一人親方の請求書の書き方とは?記載項目や人工代、送付方法を解説

一人親方の請求書の書き方とは?記載項目や人工代、送付方法を解説

従業員を雇わずに一人親方として働く場合、すべてを自分で行わなければなりません。
請求書の作成に関しても人任せにはできないので、収益などを考えながら間違いのないように作成しなければなりません。

独立するまでは従業員が行ってくれていた場合、最初はルールがわからず戸惑うこともあるでしょう。
こちらの記事では、一人親方になっても正しい請求書が作れるように、請求書の基本記載事項や作成方法、注意点から送り方まで紹介していきます。

請求書とは

一人親方として、元請けから仕事をもらい作業する場合が多いでしょう。
その際に、仕事をした対価を得るために、請求書を発行します。

対価を支払ってほしいと提示する書類の役目だけでなく、作業を行うにあたってどの程度の材料費がかかったのか、作業の詳しい内容などもわかります。
指示通り材料を準備して作業を行ったにもかかわらず、見合った費用が支払われないなどのトラブルを起こさないためにも役立つので準備をしましょう。

請求書は、注文書などと同じフォーマットになるケースも多いです。

一人親方の請求書の基本記載項目

記入漏れがないように、一人親方の場合どのような項目があるのか把握しながら書きましょう。
何かトラブルがあった時にも、請求書が証拠ともなります。
ここからは、細かく基本事項について紹介していきます。

タイトル

まずは何の書類かを明確にするために、タイトルを記入しましょう。
請求書ですので、『御請求書』と用紙の一番上に大きめの文字で書きます。
元請けなど受け取った側が、すぐに何の書類かわかるようにするためにも重要です。

宛名

元請けなどの請求先の社名や屋号、氏名を書く欄です。
ここでは間違ってしまうと、失礼になってしまいます。
手書きで記入する際は、必ず見直すようにしましょう。

個人名と会社名の際は、最後に付ける文字が様と御中に分かれますので、その点も注意します。
『様』は個人名に付け、『御中』は会社名に利用します。
間違えないようにするには、よくお世話になっている元請けなどは宛名のゴム印を作っておくと良いでしょう。
パソコンを利用する場合は、フォーマットを作っておけば貼り付けるだけでスムーズです。

請求者情報

請求者情報では自社の情報を記入しますが、ここでも油断して間違ってしまうと取引先に良い印象を与えません。
間違いのないように記入を行いましょう。

文字だけでなく角印や印鑑も押すと、より良いイメージになります。
時間短縮や間違い防止のために、自社の情報を載せたゴム印やフォーマットを用意しておくと安心です。

発行日

発行日は、請求書を発行した日を記入します。
どの日を書けば良いか迷うかもしれませんが、法人が取引先の場合は規定なども確かめておくと良いでしょう。
請求先の締め日を記入する場合が多いです。
特に希望がなければ、単純に請求書を作成した日付でも問題ありません。

振込期日

発行日だけでなく、一緒に振込期日も記載します。
うっかりしていると発行日だけ記入して忘れてしまう場合も考えられますので、注意しましょう。

請求書番号

請求書番号は必ず書かなければいけないとは決まっていませんが、後から見返す時などないと大変です。
トラブルが起きてすぐにチェックしたい場合でも、請求書番号があればすぐに見つけられます。
管理をするうえで重要なため、請求書番号も必ず付けておきましょう。

工事内容

作業を行う際に、何を使って購入したのか詳しく書きます。
器具の名称のほかに品番や費用なども詳しく載せておきましょう。
内容によっては用紙に収まらない時もあるため、その時は納品書と合わせて送りましょう。

数量・単価・金額

詳しく何を使ったのか明確にするためにも、数量、単価、金額を記入します。
取引先も内容を見て、支払いに応じてくれます。

値引き金額

もし値引き金額がある場合は、忘れないように一緒に記入しましょう。

請求金額

請求金額を提示する時にはまず税抜金額を書きます。
ついうっかり入れてしまったり、よくわからず消費税額も含めてしまったりと、間違っている方もいます。
取引をすべて足したら、税抜金額を提示しましょう。
そのうえで、下に消費税額を記入して、トータルの請求金額を出します。

振込先

振込先は間違ってしまうと、多大な迷惑をかけてしまいます。
入ってくるはずの金額が約束の日に入ってこないなど大変です。

金融機関名支店名口座番号名義などが必要になりますので、すべて間違いなく何回も見直しておきましょう。
こちらもミスをなくすために、あらかじめゴム印やフォーマットを用意しておくと安心です。
口座名義は漢字ではなく、カタカナを記入します。

