英語で見積書を作成するコツを解説!英文での送付メールの書き方も紹介

英語で見積書を作成するコツを解説!英文での送付メールの書き方も紹介

外国人や海外の企業と取引をする際には、英語で書かれた見積書を用意しなければなりません。
見積書のタイトルや宛名などを英語でどのように記載したら良いのかわからないという方もいることでしょう。
そこで、本記事では、英語の見積書や送付メールの書き方、作成時に役立つ英語フレーズなどを紹介していきます。

見積書は英語で何という?

見積書の英語表記は、『Cost estimate』(コスト エスティメイト)、もしくは、『Quotation』(クオテイション)です。
どちらも、「見積もり」を意味する英単語ですが、意味合いが異なります。

Cost estimate』は、『概算見積書』のことです。
金額など変更がある可能性場合や正式な見積額が確定していない場合に用います。

一方、『Quotation』は、『確定見積書』のことです。
すでに見積額が確定しており、内訳を盛り込んで、正式な見積もりを出す場合に場合に用います。
英語の見積もりを用意する際には、『Cost estimate』と『Quotation』を間違えないように気を付けましょう。

英語での見積書の書き方

見積書 英語

ここからは、英語で見積書を作成する際に押さえておくべきポイントを具体的に紹介していきます。

見積書の記載項目

英語の見積書を作成する際には、日本語の見積書と同じように、タイトル、日付、宛名、金額、見積番号などの項目をもれなく記載しておきます。
項目ごとに、英語の見積書の記載内容を見ていきましょう。

タイトル

日本語の見積書では、タイトルを『御見積書』とするのが一般的です。
英語の見積書の場合には、『Cost estimate』、もしくは、『Quotation』と記入しておきます。
概算見積書と確定見積書のどちらなのかを把握したうえで、最適なタイトルを選びましょう。
『Quotation for ○○』といったように○○の部分に具体的な内容を記載しても問題ありません。

日付と有効期限

英語で日付を記入する際には、アメリカ式、もしくは、イギリス式のどちらかを用います。
アメリカ式は『月、日、年の順』イギリス式は『日、月、年の順』で記入するのがポイントです。
たとえば、アメリカ式で2023年12月20日と表記する場合には、『12 20 2023』となります。
日付表記の順番がわからない場合には、『December 20 ,2022』といったように、月だけを英単語で表現しておくのも手です。 このように表記しておけば、日付を正確に伝えることができるでしょう。

英語の見積書には、有効期限も記載しておきます。
有効期限がないと、見積書に記載した金額がずっと有効だという誤解を与えてしまうかもしれません。
たとえば、○○日まで有効と具体的な日時を伝えたい場合には、『Valid until ○○』や『Vaild for○○』と記載しておくと良いでしょう。
もしくは、『Quotation valid until (日付)』、『This quotation is valid for ~』といった表現を使うのも手です。

見積番号

英語の見積書には、見積番号も忘れずに記入しておきましょう。
見積番号を記載しておけば、取引記録の管理がしやすくなりますし、先方から問い合わせがあった時にもスムーズに対応できます。

見積番号の英語表記は、『Quote number』です。
『No.○○』や『#○○』といったように、○○の部分に番号を入れておきましょう。
見積番号を記載する際には、番号が重複しないように気を付けてください。

宛名

宛名には、送付先の会社名、部署名、連絡先などの情報を記入しておきます。 部署名、会社名、住所の順で記入するのが一般的です。
英語で宛名を書く際には、最初に『To』を付けておきましょう。
会社の表記については、株式会社の場合には『Incorporated(Inc.)』、有限会社の場合には『Limited(Ltd.)』と表記します。

発送先

商品や製品を発送する予定の場合には、発送先の社名、氏名、住所などを記入しておきます。
英語で発送先の表記方法は、前の項目の宛名と同様です。
発送先と宛名が同じ場合には、省略しても問題ないでしょう。

