見積書と発注書の違いとは?それぞれの商取引における役割を徹底解説!

見積書と発注書の違いとは?それぞれの商取引における役割を徹底解説!

見積書と発注書は似ているため、なんとなくしか違いがわかっていない方も多いのではないでしょうか。
記載内容も似ていますし、内容をしっかりと理解していないと間違った認識をしている可能性もあります。

こちらの記事では、見積書と発注書の違い、商取引における役割や発注書兼見積書について詳しく解説していきます。

見積書とは

見積書とは、契約する前の段階でどの程度費用がかかるのか把握するための書類です。

まだ正式な契約をしていない状態で発行され、見積書を元に発注側が本格的にお願いをするか検討します。
見積書は、受注側から提出される書類で、発注側が安心して契約できるように、かかる費用のほか、契約内容についても詳しく記されています。

見積書の役割

見積書の役割は、費用がいくらになるかわかるだけではありません。
支払方法から条件など、詳しい内容についても書かれています。

発注側は、どのくらいの費用がかかり、契約内容はどうなっているのか心配です。
大切な企業としてのお金を使うため、失敗をしたくありません。

見積書があれば、発注側として知りたい部分が詳細に記されているため、契約するか検討しやすくなります。
簡単な口約束だけで大きなお金を動かすことはできないので、見積書は契約に大きな影響を与えます。
言葉だけで交わしているとお互いが自分に有利に捉えてしまう側面があり、認識のズレも起こりがちです。

見積書を発行し書面で確認し合えば、勘違いしている箇所なども事前に相談ができ安心な状態で計画ができます。
万が一トラブルが起きてしまった時にも、見積書は証拠になりますので安心です。

見積書の書き方

見積書は、必ずこのフィーマットで記載しなければ無効になるようなルールは設けられていません。
しかし、ある程度どんな内容を記載すれば良いのかは決まっていますので、最低限記載しておきたいことは覚えておくと良いでしょう。

見積書の必須事項

まず見積書を発行する宛名を記載します。
宛名には会社名、部署、担当者名、住所を書きましょう。
中には担当者名までは記載しない場合などもありますので、相談しながら決めると良いでしょう。

どこから発行された見積書かわかるように、見積書の番号や発行日も記載します。
自社でもどんな見積書を発行したのか確認しますので、番号や発行日も記載しておくと良いでしょう。
再度見直す時に番号があれば探しやすくなります。

見積書の詳細内容

見積もりの内容も詳しく記載してきます。

単価や個数、合計などの情報が必要です。
ただ簡単に記載できないような商品やサービスの場合は、無理にすべてを書かなくても問題ありません。
サービス一式などおおまかに記して、金額を書いてもOKです。

見積もりの合計金額や小計、消費税も記載します。
ここでは金額を間違ってしまうと契約に大きな影響を与えてしまうので、何度も確認して正しく記載するようにしましょう。

建築業で見積書を作る時には、見やすくなるように階層を使用します。
専門家ではない人が見ても、カテゴリ別で確認ができ理解しやすくなります。

発注書とは

発注書とは、受注側から受けた依頼を元に発注側が作成する書類を言います。
似たような言葉に注文書もありますが、大きな違いはありません。

ただ使い分けとして、形があるものを依頼する場合は注文書と呼ぶ場合が多く、逆に形がない場合は発注書としている場合がほとんどです。

発注書の役割

見積書と同様で、発注書は必ず発行しなければいけないと決まっている書類ではありません。
ただ、何もないまま契約を成立させてしまうと、後からトラブルになった時にお互い大変です。
言った、言わないの争いになってしまいます。

お互いの認識の違いを防ぐことに、発注書は役立っています。
必ず発注書を発行しなければならないとは決まっていませんが、トラブルを防ぐ意味でも発行するのが一般的です。

