【建設業向け】効果的な作業日報管理とは?書き方や管理のポイントを紹介

【建設業向け】効果的な作業日報管理とは?書き方や管理のポイントを紹介紹介

毎日の作業日報作成は大切な業務です。
しかし、毎日の積み重ねで日報が膨大な量になってしまい管理が大変なことも。
この記事では、作業日報を作成する際の注意点や、管理で気を付けたいポイントを解説していきます。

作業日報とは

まず、作業日報についてです。 作業日報とは、日々の作業業務を報告する資料です。
作業員がその日どんな仕事をし、どれだけ作業が進んだかなど、従業員の業務内容をまとめています。
そのため当日中に書く必要があり、毎日の業務の一環です。
社内の情報共有・工程管理においても大切な業務となっています。

作業日報の必要性

作業日報を作成することで、様々な管理ができるようになります。

  • 長時間労働を防ぐため、作業時間を管理
  • 実行予算と実際のコストを比較し、差異がないか原価管理を行う
  • その日の工場の進行状況を把握 など

建設工事において、ひとつひとつの作業が大切なことはもちろん、全体を把握し工事を進めていくことも重要です。

作業日報を作成・管理する目的

毎日の日報作成が求められます。
作業日報の目的を理解せず作成すると、効果が半減してしまうため、しっかりとチェックしましょう。

作業の振り返り

作業員自身の振り返りにもなり、過去の日報を管理することで作業効率の比較にもなります。
1日の作業が目に見える形で記録されるので、見返して自分の成長を感じることができ、モチベーションアップにもなります。
また、万が一トラブルが発生した際は証拠としてもその役割を果たします。

タスクの進行管理

作業日報を作成することで作業の内容を見える化し、労働状況を把握することができます。
自分がどのぐらいのタスクを持っていて、どのぐらいの進行状況なのかを整理でき、作業効率改善に繋がります。

共有

工事によっては何十人もの大きなチームで作業することも少なくありません。
記録に残すことで、ほかの作業員に日々の業務の気づき・工夫など、業務改善のための共有ができます。

ノウハウの蓄積

作業日報を管理することで、今後同じような作業があった際の参考になったり、作業の進行状況なども比較できます。
組織内で共有することで、個人のノウハウを残すことができます。

作業日報を作成する際のポイント

それでは実際に作業日報を作成する際のポイントを見ていきましょう。

POINT01

読みやすさ

まず第一に、日報は作成することが目的ではなく、読み返しフィードバックを得たり分析に活用したりすることが重要な役割です。
そのため読みやすい日報作りを意識して作成することが大切です。
日報のフォーマットを統一することで、見やすくわかりやすい資料が作成できるます。

POINT02

当日中に作成する

作業日報は毎日作成するものです。 その日の作業を記録するため、忘れないよう当日中に作成する必要があります。
1日の作業の振り返りにもなるため、その日のうちに作成することを心がけましょう。

POINT03

目的を意識する

先ほどの章でも触れた「作業日報の目的」を意識し作成することで、より業務改善に効果的な資料になります。
「ただ文字を書くだけ」と「意識して書く」ことは全く別の意味を持ちます。
誰に向けて、どんなことを伝えるのかを注意して作成することが大切です。

作業日報を管理する際のポイント

さて、次は作成した作業日報を管理していくステップです。
作成のポイントでも記述した通り、作業日報を書くことが目的ではなく、管理して初めてその効果を発揮します。
適切な管理方法で、作業の効率化を図りましょう。
作業日報管理のポイントをご紹介します。

POINT01

細分化しすぎない

毎日作成される作業日報は、月日が経過するごとにどんどん膨大になっていきます。
書類を管理する際、分かりやすく管理しようと過度に細分化してしまうと、そのファイルを探すのに時間がかかってしまいます
見返す際にどのカテゴリーで管理しているかが分かるよう、管理場所を細分化しすぎないよう注意しましょう。

POINT02

保管期間が過ぎたものは破棄

紙媒体、またデータ管理であっても、増え続ける社内日報は社内のスペースやパソコンのストレージを圧迫してしまいます。
不要な資料が残っていると管理も大変です。
必要なファイルを効率的に管理できるよう、保存期間をきちんと把握し、期限が過ぎた書類は破棄するようにしましょう。

POINT03

定期的に棚卸をし整理する

定期的な棚卸作業で、常に整理された日報管理が継続できます。
また、棚卸しの際に資料の保存期間を確認し、保存期間が終わった資料を破棄したりと整理を行いましょう。

POINT04

電子化で紙管理を廃止

紙での管理は物理的なスペースをとってしまうほかにも、書類を探す際時間がかかったりと不便なことが多くあります.
そこで、紙の資料を電子データとして保存し管理することで作成や共有が効率化し、印刷費もカットすることができます。

作業日報を管理システムで管理

先ほどの章では、より管理がしやすいよう電子化が大切ということを解説しました。
この章では、もう少し詳しく作業日報をの電子化についてのメリットやおすすめの管理システムについて紹介していきます。

電子化のメリット

作業日報を電子化することには以下のようなメリットがあります。

読みやすいフォーマット

紙の場合、作業日報を作成する人によって書き方や読みやすさにムラが生じてしまいます。
そのような作業日報は確認するのに時間がかかったり、共有がやりにくかったりとデメリットが多くなります。
電子化によって、決まったフォーマットで読みやすい文字の作業日報が作成できるようになります。

場所をとらず、大きなデータを保管

管理システムを導入することで、膨大な紙資料を1つの画面で確認できます。
物理的なスペース圧迫の問題もなくなり、より管理がしやすくなります。

一元管理

エクセルなどにデータを移行する際、紙媒体での作業日報では手間がかかりとても非効率的です。
顧客情報との紐づけなど、一元管理をすることでより業務をスムーズに進めることができます。

必要な資料がすぐに見つかる

資料検索の際、大量の資料から1枚を探すことはとても難しいです。
管理システムを活用することで、日付・担当者・タイトルなど様々な項目から資料を検索できます。
必要な時にさっと資料を準備できることでストレスなく業務が行うことができ、人件費の削減にもつながります。

作業日報管理なら建築業向け業務管理システム『アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

この記事では、作業日報の管理方法について紹介しました。
管理システムを活用することで、日報を作成する作業員も、その管理者も、効率的に業務を行うことができます。
作業日報の管理以外にも、施工管理システム「アイピア」は業務改善のための機能が多数備わっています。
ぜひ弊社のシステム「アイピア」の導入をご検討ください。

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