自社名

自社名、住所、電話番号なども記入しておきます。
必要に応じて、電子メールアドレス、公式Webサイトなどの情報も追加しておくと良いでしょう。
詳細な連絡先をしておけば、送付先に対して親切な印象を与えますし、問い合わせがくる可能性も高くなるでしょう。

なお、英語で住所を記載する際には、ビル名や階数、番地、町名、市名、県名、郵便番号、国名の順で記載するのが一般的です。
たとえば、『〒000-0000 東京都新宿区××町 ○○ビル2F』という住所を英語で表記する場合は、『○○Bldg. 2F, 2-3-4, ××-cho, shinjyuku-ku, Tokyo, 000-0000, Japan』となります。

金額

見積書には、合計金額、小計、消費税率、割引などの金額も正確に記入しておかなくてはなりません。
合計金額の英語表記は、『Total estmate』や『Total quote』や『Grand total』などです。
小計は『Subtotal』、消費税率は『Tax rate』、割引は『Discount』と表記します。

内訳

内訳の欄には、商品名や製品名、単価、数量、送料などの情報を記載しておきます。
内訳の英語表記は『Discription』です。
送料は『Shipping』、数量は『Quantity』、単価は『Price per unit』や『Unit price』などを用います。
その他の費用については、『other』を使用するのです。
建築工事の見積もりでは、『admin fees(管理費)』や『equipment consts(設備費用)』などの単語が使用されます。

見積書作成に役立つ英語フレーズ

問い合わせを促したい場合には、見積書に英語で『Please contact me if you have any questions.』、もしくは、『If you have any questions about this quotation, please contact us at (連絡先).』と記載しておくと良いでしょう。

英語の見積書を送付する際には、『We will send you the quotation you requested.』や『I’m sending you the quotation as requested.』と表現します。

メールで見積書を送付する方法

最後に、見積書を電子メールで送付する際のポイントを紹介していきます。

英語での送付メールの書き方

電子メールを送信する際には、宛名、署名、書き出しや結びの言葉、問い合わせ先などを記入しておきましょう。

宛名の前には、『Dear』か『To』を付けておきます。
○○さん宛てに送付するのであれば、『Dear Mr.○○,』と記入します。
宛名がわからない場合には、『To Whom It May Concern,』でも問題ありません。

書き出しには、『Thank you for your request for a quotation.』といったように、Thank you for~のフレーズを入れておくと印象が良くなります。

結びの言葉は、『Best Regards,』や『Sincerely yours,』などを用います。

英文送付メールの例文

英文で送付メールの書き方がわからない時には、以下の例文を参考にしてみてください。

Dear (宛名),
Thank you for your request for a quotation.
We have attached our quotation as a PDF file.
Should you have any questions, do let us know.
I look forward to your reply.
Best regards,
署名

見積ソフトなら『建設業向けシステム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

ここまで、英語で見積書を作成する際のポイントをお伝えしてきました。
見積書の英語表記は、『Cost estimate』や『Quotation』です。
見積書を作成する際には、宛名、見積もり番号、金額、内訳、自社名などの情報を記入しておきます。
英語で見積書というと難しそうに思えるかもしれませんが、基本的な構成は日本語の見積書とほとんど一緒です。
英語の見積書で頻繁に登場する英単語を覚えておくと、スムーズに作成できるようになるでしょう。

執筆者情報

関連記事

  1. 工事発注書とは?書き方や注意事項を解説

  2. カーボンニュートラルとは?実現に向けてできることを解説

    カーボンニュートラルとは?実現に向けてできることを解説

  3. 工事台帳とは?作成する目的や方法を解説します!

    工事台帳とは?作成する目的や方法を解説します!

  4. 【建築業】請求管理システムおすすめ5選!選び方やメリットも紹介

    【建築業】請求管理システムおすすめ5選!選び方やメリットも紹介

  5. 現場管理システムとは?導入前に確認すべきポイントを紹介

    おすすめの現場管理システム3選!導入前に確認すべきポイントを紹介

  6. 【例文あり】失礼にならない 見積進捗確認メールの書き方! ポイントも解説

    【例文あり】失礼にならない見積進捗確認メールの書き方!ポイントも解説