日報作成を効率化するには?効果的な書き方もご紹介

日報作成を効率化するには?効果的な書き方もご紹介

日報を作成するために残業が発生する場合や日報の確認のために残業をしていませんか。
日報による業務報告と上司による確認は必要な作業ではありますが、それに多くの時間をかけて生産性が下がってしまっては本末転倒です。
この記事では、日報作成を効率化するにはどうすればいいかを解説するとともに、日報の効果的な書き方もご紹介していきます。

日報とは

日報とは1日の業務の報告をするものです。
その日行った業務内容をはじめ、業務中に起きたこと、成果などを報告します。

日報を作成する目的

日報を作成するのが面倒、毎日同じような内容しか書いておらず、意味がないと思っている方もいるかもしれません。
日報を作成する目的をしっかり理解すると、日報の大切さや何を書くべきか、どう書くべきかに気づけるはずです。

情報共有

日報を書いて提出することで、上司との情報共有ができます。
スケジュール通りに進捗しているか、困っていることがないかを確認し合い、適切なアドバイスを受けることも可能です。

また、日報をチームなどで共有している場合には、お互いに何をしているか、チームでの仕事に問題が生じていないかを確認できます。
上司が一人ひとりの業務状況を把握することで、必要に応じて先輩のサポートをつけたり、負担が大きい業務の担当人数を増やしたりできます。

日報から読み取った現場の状況を見て、業務を効率的に回すための配置や体制づくりにもつなげることができるのもメリットです。

情報共有で業務効率化を実現!現状の課題や効果的な方法を解説

業務内容や就労環境の可視化

どのように業務を行っているか、どんな場所でどのようなスケジュールで行っているかを可視化できます。

特に営業先や現場で1人で作業をしている場合には、しっかり業務を行っているかを確認できますし、現場に派遣されている場合適切な就労環境にあるかの確認ができます。
問題があれば、指示を出すことや環境改善を図ることが可能です。

コミュニケーションの活発化

日報で相談をし、上司からアドバイスを受けることでコミュニケーションができます。
日報でやりとりをすることで距離が縮まり、お互いの理解が深まり、対面でもコミュニケーションがしやすくなるのもメリットです。

日報作成の課題

次に日報作成の課題を見ていきましょう。

作成のための時間がかかる

日報をしっかりと書こうとすれば、それだけ時間がかかります。
業務内容が多い、報告すべき事項が多い、成果を伝えたい、相談したいなどの場合は、業後に多く時間を割いて書くことになります。

業務が終わっても、日報作成のために残業が発生するのが課題です。
現場作業をしている場合、直帰できず、わざわざ職場に戻って作成すると、いっそう時間を取られてしまいます。

確認のための時間がかかる

日報の提出を受けた上司は、一人ひとり確認しなくてはなりません。
提出されるのは業後なので、そこから翌日までに確認することが必要になります。
確認すべき部下が多いほど時間がかかり、親身に対応するほど時間がかかります。

自分の業務でも残業が発生したうえ、さらに日報を確認するのは事故やトラブルなくスムーズな業務遂行のために必要なこととはいえ、かなりの負担です。

日報を効率的に作成・確認する方法

日報を効率的に作成・確認するには、何か方法はあるでしょうか。
日報の作成と確認を効率化する方法を見ていきましょう。

テンプレートを活用する

アナログで紙に書いていると時間がかかります。
テンプレートを用い、キーボード入力すれば、アシスタント機能があり、手も疲れにくいので自筆で書くよりはスピードが上がります。
キーボード操作をマスターすれば、スピードアップが可能です。

日報管理ツールを活用する

クラウド型の日報管理ツールを活用するのもおすすめです。
インターネットをつなげてスマホやタブレットでも使える日報管理ツールであれば、作業現場や営業先、出張先、移動中の車内などでも作成できます。
日報を書くために現場や出先から、わざわざ職場に戻る必要もなくなり、移動時間をカットし、残業も減らすことができます。

効果的な日報の書き方

テンプレートや日報管理ツールがあっても、日報の作成に時間がかかる人と手早く作れる人がいます。
書くべきことを書かずにスピードアップをしても意味がありませんが、上司に伝えるべきことを押さえたうえでスピーディーに作成できればベストです。

そこで、効果的な日報の書き方をご紹介します。

業務内容を簡潔に書く

業務内容については、簡潔に書きましょう。
業務内容は上司も把握していることが多く、毎日同じような業務が繰り返されることもあります。

そのため、業務内容は箇条書きなどで簡潔に書き、いつもと違うことがあった場合や気になること、伝えたいことがあった場合には、その点についてわかりやすく書きましょう。

成果を具体的に書く

日報で重要になるのは、その日の成果です。
たった1日で成果なんて出せないではなく、その日、できたこと、仕上げたこと、やり遂げたことは具体的に書きます。
どんな業務をしたかは指示を出している場合や現場経験もある上司なら把握しています。

業務をした結果、その日何ができたか、どこまで進められたかを具体的に伝えましょう。
そのうえで、何か問題が生じた場合や成果が出せないと困っていることがあれば相談をします。

困ったことや成果が出せない障害がある場合に、すぐに相談して、すぐにアドバイスを受けることで、日々の成果を出しやすくなり、工事もスムーズかつ適切に進捗していきます。

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さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

日報とは1日の業務の報告をするもので、その日行ったことや起きたこと、成果などを報告します。
日報を作成する目的は、上司やチーム間での情報共有、業務内容や就労環境の可視化、コミュニケーションの活発化です。
日報作成の課題として、作成のための時間がかかること、確認のための時間がかかることが挙げられます。
日報を効率的に作成・確認する方法として、テンプレートを活用すること、日報管理ツールを活用する方法があります。
効果的な日報の書き方として、業務内容を簡潔に書くこと、成果を具体的に書くことがポイントです。

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