e文書ソリューションとは？要件やメリット、おすすめをご紹介

e文書ソリューションとは、ビジネスで用いる書類をデジタル化し、業務の効率化やより適切で利便性に優れた文書管理などを行っていくことです。
従来のように紙の文書を作成、保管し、必要に応じて検索して使用するとなると、大量の紙を用い、ファイリングして書庫などに保管し、必要があれば探し出さなくてはならず、手間もかかります。
e文書ソリューション化することで、紙の書類を使う場合の手間を省き、業務効率化や保管コストの削減などを図ることができます。

e文書ソリューションを導入するにあたって、基本のルールとなるのがe-文書法です。
正式名称は、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律と言います。

民間事業者が行う文書の保存、作成、閲覧などについて、原則として電磁的記録によることを可能にする法律です。 企業や個人事業主など、民間事業者が書面を保存する場合に、電磁的方法で行う際の共通ルールを定めることで、デジタル化の促進を図り、書面の保存などの負担を軽減することで利便性の向上を図っていくことを目指すものです。

電子帳簿保存法とは範囲が違います。
電子帳簿保存法は、国税庁が管轄し、国税関連の書類の電子的な保存に関するルールが定められているのです。
e-文書法はさらに対象が広く、国税関連の書類だけでなく、民間事業者等が作成、保存する書面を幅広く対象にしています。

e-文書ソリューションを実現するには、e-文書法に定められた要件を満たすことが必要です。
要件を満たすことで、安全に文書を保存でき、書類の検索もしやすくなり、業務効率もアップできます。
どのような要件を満たす必要があるのか見ていきましょう。

見読性とは、見やすく、読みやすい状態に保てるという意味合いです。
可視性といったほうがわかりやすいかもしれません。
文書をデジタル化し、そのデータがパソコンやアプリケーションを使って明確に見ることができるほか、必要に応じてモニター上にすぐに表示できることやプリンターでプリントアウトできることなどが求められます。

完全性とは、データが破損することや消失してしまうことを防止する措置が施されていること、また内容が勝手に改変されることや消去されてしまうことがないようにされていることを意味します。
また、改変された場合や修正された場合、その事実がわかるようになっていなくてはなりません。
基本的には、電子署名とタイムスタンプを用いることで改ざんされず、正しく保存されていることが完全性として求められます。

機密性とは、機密が守られていることを意味します。
具体的には、その文書データについて権限がない人がアクセスできないこと、権限を持つ人のみがアクセスできるようにすることが求められます。
不正アクセスがされないよう防止措置が採られることが必要です。

検索性とは、必要な時にデータをすぐに使えるように、探しやすいのようにしておくことです。
インデックスを付けることやデータ文書の整理番号を職場で統一するなど、体系的に管理しておくことが求められます。

e-文書ソリューションを導入すると、どんなメリットが生まれるのでしょうか。
e-文書ソリューションのメリットを見ていきましょう。

ファイリングした書類を整理、保管するためのスペースもカットできます。
会計書類をはじめ、重要な書類は法人の場合、7年にわたって保管が求められますが、電子化後は電子データとして保存していくため、物理的な保管スペースは不要になります。
書庫を別の用途に使えるようになることや書類の保管のために倉庫などを借りる必要がなくなるのもメリットです。

紙の書類を稟議して決裁するといった手間をかけていませんか。
e-文書にすることでデータとしてシステム上で閲覧やチェック、承認、決裁などができるようになり、作業時間をはじめ、書類の決裁にかける時間が削減できます。
また、紙の書類の場合と異なり、ファイリングの手間も省けます。
書類をプリントアウトしたり、コピーしたり、穴を空けてファイルで綴じ、書庫に保管するといった作業時間をカットすることが可能です。

また、外部に発送する書類などはその手間を省くことも可能です。
請求書や領収書などをデータで納品できるようになれば、月末の業務集中期に臨時のパートを雇ったり、請求書などの紙の書類を封入、発送するアルバイトを雇ったりする必要がなくなります。
正社員であれば、ほかの業務に集中できるようになり、残業代などを減らせます。

e-文書ソリューションは、e-文書法に定められた見読性、完全性、機密性、検索性という要件が満たされるように設計されたシステムです。
そのため、独自にデータ化した文書をパソコン上などで保管するのと異なり、e-文書法の要件を適切に満たすことができます。
e-文書ソリューションを利用するだけで、スムーズに法令遵守できるのもメリットです。

e文書ソリューション上で、データで文書を管理できるようになると、検索性が高まることや作業時間が短縮化されて業務効率が高まります。
たとえば、顧客向けに提案書や見積書、契約書や資料などさまざまな文書を提出したい場合に、必要な文書を検索することや雛形を用いて速やかに作成するなど、顧客対応の質も向上します。
紙の書類ではなく、データでの提供を希望する顧客に対しては、データで安全かつ迅速に提供しやすくなり、顧客の要望に添えるのもメリットです。

では、e-文書法に沿った形で、データ化されたe-文書の管理をスムーズにしてくれるおすすめのe文書ソリューションをご紹介します。

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e文書ソリューションは電子帳簿保存法より広い範囲の文書を、データとして管理できるシステムです。
e-文書法に定められた要件を満たしながら、業務効率化や顧客対応の品質向上を図ることができます。