備考

備考に書いておきたいことがあれば記入しますが、何もなければ空欄で問題ありません。
よく記載されているのは、振込手数料などの負担額です。

一人親方が請求書を作成する方法

請求書を作成する際は、いくつかの方法があります。
効率良く請求書発行がしたい場合は、請求書発行システムやソフトがおすすめです。

エクセルやスプレッドシートを活用する

普段から文書作成などで使用しているエクセルを利用できれば、簡単に作成はできます。
使い慣れていることもあり、新しく請求書を作る際も抵抗なくできる方も多いのではないでしょうか。
使いやすいと感じたら、エクセルでも問題ありません。

無料テンプレートを利用する

自分でフォーマットを決めて、請求書を作成するのは大変そうに感じている方もいるかもしれません。
探せば無料で使えるテンプレートがいくつもあります。
特に費用もかからないため、少しでも経費を削減したいと考えている場合は助かるでしょう。

さらに、テンプレートに金額を入力したら、自動的に計算してくれる機能が付いているものもあります。
手書きとは違い大量の請求書も処理しやすく、使い勝手も良いでしょう。

建築業界(リフォーム・工務店向け)の【無料で使える!】請求書エクセルテンプレート集

取引先のフォーマットに従う

自社で準備するのではなく、事前に取引先で使用してほしいフォーマットを用意している場合もあります。
その場合は、取引先のフォーマットを使用しながら作成を行いましょう。
あらかじめフォーマットが用意されているかどうかは、請求書を作成する前の段階で確認しておくと安心です。

請求書発行システムやソフトを利用する

パソコンで会計ソフトを使用している場合は、機能を見てみましょう。
中にはマルチに対応していて、請求書作成までこなせるソフトも少なくありません。

機能を活用できれば帳簿付けも連動されていて、手間をなくしてくれます。
特に一人親方ともなれば、すべて自分でやらなければならないため、時短になる機能は欠かせないでしょう。
請求書だけでなく、さまざまな面で請求書発行システムやソフトを使うと効率的に作業ができます。

一人親方が請求書を作成する際の注意点

請求書を作成する際には、いくつかの注意点があります。
取引先にもわかりやすく正しい請求書を出すためにも覚えておきましょう。

金額の書き方

金額はただ数字を書いておけばOKではなく、正しい書き方があります。
右詰めで書き、¥か円を一緒に記入します。

¥マークを使用する場合は、数字の後ろに伸ばし棒を付けるのが常識です。
円を利用する場合は数字に円を書いて終わりではなく、也を付けます。
請求書を書く際にどちらを利用しても良いのですが、¥と円は混ぜないようにしましょう。

ほかにも、数字は3桁ごとにカンマを入れ、いくらか一目で見てわかるようにしておきます。

人工代の書き方

人工代は特殊で、一人親方しか扱わない項目です。
人件費を表しているのですが、施工内容に何人で働いていて何日間お願いしたのかを記入します。
数量や単位、単価、金額もわかりやすく記入しましょう。

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端数処理の方法

端数の処理は厳格にルールがあるわけではないため、何を使うか決めておきましょう。
四捨五入でも良いですし、切り捨てや切り上げでも構いません。
報酬にも関わる部分ですので、事前に取引先とどのようなルールにするのか相談しておくと安心です。

押印の必要性

押印があるかないかでは、信頼性が大きく違います。
必ず押印していないと請求書として認められないわけではありませんが、取引先によってはないとダメなケースもあるので注意が必要です。
信頼を得るためにも、屋号の載った印鑑を作成しておき活用しましょう。

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一人親方の請求書の送り方

一人親方が請求書を送る場合、いくつか方法がありますので紹介していきます。

メール送付

メールで送付することも可能で、郵送などに比べて費用を抑えられます。
件名で請求書を送り、ファイルを送付する場合はPDFに変換することも必要です。
どのような請求書かもわかるようにしなければならないなど、ルールがいくつかあります。

【建築業】請求書はメールで送付できる?メリットや注意点を解説

FAX送付

請求書は、FAXで送ることも可能ではあります。
しかし、送って終わりではなく、その後必ず原本も送らなければなりません。
急いで送らなければいけない時に利用すると良いでしょう。

郵送

従来のやり方が良い場合は、郵送が無難です。
一般的な請求方法でもあり、普通郵便で送付ができます。

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

請求書では、書かなければいけない基本記載項目が多いため、慣れない一人親方は大変かもしれませんがしっかりと覚えましょう。
基本を守っていて丁寧な請求書だと、取引先に信頼感を与えます。
一人親方が請求書を作成する方法はいくつかありますが、中でも請求書発行システムや会計ソフトが便利です。
帳簿付けと連動しているため、効率良く請求書が作成できます。

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