【建築業】納品書はメールで送付可能?注意点やメール例文も紹介!

【建築業】納品書はメールで送付可能?注意点やメール例文も紹介!

納品書といえば、商品を納品した際に貼付するものです。
通常なら商品と一緒に同封されるものですが、今の時代にメールで送付しても問題はないでしょうか。
紙の削減につながり、便利とも思えます。
そこで、納品書はメールで送付しても良いのか、良いとした場合の注意点やメールの例文も紹介していきます。

納品書とは

納品書は顧客から注文された商品を納品した際に、その内容を示す書類です。
納品した商品の名称と個数、価格、合計金額などが記載されます。
個人向けなどで先様送りのギフトの場合には、商品名と個数のみで表示されることもあります。
ともかく、今回何をいくつ納品したのかを示し、実際に納品された内容と確認するために用いられる書類です。

納品書の役割

納品書の役割は、まず注文した内容と間違いないかを確認することです。
顧客が注文した内容を記してある注文書の控えや今の時代であればWEBサイトの注文履歴の内容、実際に納品された内容に違いがないかを納品書で確認します。

さらに、もう1つ重要な役割は、実際の納品物との照合です。
納品書の通りの商品が、記載された数だけ納品されているかを確認します。
中には人為的なミスで、納品書に記載されている商品の一部が入っていなかったり、個数が足りなかったり、逆に多すぎる場合などもあるでしょう。

もし足りない場合には、使用できずに困ることや作業ができずに困ることになります。
また、支払っている代金より少ない量しか納品されなかった場合、すぐに不足している商品を届けてもらうか、不足分の代金を返金してもらう必要が生じます。

請求書との違い

請求書は、納品した側が代金を請求する書類です。
納品内容を示す納品書とはまったく性質が異なります。
代金が後払いの場合に、納品時に商品と納品書と一緒に同封されることもあります。

納品書はメールで送付できるのか

納品書はメールで送付しても問題ありません。
ただし、メールの本文に納品内容を記載するとわかりにくく、納品先の管理や保管、照合がしにくくなります。
そのため、納品書をPDFファイル化し、メールに添付する方法がおすすめです。
PDFで添付すれば、納品先がデータファイルを保管することやプリントアウトしたうえで納品書ファイルに保管ができます。
納品された商品と数を照合したい時も、プリントアウトすれば確認がしやすくなります。

メールで送付する際の注意点

では、メールで納品書を送付する場合、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。
納品先に失礼がないよう、注意点を確認して実践していきましょう。

PDFの貼付漏れの確認

せっかくPDFファイル化しても、肝心のPDFを添付せずに送信しては意味がありません。
納品先から「ファイルが添付されてない」という指摘を受けて、慌てて送り直すことがないよう気を付けましょう。
余計な手間や時間をお互いにかけるのは非効率です。
メールソフトによっては、本文に「添付」という文字を入力すると、添付ファイル漏れがないかアラートが出る場合もあるので、そうした便利な機能も有効活用しながら、注意を払いましょう。

納品書送付のタイミング

納品書送付のタイミングも重要です。
納品書は納品と同時か、納品後すぐに送ることが大切です。

一番やってはいけないのは納品していないのに、納品書を送付してしまうことです。
もし、先に送るとすれば、それは発送完了メールや納品予定リストの送付となります。
納品書はあくまで納品されてから、納品と同時のタイミングで届くようにしましょう。

先に送ってしまい、配送の手違いや渋滞、事故などで納品が遅れた場合や納品されない事態が起これば、大変なことになります。
納品されていないのに納品書だけが独り歩きすると、発送した、受け取っていないなどのトラブルが生じる原因にもなるので気を付けましょう。

納品書を送付する際のメール文例

納品書を送付する際のメール文例をご紹介します。
納品は反復的に行われることも多いですし、重要なのは納品予定日に確実に商品が注文した通りに届くかです。
そのため、納品書の文面はシンプルかつ簡潔にし、相手方に失礼がないようにすれば問題ありません。

メール文例1

件名:納品につきまして

有限会社■■
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の●●でございます。

×年×月×日、ご注文いただいた商品を納品させていただきました。
つきましては、納品書を添付させていただきますので、ご査収ください。
(署名は省略)

メール文例2

件名:納品につきまして

有限会社■■
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の●●でございます。

この度はご注文いただき、誠にありがとうございました。
×年×月×日、納品を完了させていただきました。
納品書を添付させていただきますので、ご確認ください。
(署名は省略)

継続的に取引をされている相手方であれば、「いつもお世話になっております。」、初めての相手方や都度の依頼なら、今回の注文に対してのお礼から始めると良いでしょう。

「納品書を添付」という文字を書くことで、メールソフトが添付漏れがないかアラートを出してくれることがあるので、「添付」の文字は意識して入れるのがおすすめです。

このほか、注文番号や注文日時を記載して、どの注文の納品であるかをわかりやすくすることも必要です。
特に頻繁に納品がある取引先とのやりとりの場合は、どの注文かわかるようにしましょう。

納品書を添付したという文面の後に、「万が一、足りない商品などございましたら、速やかにご連絡ください。」といった文面や「ご不明点ございましたらご連絡ください。」と納品書に関する不明点があった場合のフォロー文を入れます。 そのうえで、会社名、担当部署、担当者名、連絡先など、署名フォーマットを入れます。

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まとめ

納品書の役割は注文した内容と実際に納品された商品の種類、個数などが間違いないかを確認することです。
これに対して請求書は、納品した側が代金を請求する書類であり、納品した内容を示す納品書とは異なります。
なお、納品書はメールで送付しても問題はありません。
ただし、メールで送付する際の注意点としてPDF化しておくこと、PDFの貼付漏れに気を付けること、納品書送付のタイミングに気を付けることが必要です。
納品していないのに、先に納品書が届くことがないようにしましょう。


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