発注請書とは?役割から書き方まで詳しく紹介します

発注請書とは?役割から書き方まで詳しく紹介します

発注請書とは、企業間の取引で交わされる文書のひとつです。

しかし、発注請書の作成は省略される場合も多く、発注書ほど浸透していないようです。
発行するよう依頼されても、何を書けばよいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、発注請書の役割や他の契約書類との違い、発注請書の作成方法などについてまとめました。

発注請書とは

発注請書(はっちゅううけしょ)とは、注文を正式に受理することを示すために、受注者側が作成する書類です。
「注文請書」や「請書」とよばれることもあります。

発注請書を作成する流れは以下の通りです。

  1. 見積依頼(発注側)→ 見積書作成(受注側)
  2. 注文書作成(発注側)→ 発注請書作成(受注側)

つまり、発注書を受け取るより先に発注請書を発行することはありません。
発注書を受け取った後、発注請書を発行することで契約が成立します。

発注請書は、企業間の取引だけでなく、日常的にも使用されています。
インターネットで何かを注文した際、「注文を承りました」という旨のメールが届くことがあると思います。
このメールも発注請書と同じ役割があります。

発注請書の必要性

発注請書の発行は、法律で義務付けられているわけではありません。
そのため、注文の受理を電話やメールなどで伝え、発注請書を発行しない企業も多く存在します。

しかし、万が一、発注者側と受注者側の認識にズレがあった場合、正式に書類がなければ確認のしようがありません。
発注請書を作成しておけば、取引内容や金額などを書面に残しておくことができます。
トラブルを回避するためにも、発注請書を作成する、あるいは作成してもらう方が良いでしょう。

実際の取引では、発注側が発注書と同時に発注請書を発行するというケースがあります。
この場合、受注側は、受け取った書類を確認し、押印して返送する必要があります。

発注書との違い

既に確認したように、発注書と発注請書は異なる書類です。
以下でもう一度整理しましょう。

発注書 発注側が作成。商品やサービス発注時に作成する書類。
発注請書 受注側が作成。発注を引き受ける意思を明示するための書類。

発注書と発注請書は非常に似た言葉ですが、書類の内容や作成者が異なります。
取り扱う際は注意しましょう。

その他書類の概要

発注請書と発注書の他にも、紛らわしい書類が多々あります。
それぞれの概要を以下で確認しておきましょう。

発注者側が作成する書類

受領書 商品やサービスを受け取ったことを証明する書類
検収書 受け取った商品やサービスが発注通りであったことを証明する書類

受注者側が作成する書類

見積書 取引金額や工程などを契約前に提示する書類
納品書 商品やサービスを納品する際に内容や日付を示す書類
請求書 商品やサービスへの支払を求める書類
領収書 商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する書類

契約書との違い

発注請書には、契約上必要な取引内容のほとんどが記載されています。
しかし、契約書のように取引の存在を証明する法的な効力はありません。

契約書とは、発注側・受注側双方が捺印した書類です。
また、その書類は双方が所持している必要があります。

一方で発注請書は、発注内容を受理することを証明する書類です。
双方の意思確認というよりは、受注側の一方的な意思表示といえるでしょう。

他に契約書がない場合は、発注請書が契約書として扱われることもあるようです。
この場合は、発注書と発注請書をセットで保管しておく必要があります。

また、同様の取引を何度も行う場合などは、発注書と発注請書に加えて基本契約書を作っておくと良いでしょう。

発注請書の作成方法

これまで、発注請書の役割や必要性について確認してきました。
以下では、発注請書の作成方法を紹介します。

発注請書の作成方法として、以下の2つの方法が考えられます。

  • エクセルのテンプレートを使用する
  • 管理システムを利用する

エクセル

まず、エクセルのテンプレートを使用する作成方法を紹介します。

ネット上では、発注請書のエクセルテンプレートが公開されており、多くの場合無料でダウンロードすることができます。
自社に合うテンプレートをダウンロードし、必要事項を入力すれば完成です。

作成した発注請書は印刷して送付することもできますが、電子データで送付すれば紙代の削減につながります。

弊社では、発注請書付きの発注書のテンプレートを公開しています。
ぜひご利用ください。

管理システム

次に、管理システムを活用した作成方法を紹介します。

顧客情報や見積、工程管理などの情報を一元管理するシステムを活用すれば、ワンクリックで発注請書を作成できます。
また、発注請書のほかに、発注書や請求書、領収書などの書類も出力することができます。

業務効率化を目指す方は、システムの導入を検討すると良いでしょう。

発注請書の記載項目

これまで、発注請書の作成方法を確認してきました。
では、実際に、発注請書には何を記載すればよいのでしょうか。

一般的に、発注請書には、発注書と同じ内容を記載する必要があります。
商品やサービスの内容によって記載項目に違いはありますが、必須項目は以下の通りです。

発注請書の記載項目
  1. 発行日・発注番号
  2. 受注者情報(企業名・住所・連絡先など)
  3. 発注者情報
  4. 支払条件・工期
  5. 注文内容(数量・単価・金額など)

それぞれの項目について、以下で詳しく解説します。

発行日・発注番号

発注請書には、書類の発行日を記載します。
この日付は、発注書の日付と同日か、それ以降にするよう注意しましょう。

既に確認した通り、発注請書は発注書の後に作成される書類です。
そのため、発注請書に発注書より以前の日付を記載した場合、契約の流れが前後してしまうことになります。
よく確認して日付を記載するようにしましょう。

