情報共有で業務効率化を実現!現状の課題や効果的な方法を解説

情報共有で業務効率化を実現! 現状の課題や効果的な方法を解説

一人で仕事を行うだけでは限界があります。
私たちは同僚や上司などと連携することでうまく仕事を進めていかなくてはいけません。

その際、特に重要になるのが情報共有です。
情報共有をうまく行っていけば、これまで滞っていた仕事もスムーズに進む可能性は十分にあります。

情報共有とは

一口に情報共有といっても、ただ単に情報を知らせるだけの質の低いものから仕事の質を高めるものまでさまざまです。
とにかく社員同士で情報を共有しようと呼びかけても、共有する情報が箸にも棒にもかからないものでは意味がありません。

また、情報共有のやり方自体も工夫しないと、生産性は一向に高まっていかないままです。
まずは情報共有とは何かを徹底的に学ばなくてはいけません。

情報共有の4要素

情報共有をするためには4段階のステップを踏む必要があります。
収集、整理、共有、活用の4段階で何をすべきかを一つひとつ見ていきましょう。

収集

情報共有をするためには、素材となる情報を集めなければいけません。

たとえば、取引先との交渉がどうなっているかの情報を共有するとしましょう。
その場合は、これまで取引先とどんなメールをやりとりしていたのか向こうはどんな条件を提示しているのかなどの基本的な情報を収集しなくてはいけません。

整理

収集した情報はそのまま共有してはいけません

先程の例でいえば、取引先とのこれまでの交渉過程で生じたやりとりをすべて会社内で共有するとしたらどんなことが起こるでしょうか。
あまりにも情報量が多すぎて、とても理解できるものではなくなってしまうでしょう。

そういった手間を省くためにも、共有する前に情報を整理しなくてはいけません。

共有

情報の収集と整理を行った後にようやく共有のフェーズに入ります。

もっとも、共有の手段は慎重に選ばなくてはいけません。
誰にでも利用できるメールやグループチャットを使って情報共有をすると、ハッキングのリスクが否めないです。

くれぐれも秘匿性の高いツールを使って情報を共有するようにしましょう。

活用

共有した情報はその後の仕事に役立てなければいけません。
この情報をもとにどんな戦略を練ることができるかきっちりと社内で話し合うようにしましょう。

情報共有のメリット

社内で情報共有はすべきだ、ということは誰の目にも疑いようのないことでしょう。
もっとも、じゃあ情報共有のメリットはどこにあるのか、と聞かれたら詳しく答えられる人はなかなかいないのではないでしょうか。

ここからは、情報共有のメリットはなんなのかを考えていきましょう。

業務効率化

一つのタスクにかける人数が増えれば増えるほど業務が効率化することは言うまでもありません。
もっとも、これはやるべき仕事が明確になっていることが前提条件になります。

情報共有が満足に行われていないまま仕事を複数人で行おうとすると、それぞれが何をすればいいのかが明確でなくなってしまいます。

業務効率化~業務効率化の具体策と進める際のポイント~

属人化を回避できる

この仕事はこの人でないとこなせないという事態は珍しくありません。
長年の経験や勘が物をいう業界ならばなおさらそういうことが起こりやすいでしょう。

しかし、いざその人が退職したり、なんらかの理由で仕事ができなくなったりしたら、その仕事を引き継ぎようがなくなってしまいます。
そうなると、これまでできていたはずの業務が担当者がいなくなってできなくなったということになりかねません。

これを防ぐためにも早いうちにノウハウの共有を図り、誰もがあらゆる業務をこなせるような体制を整えるようにしましょう。

属人化とは?リスクや原因・解消方法までご紹介!

