【例文あり】見積もりの断りメールの書き方!相見積もりもご解説

【例文あり】見積もりの断りメールの書き方!相見積もりもご解説

見積もりや相見積もりなどを断る際には、相手の立場を考えて丁寧な配慮が必要です。
メールでお断りする際に、どのような文面にしたら良いのかで悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで、こちらの記事では、見積もりを断る時のマナーや、意識すべきポイントなどに触れたうえで、メールで断る際の例文をご紹介していきます。

見積もりを断る際のマナー

ビジネスシーンでは、見積もりを請求したにも関わらず、諸事情で断らなければならないケースも多々あることでしょう。
見積もりを断ること自体は特に問題はありません。
ただし、今後の関係性に影響を与えないためにも、断る際には十分な配慮が必要です。
ここでは、見積もりを断る時に注意しておきたい4つのマナーをご紹介します。

感謝を伝える

まずは、感謝の気持ちをきちんと伝えておきましょう。
見積もりの作成時には、さまざまな手間や時間がかかります。
相手側のそういった労力に対して、感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。
例えば、「この度はお見積もりをいただき、誠にありがとうございました」といったように、見積もりを作ってもらったお礼の言葉を先に述べておけば、次につなげやすくなることでしょう。

はっきりと断る

見積もりをしていただいたのに、はっきりと断るのは申し訳ないと思う方もいるかもしれません。
ビジネスにおいては、不要な場合には、はっきりと断るのがマナーです。
曖昧な返事をしてしまうと、相手が誤解したり、判断に困ったりする可能性があります。

角が立たないようにできるだけソフトな表現を用いて、丁寧に断るようにしましょう。
その際には、「あいにくですが、今回は……」、「大変に心苦しいのですが……」、「せっかくのご提案ですが……」といったようにクッション言葉を使うと、印象を和らげることができます。

断る理由を明記する

相手はどうして断られてしまったのだろうと、気になってしまうことでしょう。
そのため、必ず理由を明確にして伝えるようにしましょう。

その際には、「費用の面で折り合いがつかなかった」、「スケジュールの都合がつかなかった」といったように、こちら側の都合で断るようにするのがマナーです。
断る理由を相手のせいにしないように気を付けましょう。

断りの理由を言い出しにくい状況の場合には、「申し訳ないですが、今回はお取引をお見送りさせていただきます」といった伝え方をしてみるのも手です。

今後の関係性について言及する

断り方に十分に気を付けないと、その後のビジネス関係に悪影響が出てしまうおそれがあります。
今後も円満な関係を築いていきたいのであれば、お断りする際であっても、次につながる可能性を残しておきたいところです。
「今回の見積もりは断りますが、また機会があったらよろしくお願いします」といった旨を伝えておくと良いでしょう。

見積もりを断る際に意識すること

見積もりを断るのは、気が引けることもあるでしょう。
しかし、断るつもりならば、その旨を相手にきちんと伝えなければなりません。
断る際には、相手を不快にさせないように配慮して、言葉遣いやタイミングにも注意が必要です。
ここでは、メールで見積もりを断る際に意識すべき4つのポイントをご紹介します。

柔らかい言葉遣いで書く

文面だけのやり取りではお互いの表情がわからないので、誤解を招くおそれがあります。
メールで断る際には、文面に柔らかい言葉遣いを用いるように意識すると良いでしょう。
クッション言葉を適切に用いて、そっけない文面にならないように配慮が必要です。

なるべく早めに伝える

見積もりを断ると決めたら、なるべく早く相手に伝えるようにしましょう。

見積もりを依頼された側は、今後の受注に備えて準備を進めている可能性もあります。
断りの連絡が遅れると、相手に無駄な労力をかけてしまうことにもなりかねません。
その後の関係性を大事にしていくためにも、速やかに断りの連絡を入れるようにしましょう。

相手を最大限に尊重する

メールで断る際には、相手への尊重も忘れないようにしましょう。
見積もりを断られた相手の気持ちに配慮して、文面を工夫する必要があります。
今後も良好な関係を続けていきたい気持ちがあることも述べておけば、相手を最大限に尊重していることが伝わることでしょう。

相手が連絡を受け取ったかどうか確認する

メールを送信したら、必ず相手が開封するとは限りません。
送信エラーで相手に届かない、ほかのメールに埋もれて見落としている可能性もあるかもしれません。
メールで断りの連絡を入れたら、後日連絡を受け取ったかどうかの確認をしましょう。

見積もりを断る際のメールの例文

見積もりを断るケースは、費用や条件などさまざまな理由があることでしょう。
ここでは、シチュエーション別に4つの例文をご紹介します。

【例文1】費用を理由に断る場合

◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□部の△△です。

この度はお見積もりをいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいたお見積もりをもとに社内で慎重に検討を重ねましたが、今回は採用を見送らせていただくことと致しました。
予算がどうしても社内で折り合いがつかなかったことが理由でございます。
貴重なお時間をいただきながら、このようなお返事となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
また機会がございましたらぜひよろしくお願いいたします。
大変申し訳ないですが、メールにて失礼させていただきます。

【例文2】その他条件を理由に断る場合

◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯部の◯◯と申します。

この度はお見積もりをいただき、誠にありがとうございました。
お見積もりを元に社内で慎重に検討を重ねましたが、ご提示いただいた納期ですと、スケジュールに間に合わないため、今回はお見送りさせていただく運びとなりました。
このようなお返事となりましたこと、心からお詫び申し上げます。
貴社の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【例文3】相見積もりで断る場合

◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯部の◯◯と申します。

この度はお見積もりをいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいたお見積もりを元に、慎重に審議致しましたが、弊社の予算とスケジュールの折り合いがつかなかったため、誠に残念ではありますが、今回はお断りさせていただく存じます。
またの機会がございましたら、是非ご連絡をさせていただきたいと考えております。
その際は、是非とも宜しくお願い申し上げます。

【例文4】営業がしつこい際に再度断る場合

◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯部の◯◯です。

この度はお見積もりしてくださり、誠にありがとうございました。
条件を提示していただきました、すでに依頼業者が決まっているため、今回はご要望に応えることができません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

相見積もりを断る際は?

最後に、相見積もりを断る際のポイントをご紹介します。

基本的なマナーは同じ

相見積もりの場合も、普通の見積もりと同様に「すぐに連絡する」、「はっきりと断る」といった基本的なマナーは一緒です。
柔らかい表現を用いるようにして、連絡を入れるようにしましょう。

連絡漏れがないように気を付ける

相見積もりでは、複数社に見積もりを依頼することになります。
そのため、断る場合は数社に断りの連絡を入れなくてはなりません。
連絡漏れがないように、十分に気を付けましょう。
見積もりを依頼した会社のリストアップをしておくと良いでしょう。

他社の社名や見積もりの詳細は話さない

すでにほかの会社に決まっている場合であっても、社名や見積もりの詳細は漏らさないのがビジネスマナーです。
相手先から聞かれた場合でも、答えないようにしたほうが良いでしょう。

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まとめ

断りの連絡はできるだけ早めに入れるのがマナーです。
その際には、感謝を伝えたうえで、断る理由、今後の関係性についても伝えておくのがポイントです。
メールで断る必要がある場合は、ご紹介した例文も参考にしながら、丁寧な文面を考えてみると良いでしょう。

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