情報共有アプリとは?おすすめ5選を比較

情報共有アプリとは?おすすめ5選を比較

今、あらゆる職場や現場で情報共有アプリが注目を集め、導入を進めているところが増えてきました。
この記事では、今話題の情報共有アプリとはどのようなアプリなのか、導入するメリットを解説していきます。
情報共有アプリのおすすめ5選を比較しながらご紹介したうえで、情報共有アプリ導入時の注意点もご案内しますので、導入に向けての参考にしてください。

情報共有アプリとは

情報共有アプリはスマホやタブレットなどのモバイル端末やパソコンにダウウンロードすることで、アカウントを取得したメンバーや権限を与えたメンバー間で情報共有ができるようになるアプリです。

情報共有にもさまざまな方法があり、メッセージの交換などのやりとりができる機能や、お互いのスケジュールや担当業務を確認し合う機能、プロジェクトなどの進捗管理ができる機能、日報の報告や確認ができる機能、質疑応答ができる機能などが搭載されています。

情報共有アプリを導入するメリット

情報共有アプリを導入すると、どんなメリットが得られるのか見ていきましょう。

社内のコミュニケーションが活発化する

これまでの社内コミュニケーションは、直接対面で話す、電話やメールで確認し合うのが一般的でした。
確認を取りたい上司が出張や会議などで席を離れていることが多い場合や先輩や同僚に話しかけたくても忙しそうにしていると、なかなかタイミングが見つかりません。

その結果、確認が後回しになることや伝えたいことを伝えられず、業務に支障が生じることや連携ができなくなることがあります。
これに対して、情報共有アプリを使えば、いつでも気軽にメッセージなどが送れ、送られたほうやメンバーも自分が好きなタイミングで確認できます。

出張先や移動中などの出先でも、インターネットさえつながれば確認や返信ができ、忙しい人でも、ちょっとした隙間時間でコミュニケーションが取れるのがメリットです。

スキルやノウハウを共有できる

質疑応答機能を使って先輩や詳しい方からのアドバイスが掲示板などに蓄積されたり、ほかのメンバーの成功事例などの情報を閲覧したりできることで、スキルやノウハウを共有できるのもメリットです。

時間や場所を選ばず利用できる

クラウド型のサービスなら、時間や場所を選ばず利用できます。
工事現場と本社や営業所をつなぐなど、距離を越えてリアルタイムでコミュニケーションや情報の共有が図れるのがメリットです。

おすすめ情報共有アプリ

情報共有アプリの中から、おすすめのアプリを、特徴や機能、価格、体験版の有無について比較しながらご紹介していきます。

LINE WORKS

子どもから高齢者まで気軽なコミュニケーションツールとして利用されているLINEのビジネスバージョンです。

特 徴

  • 気軽にチャットでコミュニケーションが取れる
  • 予定を共有できる
  • データのやりとりもできる
機能 ・トーク機能
・ノート機能
・フォルダ機能
・予定機能
・タスク機能
・音声・ビデオ通話機能
価格 フリー:0円
スタンダード:月額450円
アドバンスト:月額800円
体験版の有無 無料トライアル有

Chatwork

誰もが簡単に使いこなせるシンプルさが魅力の業務用チャットツールです。

特 徴

  • ITリテラシーが低い方でも使いやすい
  • Web版のほかモバイルアプリもある
  • 日本語・英語・台湾・ベトナム語の4ヶ国語対応
機能 ・グループチャット機能
・タスク管理機能
・ファイル管理機能
・ビデオ・音声通話機能
価格 フリー:0円
ビジネス:月額840円
エンタープライズ:月額1,440円
体験版の有無 1ヶ月間無料お試しあり

Slack

メッセージのやりとりやファイルの共有、ビデオ・音声通話が簡単に使えるほか、GoogleドライブやZoom、Salesforceといったツールとの連携がしやすいアプリです。

特 徴

  • メッセージのやりとりや音声やビデオ通話によるミーティングができる
  • ファイルの閲覧と共有ができる
  • 情報を録音・録画して共有できる
機能 ・メッセージ機能
・ハドルミーティング機能
・ファイル共有機能
・クリップ機能
価格 フリー:0円
プロ:月額925円
ビジネスプラス:月額1,600円
体験版の有無 フリープランで無料お試し可能

Talknote

Talknoteはリアルタイムの情報共有やデータの蓄積ができるアプリです。

特 徴

  • 伝えたい情報のテーマごとや、共有したいメンバーごとにノートを作成して共有
  • 個別やチーム間のタスク管理ができる
  • タイムラインで最新情報をチェックできる
機能 ・ノート機能
・タスク管理機能
・チャット機能
・メール連携機能
価格 要見積もり
体験版の有無 無料トライアルあり

情報共有アプリ導入時の注意点

情報共有アプリのおすすめ5選をご紹介しましたが、自社にどのアプリが合うかは導入時の注意点も踏まえて検討することが大切です
いかにおすすめのアプリでも、使いこなせません。

多機能だから良いわけではなく、自社では使わない機能があれば、費用の無駄になるので注意が必要です。

社内の課題・導入目的を明確にする

どうして情報共有アプリが必要なのか、情報共有がスムーズにできていない課題や解決したいこと、導入目的を明確にしましょう。
社内の課題を解決し、導入目的にマッチした情報共有アプリがおすすめです。

使いこなせるかどうか試す

いきなり契約して費用を払うのではなく、まずは無料お試しから始めましょう。
一部の人が使えればいいのではなく、社内の課題解決や導入目的を達成するためには、必要なユーザーすべてが簡単に使いこなせることが大切です。
中高年のスタッフや現場職などITツールに慣れていない人でも使いこなせるか確認しましょう。

料金やプランを検討する

必要とする機能が入っているか、不要な機能が含まれていないかをプランの内容をしっかり見て検討しましょう。
同じ情報共有アプリの場合、プランによって使える機能に制限があるので、注意が必要です。
料金は使える機能が多いほど、ユーザーが多いほど高くなるのが一般的なので、人数が多い企業の場合はランニングコストの負担に問題がないか、資金シミュレーションも必要になります。

サポート体制やセキュリティを確認する

わからないことがあったり、トラブルがあった際に質問に答えてくれたり、アドバイスや解決をしてくれるサポート体制が整っているか確認しましょう。
ビジネスで使う場合、社員や顧客、取引先の情報や企業機密なども含まれた情報のやりとりが行われるため、セキュリティ保護が図られているかも重要なチェックポイントです。

情報共有を効率化!『建築業務向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

情報共有アプリとは社内をはじめ、権限を付与した社外の人とも情報共有がスムーズにできる機能を持ったアプリです。
情報共有アプリを導入するメリットとして、社内のコミュニケーションが活発化すること、スキルやノウハウを共有できること、時間や場所を選ばず利用できることが挙げられます。
おすすめ情報共有アプリとして、LINE WORKS、Chatwork、Slack、Talknote、Google Workspaceをご紹介しましたので、参考にしてください。
情報共有アプリ導入時の注意点として、社内の課題・導入目的を明確にすること、使いこなせるかどうか試すこと、料金やプランを検討すること、サポート体制やセキュリティを確認することが大切です。

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