組織全体のスキルアップにつながる

社員数人でチームを組んでいる時、それぞれの実力にバラつきが生まれることは避けられません。
特に年齢の若い社員は年長の社員に比べてスキルが劣りやすくなるでしょう。

これを改善するためには、しっかりと情報共有を行い、それぞれの社員がわからないところを減らすしかありません。

信頼関係を強化できる

各々の社員の間に信頼関係があれば業務は効率化されやすいです。

では、どうすれば信頼関係が築かれるかといえば、やはり綿密なコミュニケーションを取ることが大切となるでしょう。

社員同士が信頼し合える会社になれば、これまで以上に生産性が高まるのは言うまでもありません。

情報共有を徹底できない原因

ここまで、情報共有のメリットを見てきましたが、それはわかっているけれどいまいち実践できないと悩んでいる企業も多くいるのではないでしょうか。
ここからは、情報共有がうまくいかない理由をいくつかの観点から見ていきましょう。

情報共有をしにくい雰囲気

たとえば、この仕事でミスをしてしまいましたと上司に報告をするとしましょう。
この際、上司が普段から高圧的にふるまっていると、報告する側は上司に怒られるかもしれないと萎縮する可能性が高いです。

そうなると、また怒られるのはいやだからという理由で情報共有が適切に行われなくなってしまいます。
このように、社内に漂っている雰囲気が原因情報共有が活発に行われない会社は珍しくありません

情報共有を行う余裕がない

先程も見たように、情報共有を行うためには情報の収集と整理という前段階が必要になります。

そのためには時間が必要ですが、ほかの仕事がたくさんあって情報収集と整理にかける時間が取れないと悩んでいる社員は多いです。

情報共有のルールや仕組みがない

情報共有はいつやるべきか、メールなどの文面でやったほうがいいのか、口頭でやるべきかなどといったルール作りをあいまいにしている会社は多いです。

こうなると、情報共有を行う社員としては、その都度適切な情報共有の方法を自ら案出しなくてはいけなくなってしまいます。

効果的な情報共有の方法

先程は、情報共有が停滞してしまう原因を見てきました。
次はこれらの課題を踏まえたうえで、情報共有を効果的に行うための手段を考えていきましょう。

情報共有のルールを決める

人間はルールがないとなかなか行動ができない生き物です。
もちろん、中にはルールなどなくても率先して動ける人がいるのは事実ですが、それは一握りです。

積極的に情報共有を行えるような導線を作るためにも、どのような手段を使って情報共有をするのかを決めるようにしましょう。

情報共有の重要性を従業員に共有する

ただ単に従業員に義務付けるだけではクオリティの高い情報共有は生まれません。
ともかく情報をほかの社員と共有すればいいのだろう、と流れ作業になりかねないです。

これを防ぐためには、そもそも何のために情報共有を行うのか、情報共有を行うとどのようなメリットが生まれるのかの意識付けを行うようにしましょう。

情報共有しやすい雰囲気を作る

なんらかの失敗をした部下があなたのもとに情報共有しに来たとしましょう。
この時、否定の言葉から入るようではいけません。

そうではなく、まずは勇気を持って情報共有しにきたことをねぎらいましょう。
その後もなぜ失敗したのかと問いただすのではなく、どうすればこうした失敗を今後しないようになるのかをともに考えるようにしましょう。

近年は心理的安全性という概念が重要視されていますが、これは活発な情報共有を促すにあたっても大切な考え方です。
常にフレンドリーな雰囲気で接することですべての社員が積極的に発言できるような環境が生まれます。

情報共有を効率化するツールを導入する

メールや書類などで一から情報共有の文面を考えようと思うと手間がかかりかねません。
最近では情報共有を簡単に行えるツールがたくさんリリースされています。

それらを導入することによって、社員たちが手軽に情報共有できるような環境を整えるようにしましょう。

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まとめ

社員それぞれが常に情報共有を頻繁に行えるような環境を作るためには時間がかかります。
焦るあまりとにかく情報共有をしろと命令してしまうと、逆に社員はプレッシャーを感じてしまうでしょう。
そうではなく、じっくりと時間をかけて社員それぞれの意識を変えていかなくてはいけません。

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