請求書と納品書の違いとは?役割や記載項目から違いを解説

請求書と納品書の違いとは?役割や記載項目から違いを解説

企業の取引において、販売管理を行う際に必要となる書類に、納品書と請求書があります。
それぞれの書類がどのような取引の流れによって発行される書類なのか、そしてどのような役割を果たしているのかについて迫っていきます。

取引の流れと発行手順

ではここで、一般的に商取引がどのような流れで進んでいくのか、そして商取引の際に必要となる書類の発行手順についてあわせてご紹介します。

1.商品やサービスの見積もり

相手先つまり顧客が商品やサービスの検討するために、相手先へ料金を提示するめの見積書を発行します。

2.受注

相手先が見積書の内容に納得したうえで注文を受けます。

3.納品書の発行

相手先へ商品やサービスを受け渡し、同時に商品を販売した内容を記載した納品書を発行します。

4.請求書の発行

次に商品・サービスの代金を受け取るために、相手先へ請求書を発行します。

5.入金の確認・領収書の発行

支払期日までに入金の確認を行い、入金の確認ができたら代金を受け取ったことを証明できる書類として領収書を発行します。
つまり、販売管理を行う上で必要となる書類は主に4種類あり、見積書→納品書→請求書→領収書という流れで書類の発行が行われていきます。

請求書と納品書の役割

ではここで、商品の注文を受けてから必要となる納品書と請求書の役割について解説しましょう。

請求書の役割

請求書とは、商品やサービスを納品した後、商品やサービスに対する代金を相手先から受け取るために支払いをお願いするための文書です。
請求業務の区切りとなる締め日を相手先に確認して決定し、請求締日に発行されます。

代金の請求が必要となった取引があったという事実を証明するために必要な書類として役立てられており、代金が未回収の場合にいつの取引における請求であるのか、いつまでにいくら支払ってもらわなければならない代金なのかを明確に示すことができるものとして、未払いトラブルを防ぐことにもつながります。

請求書は、非常に売り上げに関して重要な書類であることから、確実に相手先の手にわたるようにすることが必要です。
郵送で送付されることがほとんどですが、相手先の住所や会社名を間違えないようにしなければ、請求書を届けることができずに代金を回収できなくなってしまう可能性もあります。
請求書は記載されている取引の内訳や金額、支払日などの記載に漏れやミスがないことも重要ですが、送付する相手先を間違えないようにすることも重要です。

納品書の役割

納品書とは、商品やサービスを納品する際に発行されている書類です。
基本的に商品が現物である場合については、商品と合わせて同梱されるケースがほとんどですが、中にはデータなどの納品のように実体のないものやサービスの場合は、後日発行されるケースもあります。

納品書の役割は、多岐にわたります。
相手先が注文したどの商品が納品されたのかどうかをチェックすることがで可能です。
納品書が同梱されていないと、どの発注に関する商品が納品されたのかわかりづらくなることもあり、取引の際に先方が困ってしまうこともあります。

互いに安心かつ信頼できる取引を行うために必要な書類として役立てられています。
また、納品書を発行することで、商取引がしっかりと双方の合意のもとに行われたという事実を証明するためにも重要な書類です。
見積書と内容が相違していないかなど納品後のトラブルを防ぐためにも役立てることができるでしょう。

請求書と納品書の記載項目

まず、請求書に必要となる記載項目について解説いたします。

請求書の記載項目

請求書の記載項目

まずは、請求書の記載項目について解説いたします。

請求書作成者の氏名または法人名

請求書を実際に作成した方の氏名や法人名を記載します。

請求先の法人名・個人名

請求先が法人である場合は、担当部署名や担当者名も記載すると丁寧です。
法人名は前株か後株かなどを事前に確認し、正式名称で記載する必要があります。

請求書の発行日

請求書を発行した日付を記載しますが、一般的には相手先の仕入締日を記載するケースが多いです。

取引した日付(年月日)

実際に取引が行われた日付を記載します。

取引内容と取引金額

品名(サービス名)、サービス料、作業費などといったような取引の内容の記載と、税率ごとに区分して合計した税込みの取引金額を記載します。

請求元の名称や住所など

請求元の住所や名称、電話番号・メールアドレスなどを記載します。
電話番号は、先方が請求書の内容を問い合わせる際に必要となりますので、必ず記載しておきましょう。
さらに、正式に発行された請求書であることを証明するために角印を捺印します。

繰越金額

前月までに請求した代金が未払いの状態である場合、繰り越された金額を記載します。
この場合、当月請求する代金と上乗せした代金を請求することとなります。

合計金額

当月に請求する代金の税込金額を記載します。
繰越金額がある場合は、当月請求する代金に繰越金額を上乗せした代金が合計金額となります。

振込先(口座)の情報

支払いが振り込みとなるケースも多いため、振込先となる金融機関の口座をこちらに記載します。
具体的に金融機関名、支店名、口座番号、口座名義を記載します。
振り込みに必要となる振込手数料は、事前に双方で合意のもとどちらが負担するのか取り決めておく必要がありますが、その合意をもとに振込手数料の負担はどちらが行うのかについても記載すると安心です。

支払期限

納品書の記載項目

納品書の記載項目

次に、納品書の記載項目について解説いたします。

納品先の宛名

納品先となる法人名や個人名を記載します。
法人の場合は、前株か後株かなどを誤らないように事前に確認し、さらに必ず正式名称で記載するようにします。

納品書の発行年月日

相手先へ商品が到着する日付を記載します。
また、現物ではなくサービスなどの場合は、納品する日を記載します。

納品書の作成者・法人名

作成者である担当者名、そして会社名、住所、電話番号を記載します。
この時、正式な書類であることを証明するために角印を捺印します。

納品した内容の内訳

納品した商品の型番や品名、数量、単価、金額、小計金額、消費税額、合計金額まで細かく内訳を記載します。
金額の記載の際は、金額の前に「¥」を付け、末尾には「-」を、3桁ごとにカンマで区切りを入れることで改ざん防止になりますので、信用できる書類となります。

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請求書と納品書は両方とも必要!

納品書は、企業が相手先にいつどんなものをどれだけいくらどこに納品したかについて記載し、証明する書類となるため、発行する義務は法的に定められているものではありません。
しかし、納品した商品やサービスに関してお互いの認識のズレなどを防ぐためにも必要な書類となります。

また、請求書も発行義務は特にありませんが、実際に取引があったことの証明につながる書類です。
そのため、相手先の未払いトラブルなどにも対応することができます。
納品書も請求書も、実際に言った、言ってない、金額がこうだった、そうではないといったように口約束だけで取引を行うことで生じるトラブルを防ぐことにつながるので必要だと言えるでしょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
請求書も納品書もそれぞれ商取引において必要な書類となります。
発行義務はないものの、双方の取引に関する合意を確認するためにも、非常に重要な書類となりますので、記載や漏れなく発行するようにしましょう。
そうすることによって、相手先の信用を得ることにもつながります。

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