内容や納期などといった情報を伝達する目的で発行されています。
発注側に取引条件を伝達すると同時に、社内においても見積の情報共有を実施する目的で作られているのです。

正確な見積書を作成するには、できる限りの情報を発注側も伝えていく必要があるでしょう。
受注側も発注側から与えられた情報の量に応じて見積書の内容も異なってくるためです。

発注を促すため

発注側に購入したい、発注したいという決断を促すために発行されるものです。
受注側にとっては、いかにして契約を取って利益を上げるかということを目的として営業されています。

おそらく、発注側は他社にも見積を取っている可能性もありますから、いかにして自社を選んでもらうためにも、発注側が心動かされることや納得できるような価格設定にすることがポイントになります。

主な記載事項

見積書には、特に決まった形式もなく何を記載しても構わないのですが、できれば発注側が見やすいように、理解しやすいように記載しておきたい主な内容についてご紹介しましょう。

  • 宛先
    発注側の会社名を記載しましょう。
    大企業の場合は部署や担当者の名前まで記載しておくとより丁寧です。
    会社名の後には『御中』を、個人名には『様』の敬称を記します。
  • 発行日・提出日
    見積を発行した日、提出日は記載することでいつの取引なのかが明確になります。
    日付を記載することで、後から電話やメールなどでのやりとりで『○月△日のお見積もりの件で』というだけでスムーズにやりとりができるようになるためです。
  • 発行者の会社名・住所・氏名・電話番号
    見積書を発行する受注側の会社名と住所、氏名、電話番号も記載します。
    メールアドレスも記載できれば、発注側もメールでもやりとりができるようになるため丁寧でしょう。
  • 有効期限
    見積書の有効期限を記載しておくと、価格変動を回避することやたとえばキャンペーンなど期限終了後の申込トラブルを防止できます。
  • 見積金額
    見積の合計金額を税込表示で記載しましょう。
    下へ記載する内訳明細の金額と一致する必要があります。
  • 品名
    商品やサービスの品名を記載しましょう。
  • 数量
    商品の数は数量で記載します。
    一方サービスや提案などの場合は数量で表すことが難しいので『一式』という表現を使います。
  • 単価
    商品やサービスに1個あたりの金額を明記します。
  • 小計
    商品やサービスの税抜の合計金額を記載します。
  • 消費税額
    小計にかかる消費税額を記載します。
  • 合計金額
    明細の中でも商品やサービスの税込合計金額を記載します。
    この金額が先ほど紹介した見積金額と一致しているか確認します。
  • 備考
    相手との認識のズレを防ぐために、納期や納品場所などといった条件を記載しておくと丁寧です。

見積書をPDF化はできる?

見積を電子化するメリットとは?

見積書は紙文書として使用されることが多いものですが、近年はPDF化して電子文書としてやりとりされる企業も増えています。
PDF化された電子文書でも紙文書の見積書と同様に法的に有効です。
国税関係の書類に関しては、電子帳簿保存法にもとづきデータ化することが可能になっており、見積書もその一つに数えられています。

見積書PDF化のポイント

ではここで、見積書をPDF化する際に気を付けておきたいポイントについてご紹介していきましょう。

有効期限を記載する

PDF化された見積書にも有効期限は記載するようにしましょう。
有効期限を設定しておくと、業界の状況などによって相場変動が合った場合に商品やサービスの価格を変更しなければならない可能性もあります。

見積提示から契約まで長い時間が経過すると、場合によって原材料の価格変動で利益が少なくなる可能性がありますので、有効期限を設けておくと安心です。
また、有効期限を記載することで契約を促す効果も得られるでしょう。

メール件名で見積書添付であることを明記

PDF化した見積書は電子文書ですから、メールで送信する形になります。
通常、日々たくさんのメールが届くものですので、メールの量が多いと見積書のような重要な書類を見逃してしまうことも少なくありません。
そこで、見積書を送付する際は、メール件名に見積書を添付するメールであることをタイトルで明記しておくと安心です。

この時、件名に【御見積書添付】【御見積書送付】といったわかりやすい件名で送ると丁寧でしょう。

見積書電子化のメリット

ではここで、見積書を電子化するメリットについてご紹介していきます。

仕事効率が上がる

見積書が電子化されていると、データをメールで送ったりサーバーに保存したりなどして共有することができます。

また、見積書を直に提出することや郵送する手間もかからないため、仕事の効率を上げることができるでしょう。
また同じような見積内容があれば、過去のデータを利用して新規見積を作成することも可能ですので、業務効率がアップします。

電子保存ができる

電子化された見積書は電子保存ができることから、送付履歴も簡単に確認することができます。
さらには、システムによっては先方が見積書を送付したメールを開封したかどうかを確認することができることから、送った送っていないといったトラブルを防止することもできます。

また、データはサーバーやクラウド上で保存することで保存スペースが確保でき、PCの容量も負担がかかりません。

見積書電子化のデメリット

見積を電子化するメリットとは?

一方、見積書を電子化するにあたりデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。

改ざんのリスクがある

電子化された見積書はデータを改ざんされるおそれがあります。
エクセルやワードなどのソフトで作られた見積書は誰でも簡単にデータを改ざんすることができてしまいます。
このため、電子化する見積書はデータ改ざんを未然に防げるPDF化がおすすめです。

PDF化されたデータはよほど簡単にデータを改ざんされるおそれは少なくなります。
ただ、それでもPCに長けている方は簡単に改ざんできてしまうこともありますので、PDFファイルに公開範囲を定めて、対象者にのみ閲覧できるように設定することで改ざんを防ぐことが可能になります。

押印は必要?

見積書には本来押印の必要性はありません。
押印されていようがいまいが効力に影響はないでしょう。

ただ、見積書は会社の稟議にかけられてから決定されるケースも多いです。

見積書に印鑑があることで、会社に信用度を上げることができて印象が良くなりますので、押印をされる会社も多いです。
もし押印を検討されているの出れば、電子印鑑を利用されると良いでしょう。

見積書では会社の角印を作成されることをおすすめします。

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まとめ

いかがでしたか。

見積書を電子化することで業務効率が上がり、結果売上につながる営業により専念できること、そして電子保存できることから電子文書の保存スペースも必要がなくなります。

見積書の保管は原則7年保管、例外を含めると10年間保管と決められており、基本的に10年近い見積書を社内に保存しなければなりません。
紙文書ですと保存スペースを取るだけでなく、管理も面倒になりますので電子化は大きなメリットとなることでしょう。


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