英語での請求書の書き方を解説!送付メールの例文もご紹介

英語での請求書の書き方を解説!送付メールの例文もご紹介

海外企業と取引をする際には、英語の請求書を求められる場合があります。
英語の請求書を作るのは大変そうに思えるかもしれませんが、ポイントを押さえておけばそれほど難しくはありません。
本記事では、英語で請求書を作成する際の記載項目、送付メールの書き方などを詳しく解説していきます。

「請求書」は英語で「invoice」

請求書の英語表記は、『invoice』です。インボイスと読みます。 英語圏では、請求書のほかに、納品書も兼ねてinvoice』と呼ぶ場合もあるのです。

このinvoiceと似たような意味を持つ英単語としては、『bill』(ビル)、『check』(チェック)などがあります。
海外旅行や海外出張などで、これらの英語を耳にしたことがあるという方もいるかもしれません。
『bill』や『check』は、ショッピング時やレストランでの飲食時の会計、水熱光費やクレジットカードなどの請求書で用いられることが多い言葉です。

ちなみに、billはイギリス英語、checkはアメリカ英語圏で用いられています。 ビジネスシーンで請求書を用いる場合には、『invoice』を用いるのが一般的です。

英語の請求書の記載項目

英語で請求書を作成する際には、タイトルのほかに、請求書番号、発行日、発行者や取引先の情報など、さまざまな項目を記載しておく必要があります。
具体的な記載項目、および英語での表記方法については以下の通りです。

タイトル

タイトルの英語表記は、『Title』です。
タイトルは、請求書の一番上に配置するのが一般的です。

タイトルの欄には、『INVOICE』と記載します。
請求明細書を発行する場合には、タイトル欄に『billing statement』と記載しておきましょう。
受け取った相手が一目でどのような書類なのかを把握できるように、大文字や太文字で記入しておくのがポイントです。

請求書番号

請求書番号の英語表記は、『Invoice Number』です。
』や『Invoice#』と記載したうえで、その後に請求書番号を書きます。

請求書番号は必須の記載項目ではありませんが、わかりやすいように番号を記載しておくことで、請求書管理がしやすくなるというメリットがあります。
また、相手先から問い合わせが入った時にも請求書番号があることで、スムーズに対応できることでしょう。

発行日

発行日の英語表記は、『Date』です。
この欄には、請求書を発行した日付を記載しておきます。

発行日を記入する際には、西暦を使用するのがポイントです。
海外には、『令和』のような元号がありませんので、英語の請求書には記載しないようにしましょう。

年月日の記入の順番にも注意が必要です。
英語で日付を表記する場合には、英国式は『日、月、年』米国式は『月、日、年』の順番で記載するのが一般的です。
たとえば、米国式で『令和3年11月15』日という日付を記載する場合には、米国式では『11 15,2021』となります。
英国式と米国式のどちらのスタイルで記載すれば良いのかわからない場合には、『November 15,2021』といったように月の表記だけをアルファベットにするのも手です。
月をアルファベット表記にすることで、月と日を間違えるリスクも減らすことができます。

発行者情報

発行者情報の英語表記は、『Company Information』や『Company Name』です。
請求書の発行者の氏名、社名、所属部署のほかに、住所や電話番号などの連絡先も記載しておきます。

会社の表記は、『Ltd.』『Co., Ltd.』『Corp.』『Inc.』などがありますので、適切な表記を用いるようにしてください。
ちなみに、株式会社を表す『K.K.』は、日本以外では用いられていません。
意味が通じなくなるおそれがありますので、海外企業と取引する場合には、『K.K.』とは記載しないほうが良いでしょう。

取引先情報

取引先情報の英語表記は、『Customer Information』です。
この欄にも、発行者情報と同じように、請求書の送付先の氏名、社名、所属部署のほかに、連絡先も記載しておきます。

振込先

銀行振込が必要な場合には、振込先の情報を記載しておきます。
振込先の英語表記は、『Bank Details』です。
口座番号は『bank account number』、口座名義は『bank account name』と表記します。

支払期限

支払期限の英語表記は、『Payment Deatline』です。
支払期日を表記する場合には、『Due date』を用いることもあります。
支払期限も、発行日と同じように、英国式や米国式で記入します。

請求金額

請求金額の英語表記は、『Total』です。
もしくは、『Graund total』と表記します。
金額を間違えると大変なことになりますので、正確に記入するようにしてください。

請求明細

請求明細の英語表記は、『Description』です。
商品や製品の単価は『Amount』、個数は『Quantity』、消費税額は『Tax』、手数料は『Handing fee』、小計は『subtotal』と表記します。

建築業で使える英単語

建築業向けの請求書を英語作成する際には、以下の単語を覚えておくと便利です。

  • Equipment(設備)
  • Equipment Prices 設備費(設備費)
  • Demolition Work (解体工事)
  • Direct Cost (直接工事費)
  • ndirect Cost (間接工事費)
  • Material(材料費)
  • labor costs(人工費)
  • after-sales service(アフターサービス)
  • plan of a house(間取り)

英語の請求書送付メールの書き方

英語の請求書を送付方法は、郵送や電子メールなどが一般的です。
電子メールで送付する際には、件名、支払条件、お礼の言葉などを添えておくと良いでしょう。
英語の請求書送付メールの書き方のポイントは以下の通りです。

件名は簡潔に

英語の請求書をメールで送信する際には、件名を必ず記入しておきます。
件名がないと、受け取った相手は、メールを開封するまでどんな内容なのかを把握することができません。
件名は簡潔にするのがポイントです。
Invoice For Service on (具体的な日付)』や『nvoice For Order Number (請求書番号)』といったように、わかりやすい件名にしておきましょう。

請求書を添付した旨を記載する

英語の請求書だけをメールで送付してしまうと、丁寧さにかけます。
場合によっては、相手先に冷たい印象を与えてしまいかねません。
必ず請求書を添付したことを記載しておきましょう。
I have attached invoice to this e-mail.(こちらのメールに請求書を添付しました。)
Please find the attached invoice for your payment.(お支払いに関する請求書を添付しましたので、ご確認ください。)

支払条件を明記する

英語の請求書を送信する際には、手段や期限などの支払条件を明記しておくと、親切な印象を与えます。
We would appreciate it if you could transfer the money by January 5, 2023.(2023年1月5日までにお振り込みいただければ幸いです。)

お礼の言葉

商品や製品を購入してくれたことに対するお礼の言葉も添えるようにしましょう。
Thank you very much for your order~(この度は、~のご注文ありがとうございました。)

本文の最後には、『Sincerely』や『Kind regards』などの結びの言葉を付けます。

請求書も発行できる『建設業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

請求書は英語で『invoice』と表記します。
英語の請求書を作成する際には、請求金額や明細のほかに、請求書番号、発行者情報、取引先情報、支払期限などを記入しておきます。
銀行振込を依頼する場合には、口座情報なども英語で記入しておきましょう。
一目で請求書だとわかるように、タイトルを付けるのがポイントです。
作成した請求書をメールで送付する際には、件名、支払条件の明記、お礼の言葉も忘れないようにしてください。
請求書を添付した旨も記載しておきましょう。

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