また、発注番号を記載しておくと照会がスムーズです。

受注者情報

発注者が注文内容について確認したい場合、受注者側の情報が必要です。
そのため発注請書には、受注者側の企業名や住所、連絡先を正確に記載するようにしましょう。

担当部署や担当者名まで明確にしておくと親切です。

発注者情報

発注請書には、発注者側の情報も記載する必要があります。

企業名や担当者名を正確に記載しましょう。
基本的には、発注書に記載されている名称を記載します。

「株式会社」などは省略せずに記載するのが一般的です。

支払条件・工期

商品やサービスへの支払方法や支払日、納品期日や納品方法を記載します。
これらを明確に記載することで、発注者側と受注者側双方の認識をすり合わせ、トラブルを防ぐことができます。

頻繁に取引を行う企業間においては、支払期限を記載しないこともあります。
しかしこれは、支払に関する双方の合意が前提となっている場合です。

また、支払先の銀行口座などを記載する必要はありません。
支払先情報は、請求書に記載し、別途送付します。

また、建築業の場合、工期や現場住所も明確に記載する必要があります。

注文内容

納品する商品やサービスの内容を明確に記載します。
複数納品する場合は、品目ごとに項目を分け、項目ごとの数量や単価を記載します。

注文内容は、具体的に、正確に記載するよう注意しましょう。

また、金額は

  • 税抜き金額(小計)
  • 消費税
  • 税込見金額

に分けて記載するようにしましょう。

金額によっては、収入印紙の貼付が必要です。
税金分は印紙税の対象外ですが、税金額が明確でなければ、合計額が印紙税の対象となってしまいます。

収入印紙の必要性

請負に関する契約書は、印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」に該当します。

既に確認したように、発注請書は、基本的に契約書とは異なり、法的な効力を持ちません。
しかし、他に契約書がない場合、契約書として扱われることがあります。

この場合、発注請書は「請負に関する契約書」に該当し、印紙税の対象となります。

以下では、発注請書に収入印紙の貼付が必要な場合と不要な場合について、詳しく解説していきます。

収入印紙が必要な場合

収入印紙が必要となるのは、契約金額が1万円を超えるケースです。

貼付する収入印紙は、金額の大きさによって異なります。
このときの金額とは、発注請書に記載された税抜きの金額です。

契約金額に応じた税額は以下の通りです。

発注請書 印紙税額

参考:請負に関する契約書(国税庁)

民法上の原則として、契約書の印紙税は発注側と受注側が連帯して納税することになっています。
しかし、注文請書は1部しか作成しないことがほとんどです。
そのため、発注請書を作成する受注者側が収入印紙を貼付することが多いようです。

消印も必須

発注請書に収入印紙を貼付する場合、消印が必要です。
位置の指定は特にありませんが、発注請書と収入印紙にまたがるように押印するのが一般的です。

印鑑がない場合は、ボールペンなど簡単に消えないペンでサインをするようにしましょう。

収入印紙が不要な場合

次に、収入印紙が不要な場合について解説していきます。

注文請書の他に別途契約書類が存在する場合、注文請書は契約書としての法的効力を持ちません。
そのため、印紙税の対象にならず、収入印紙も必要ありません。

しかしこの場合、別途作成した契約書の方に収入印紙を貼付することが求められます。

この他にも、収入印紙が不要な場合があります。
以下で詳しくみていきましょう。

売買契約に該当する場合

既にある商品をカタログなどで注文する場合、「請負」ではなく「物品の譲渡契約」に該当します。

このため、収入印紙は不要です。

契約額が1万円未満の場合

発注請書に記載された契約金額が1万円未満であれば、収入印紙は不要です。

ただし、既に確認したように、消費税区分を明確に記載していない場合は注意が必要です。
税込み価格しか記載されていなければ、消費税分も印紙税の対象となってしまします。
税額や税抜き価格を必ず記載するようにしましょう。

電子取引の場合

発注請書を電子データで作成する場合も収入印紙は不要です。
印紙税法の課税対象は紙の文書であり、電子データは課税対象にならないからです。

  • 発注請書の電子データをメールなどに添付して送付する
  • 発注請書をFAXで送付する

このような場合は、契約額が1万円を超えていても課税対象にはなりません。

ただし、注文請書を電子データで送信した後に、改めて紙の注文請書を交付する場合は注意が必要です。
この場合、紙の注文請書は課税対象となるため、金額に応じた収入印紙の貼付が求められます。

書類作成の効率化なら『建築業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

今回は、発注請書の役割や他の契約書類との違い、発注請書の作成方法などについてまとめました。
取引上のトラブルを未然に防ぐためにも、正確で分かりやすい発注請書を作成するようにしましょう。

見やすい発注請書を簡単に作成したい!という方は、弊社の提供する発注請書の無料テンプレートをぜひ活用してみてください。
また、『建築業向け管理システム アイピア』を導入すると、ワンクリックで書類を作成することができます。
管理システムの導入をお考えの際は、ぜひ一度アイピアをご検討ください。


執筆者情報

関連記事

  1. 注文書の役割とは?書き方・送り方まで徹底解説

    注文書の役割とは?書き方・送り方まで徹底解説

  2. リフォーム お祓い

    リフォームにお祓いは必要?タイミングや費用、自分で行う方法を解説

  3. 諸経費とは?内訳や相場、見積書への書き方まで解説

    諸経費とは?内訳や相場、見積書への書き方まで解説

  4. 積算業務とは?必要となるスキルや資格について一挙公開

    積算業務とは?必要となるスキルや資格について一挙公開

  5. 適格請求書

    適格請求書とは?ポイントを踏まえて解説!

  6. 見積書に有効期限はなぜ必要なのか?記載する目的を解説します

    見積書に有効期限はなぜ必要なのか?記載する目的を解説します

×
アイピアを導入するメリットが解る!もっと詳しい資料があります!建築業の営業・経理・経営管理者は必見!「詳しい資料をダウンロード」