【建築業向け】作業日報とは?書き方やポイントを徹底解説

作業日報とは?書き方やポイントを徹底解説

建築会社に入社すると作業日誌というものを書く機会が巡ってきます。
面倒だと感じる気持ちもわからなくはありません。
しかしながら、作業の流れや今後の課題などを洗い出すためには欠かせないものでもあります。
今回は作業日報をなぜ書く必要があるのか、どう書けば良いのかといったことを学んでいきましょう。

作業日報とは

作業日報とは1日の作業が終わった後、今日はどんな作業をやったのか、何人で作業したのかなどといった項目を書くことです。
日報自体は建築業界に限らず、ありとあらゆる業界で書かれているでしょう。
1日の仕事を見直し、課題を洗い出して次の日につなげていくことは何事においても大切です。
特に建築業界においては安全に作業するためにも日報を書くことを欠かしてはいけません。

重要性

建築業界においてなぜ日報が重要なのでしょうか。
建物を作るにせよ、建物を解体するにせよ、作業は計画性に則って行わなければいけません。
今日はどのくらい作業を終えたのか、次の日は何をすべきなのかといった全体の流れを逐一チェックすることは大切です。
日報を書くことによって自分たちが今なんの作業をやっているのかを見直せば目的意識を育めるでしょう。

役割

日報はただ漫然と書けば良いというものではありません。
日報の役割はそもそもどんなところにあるのだろうとあらかじめ学んでおきましょう。

生産性の向上

極端な話、現場に作業員を多数送り込めば建築作業はすぐに終わるでしょう。
とはいえ、人件費には限りがあります。
限られた予算の中で作業員を確保しながら、いかに効率良く作業を進められるかが現場においては大事なことです。
その生産性を高めるためにも日報は役に立ちます。
たとえば、コツのいる作業があったとしましょう。
コツのわかっている作業員が日報を書けば、この作業はこうすれば簡単に進みますと仲間たちにアドバイスすることができます。
こうして生産性を高めれば、作業を今まで以上にスムーズに進めることができるでしょう。

労務管理

日報ではその日の作業にどれくらいの人数をかけたかといったことも書かなくてはいけません。
日報を見直せば、今日はこの人とあの人が現場にやってきた、どうやらこの人は連日作業している、ということが一目でわかります。
建築現場においては安全性が第一です。
作業員が疲労しているとミスが起こって重大な事故につながりかねません。
それを防ぐためにも日報をしっかり残しておいて、それぞれの作業員のスケジュールをしっかり管理しておく必要があります。

情報共有

日報ではその日起こったこまごまとしたこともメモとして残せます。
たとえば、建築のために必要な資材が少し減り始めてきているといったことに気づいたとしましょう。
そういった時は遠慮なく日報に書くべきです。
それを見た仕入れを担当する人が、そろそろ在庫を補充しておくか、と早めに対応できるようになります。
このように現場で起きていることの情報を共有できるのも日報の役割です。

作業日報の書き方

作業日報は決まったルールがないため、現場ごとに書き方がまちまちです。
自分たちの現場ではこうやって日報を書いているけど、本当に正しいのだろうか、と疑問に感じている人も多いのではないでしょうか。
ここからは生産性を高められる日報の書き方を紹介していきます。

作業日報の構成

いきなり作業日報を書けと言われても、一から文章を書くのはなかなか大変です。
作業員の苦労を減らすためにも、きっちりとした構成をあらかじめ決めておきましょう。

おすすめなのは見出しをいくつか決めておくことです。

たとえば、今日の作業内容、全体の計画から見て何%くらい進捗しているか、今日出てきた課題は何か、などの見出しを作りましょう。
このように書くべき内容をあらかじめ指定しておけば、それぞれの作業員は流れに従って日報を書くことができます。
もちろん、日報を見直すうえでも見出しは役に立ちます。

