注文書の役割とは?書き方・送り方まで徹底解説

注文書の役割とは?書き方・送り方まで徹底解説

取引に必要となる書類の中に注文書があります。
注文書に不備があると取引にトラブルが発生してしまいます。
本記事では注文書の役割や作成方法まで細かく解説していきます。

注文書とは

注文書

注文書は商品やサービスを注文(発注)するときに、発注者が取引先(受注者)に向けて発注の意思を伝えるために交付する書類のことです。

口約束でも契約は成立するため、注文書の作成は必須ではありませんが、下請法対象となる取引では注文書の交付が義務付けられています。

注文書の役割

発注内容の確認だけをメールで済ませることもありますが、注文書を交付することで認識のズレをなくし、信頼性を高めることにつながります。

認識のズレをなくす

口約束だけで取引を行うと、聞き違いや言い間違い、漏れなどが発生する可能性があります。
書面で残しておくことで細かな情報を正確に伝えることができ、間違いを減らしトラブルを防ぎます。

信頼性を高める

注文書を作成し交付することで、きちんと取引を行うという意思表示になり、取引を行う相手として信頼性を高めることができます。
また、書面でやり取りをすることで取引の証拠として残すことができます。

発注書と注文書の違い

発注書と注文書には法的な違いはありません。

会社によっては発注書と注文書を呼び分けていることもありますが、取引先や会社内で認識が違うとミスにつながりかねません。
呼び方を統一しておくといいでしょう。

注文書の必須項目

国税庁で注文書に記入する必須項目が定められています。
注文書を作成する時には以下の項目を記載しましょう。

  1. 書類作成者の氏名または名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 税込取引金額(税率ごとに区分
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

注文書の書き方

注文書

注文書の様式は決まっていませんが、発注者情報や受注者情報等最低限の情報は記載するようにしましょう。

①タイトル

タイトルには注文書(発注書)と記載します。
何が書かれた書類かを一目で知らせるために一番上に大きく記載してください。

②受注者名

発注先の相手の情報を記載します。
会社宛てには「御中」、個人宛てには「様」と書きましょう。

③発注番号・発注日

あらかじめ見積書をもらっている場合には見積書とあわせて金額や番号を振っておくと分かりやすいです。
一つの取引で複数の書類を扱うため、番号は統一しておきましょう。

④発注者名

発注元の情報を記載します。

⑤発注内容

発注内容には品名や数量、単価を記載します。
請求書と見比べて確認する際にも使用することがあるため正確に詳しく記載しましょう。

⑥納期・支払い条件・有効期限

発注したものの納期、支払条件、有効期限を記載します。

建設業の場合には、工事名、施工場所、工期、引渡、支払方法、合計金額を記載します。

⑦発注金額

税込、税抜きの発注金額を記載します。
また、税率が違うときには税率ごとに区別して金額を記載してください。

⑧備考

支払方法などで要望がある場合には備考欄に記載しておきましょう。

注文書の送り方

注文書はFAX、メール、郵送で送ることができます。それぞれ見ていきます。

FAX

FAXで送付すると、不特定多数の人の目に触れることになり紛失しやすくなります。

相手が注文書を受け取ったか電話かメールで確認すると丁寧です。

メール

メールの件名は注文書であることがすぐに判断できるようにしなければなりません。
簡潔で分かりやすい件名をつけましょう。

また、注文書をメールで送る場合には、必ずPDF化したものを送るようにします。
誤って内容が変更されたり、改ざんされたりすることがないように、万が一のトラブルを防いでおくといいでしょう。
PDFにパスワードをかけておくと安心です。

郵送

取引を急いでいる時には、FAXやメールで先に注文書を送り、そのあとに原本を郵送で送るといいでしょう。
後から郵送で原本を送ることで紛失などのトラブルを防ぐことができます。

注文書は信書であるため、宅配便は使うことができません。必ず郵送で送るようにしてください。

A4サイズに印刷し、三つ折りをします。長形3号の封筒を使用することが普通です。
封筒には「注文書在中」「発注書在中」のハンコを押します。
ハンコがない場合には手書きでも大丈夫です。

注文書を作成するときのポイント

注文書の作成にあたり注意するべき点について見ていきます。

注文書を送るタイミング

見積書を受けとり、注文内容や金額などを確認し、発注が確定した時点で作成し交付します。

注文書の訂正の仕方

記入ミスをした場合には、基本的に再発行をすることが望ましいです。

しかし、やむを得ず再発行ができない場合には訂正したい箇所を二重線で消して、上から訂正印を押します。
訂正印に使う印鑑は注文書で使用した印鑑と同じものを使用してください。

注文書の保管期間

法人は原則7年、個人事業主は原則5年の保存が義務付けられています。

例外もあるため、詳しい情報は国税庁のサイトで確認してください。

帳簿書類等の保存期間(国税庁)

押印は必要か

注文書には印鑑や角印を押すことは必須ではありません。

押印がないからと言って注文書の効力は変わりません。
しかし、会社から正式に発行されたことを示すためにも、角印を押すことで信頼性を高めることができます。

収入印紙は必要か

注文書に収入印紙は原則必要ありません。

しかし、注文書を契約書として扱う場合には収入印紙が必要となることがあります。
注文書と共に請書を交付し契約書とするときには、契約する金額に応じて課税対象かどうかが決まります。
請書が課税文書であるときにはそれに該当する金額の収入印紙が必要になるので注意してください。

メールで注文書を送った場合には、注文書の内容が契約書に該当していても収入印紙は必要ありません。

注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。

引用元:文書回答事例(国税庁)

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まとめ

注文書の役割や作成方法について解説してきました。

注文書はどんな取引でも欠かせません。
トラブルをあらかじめ防ぐためにも、注文書をきちんと理解しておきましょう。


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