発注書の書き方

発注書の書き方にも決まりはなく、だいたい見積書と同じ内容を記載していきます。

発注書の必須事項

何の書類かを表すために、『発注書』とまず書きます
パっと見て何の書類かすぐにわかるようにするためにも、太文字で強調するようにしましょう。

次に受注側の会社名などを記載していきましょう。
何かあった時に発注書が探しやすいように、管理番号や発注日も書きます。

万が一トラブルがあったり確認が必要だったりした際にすぐわかるように、通し番号のルールも取り決めしておきましょう。
発注側の企業名や住所、電話番号などを記載します。

発注書の詳細内容

契約においての詳しい内容について、納期や支払期限、条件などについても明記します。

最後合計金額や小計・消費税について書いていくのですが、間違わないように細心の注意を払いましょう。
一般的には税込みの金額ですが、受注側にもわかるように金額の横に(税込)と記しておくのも大切です。

後から、どちらかわかりにくかったとトラブルに発展するのを防げます。
ほかにも、何か伝えたいことがあれば備考欄に記載します。

見積書と発注書の違い

書かなければならない内容を見てもほとんど同じなため、見積書と発注書は同じようなものに感じます。

しかし、この2つは作成するタイミングが違います。
受注側がお願いしたいと決めて契約を行う際に発行されるのが発注書に対して、見積書はその前の検討段階で提示するため、タイミングが一緒ではありません。

まずは契約するか検討するために見積書を発行し、納得したうえで契約を行うことが確定したら発注書が発行されます。

見積書兼発注書とは?

見積書と発注書は内容が似ているので、一緒に合わせた見積書兼発注書を使う企業もあります。
1枚の書類でありながら、2つの書類の役割を担っています。

この見積書兼発注書は、原則として受注側が作成し、発注側は発注書欄に書き、再度受注側に返して初めて発注書としての効力を持たせられるのが特徴です。

商取引の流れ

見積書や発注書を利用する商取引の流れも一緒に確認しておきましょう。
どのタイミングで見積書や発注書が扱われるのかがわかります。

基本的にはまず見積もりを行って、発注者側が納得したうえで注文を行い、それを受注者側が受け納品、その後サービスや商品を受け取ったのが確認できたら代金の支払いの流れになります。
見積や発注書だけでなく、納品した際には納品書も必要です。

見積書の依頼

どのくらいの予算で購入できるのかわからないため、最初に発注側が受注側に具体的な見積もりを依頼します。
発注側がわかりやすいように基本的な情報を記載した見積書を作成して、検討してもらいます。

発注側は1社にだけではなく、いくつかある中からより有利な受注先を選べるように依頼している場合が多いです。
値段やサービス内容、信頼度などを考え、最終的に契約する企業を選びます。

商品・サービスの発注

納得して契約する場合は、発注側が受注側へ商品やサービスを発注します。
見積書は既に交わしていますが、万が一のトラブルに備えて、ここで発注書も発行します。
変更がない限り、見積書と同じような内容です。

納品書の発行

発注書まで発行したら、商品やサービスを発注側へ納品します。
数や品物を間違えないように確認し、さらに納品書も一緒に発行します。
承諾してもらった見積書に沿って間違いなく納品したという意味でも、納品書は重要です。

請求書の発行と支払い

無事発注側に商品やサービスを届け納品したのを確認できたら、今度は請求書を発行します。
注文した品物を届けた分の代金を、支払期日までにもらいます。

請求書の内容も、見積書で約束した金額であるかをしっかりと確認しましょう。
請求書が届いた発注者は、代金を受注側へ支払います。

代金がしっかりと入ったことを受注側が確認したら、確かにお金が入ってきたという証拠に領収書を発行します。
ここまですべて終われば、取引は終了です。

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まとめ

見積書と発注書は一見比べてみると、書く内容もほぼ一緒で変わりません。
そのため、よく理解していないと同じようなものに見えてしまうでしょう。

しかし、見積書と発注書は発行するタイミングに違いがあります。
まずは契約を検討段階で見積書を発行し、納得したうえで出すのが発注書です。

絶対に見積書や発注書を出さなければならないと決まってはいませんが、後から言った言わないのトラブルを防ぐためにも必要です。
しっかりと違いを理解し、間違ったり忘れたりしないように発行しましょう。

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