仮に見出しがなければ、最初から最後まで文章を読み通さなくてはいけません。
しかし、見出しをあらかじめ決めておけば読みたいところをすぐに読むことができます。

書き方のポイント

日報を書くための構成を決めたら、次はいくつかのポイントに従いながら実際に文章を書いてみましょう。
ここからはこれを押さえておけば有意義な日報を書きやすくなるというポイントを紹介していきます。

POINT

目的を明確にするく

建築現場で作業をするうえでは目的意識がなくてはなりません。
それと同じように、日報を書くうえでも目的は明確にしておきましょう。
なんのために日報を書くのかといった意識をあらかじめ持っておけば、面倒なように見えても一気に書き通すことができます。

たとえば、今日は作業をするうえで何か問題はなかったか見直すために日報を書こうと心がけてみるのも良いでしょう。
そうすれば、現場で作業している時には気づかなかったことにも目が届くようになります。

POINT

わかりやすく書く

言わずもがな、文章は誰かに読んでもらうためにあるものです。
自分の備忘録にするならともかく、みんなが読む日報においてはわかりやすい文章を書くよう心がけるようにしましょう。
確かに、文章を書きなれていない人にとってはわかりやすく書くのも難しいと感じるかもしれません。
しかしながら、難しい言葉を使わず、はっきりとした言葉遣いを心がければ、読みづらい文章になることはないです。

POINT

まとめて書かない

構成の項目でも話しましたが、日報を書くうえではいくつかの項目に分けて細かく文章を書いていくべきです。
あれも書きたい、これも書きたい、と文章をまとめて書き足していった結果、結局何が言いたいかわからないという文章になってしまっては意味がありません。
この項目ではこのことについて書きます、次の項目ではあのことについて書きます、といった具合にきびきびとした文章を書くようにしましょう。

POINT

PDCAサイクルを意識する

PDCAサイクルはビジネス界ではよく使われる方法です。
もちろん、建築業界に応用しても役に立つでしょう。

通常のPDCAサイクルはPlan(計画)から始まります。
しかしながら、日報で計画から始めるのは少々難しいので、まずは今日何をしたのかというDo(実行)の部分から始めましょう。
今日は何をしたのかを書いたら、それはどのくらいうまくいったのかといったCheck(評価)をしたほうが良いです。
そして、その評価を踏まえて、どうすればもっと良い作業ができるかといったAction(改善)につなげていきましょう。
最後にこうした改善が全体の計画にマッチしているかを確かめれば、クオリティの高い日報ができあがるでしょう。

作業日報の作成方法

作業日報は昔はノートなどに記すのが一般的でした。
しかし、最近ではパソコンでテンプレートを作ったほうが効率的だということでさまざまなツールを導入する企業が増えています。
ここからはパソコンをもとにした作業日報を書く場合、どんなツールを利用したら良いかを見ていきましょう。

エクセル

エクセルは一般的に会計などで使われるソフトです。
しかし、使い方を工夫さえすれば、簡単に日報を書くためのソフトとしても活用できます。
エクセルには項目を設定することができますが、そこに作業員が書くべき見出しを設定するようにしましょう。
そのほか、業務の流れの部分を大きめにとって、この時間にはこの作業をしたといった項目も用意すれば自由度が増します。
テンプレートを作るのはなかなか大変ですが、一度しっかりとしたテンプレートを作れば後は印刷するだけで簡単に日報が書けるようになるでしょう。

管理システム

エクセルでの日報づくりはカスタマイズが自由という利点があります。
とはいえ、一方で何ヶ月か前の日報を改めてみるのが難しいという難点も否めません。
それに対して、最近では作業日報用の専用管理システムもいくつかリリースされています。
建築現場用に特化したものもあるので、いくつかのアプリを試してみるのも良いでしょう。

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まとめ

日報は導入した当初は慣れるまで難しいものです。
しかしながら、日報を書くことで生じるメリットは大きいので、疎かにすることなく、しっかりと書くようにしましょう。


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