【建築業】図面管理とは?課題や効率化のポイントをご紹介

【建築業】図面管理とは?課題や効率化のポイントをご紹介

建築業では特に図面管理は重要で、万が一なくしてしまったら大変です。
しかし、実際対策ができていていなくて、なくすだけでなく、さまざまな課題を抱えている企業も多いでしょう。

こちらの記事では、重要な図面管理について、抱えやすい課題から効率化するポイント、図面管理システムを利用するメリットやデメリットについて解説していきます。

図面管理とは

建物を建てる時には、まず設計図や建築図面が必要です。
図面管理とは、これらの建物を建てるうえで必要な図面を保管し欲しい時にすぐ出せるように管理することを言います。

建設を行っている途中などでも、確認が必要な場合があります。
いくつもの現場を取り扱っていると、どこに何の図面を管理しているのかわからなくなってしまいがちです。
スムーズな作業のためにも、図面管理は非常に重要です。

図面管理の主な方法

図面管理では、設計したものを書いた紙をファイルに挟めて保管や社内のサーバーなどの共有フォルダに保管してすぐに確認できるようにするのが一般的です。

CADをエクセルデータに変換し、社内で見やすくする場合もあります。
電子データにした場合は、企業の中で取り扱っているサーバーの中だけでなくクラウドサービスなどさまざまです。

図面管理の課題

図面管理を行ううえで、スムーズにできていなくて課題を抱えている企業は少なくありません。
基本に沿っているつもりでも、どこか抜けていてトラブルが起きてしまうケースもあるでしょう。
ここからは、図面管理の課題についていくつか紹介していきます。

同じ図面を何度も作成してしまう

どこに作成した図面があるのかわかりにくい状態になっていると、目的の図面が見つけられないと思い込んで何度も作成してしまう可能性があります。

特に作業を一人だけで行っていると図面を一度作成したことに気が付けますが、さまざまな担当者がいる場合は気が付かないケースも多いです。
何回も同じ図面ができてしまい、無駄な時間ができてしまいます。

最新の図面が判別できない

図面も最初に決めたものではなく、手を加えより良いものにしていくことは多くあります。
この時しっかりと最新の図面がどれかわかるようにしておかないと、複数の図面が存在し混乱してしまいます。
せっかく設計を良いものしたのに、その前の図面を使ってしまったなどトラブルにつながるかもしれません。

取引先に渡す図面が整理できていない

取引先に図面が欲しいと言われ、すぐにでも渡したいのに、図面が整理できていないためどれが何かわからない状態になってしまっているケースも多いです。
渡したい図面を探すのも、時間の無駄につながります。

必要な図面をすぐに見つけられない

企業ではさまざまな建築現場を抱えていて、膨大な図面を管理しているケースも多いでしょう。
急に図面を見せてくれと言われても、膨大な図面の中から探すのは結構大変な作業です。
どこにあるのか見当がつきにくい場合は、かなりの時間を要してしまいます。

図面のセキュリティ対策が不十分

図面だからそこまで狙われないだろうと、誰でも見られるようにしておくとデータが狙われてしまう可能性が高いです。
もしデータに何かあったら、取引先や顧客から信用を失ってしまいます。
利用できる設定やパスワードなど、セキュリティ対策は必要です。

図面管理を効率化するポイント

建築業において、図面の管理をしっかりと行うことは大変重要です。
課題があるのであれば、しっかりと対策を打っておかなければいけません。
ここからは、図面管理を効率化するにはどうしたら良いのかポイントをいくつか紹介していきます。

フォルダ名・ファイル名を統一する

取り扱う人が個人的にファイル名を決めてしまうと、その人以外の従業員などはわかりにくくなります。
誰が見てもわかるように、フォルダ名やファイル名は決めておきましょう。

ルールが決まっていれば、皆データが見やすくなり見落としがなくなります。
急に図面を出してほしいと言われた時にも検索しやすくなります。

図面の保管場所を決める

図面をどこに保管するのか、皆で決めておきましょう。
紙やクラウド上などさまざまな箇所で保管されてしまうと、何がどこにあるのかわからなくなってしまいます。
図面の共有フォルダを作るなど、工夫が必要です。

図面の更新情報を管理する

建設業ではより良い建物にするために更新されるケースが多いため、どの図面が最新版かわかるようにしなければなりません。
いつ更新したのかわかるようにするため、ファイル名に更新日を入力するなどの工夫が必要です。
同時に古いものと比べるケースも多いので、こちらもスムーズに出せるようにしておきましょう。

セキュリティ対策を講じる

図面情報が流出してしまう可能性もあるため、未然に防ぐための対策は重要です。
パソコンで保管している場合は関係者以外見られないように、アクセス制限をかけておきましょう。
パスワード設定などをして、簡単に外部者が見られないようにしましょう。

図面管理システムを活用する

紙での管理は、しっかりと行っているつもりでもミスも出やすく大変です。
急に図面を探さなければいけない時も、膨大の量の中から見つけなくてはなりません。

図面管理システムを活用できれば、図面をはじめ関係する資料などもすべて一元化できます。
調べたいものがある時にも、すぐに検索をすれば出てきます。

図面管理システムとは

図面管理システムとは、これまで紙などで管理してきた図面や技術資料などをすべてパソコンを利用し一元管理できるシステムを言います。
さまざまな箇所に資料や図面が置いてあったものを、すべて同じ箇所で保管ができるため探す手間がありません。

図面管理システムのメリット

図面管理システムには、さまざまなメリットがあります。
これまで課題となってきたトラブルも、未然に防げるようになります。

図面の一元管理が可能

図面やそれに関連する資料などが、さまざまな場所に保管されていると大変です。
調べたいと思った時、さまざまな保管場所から見つけ出さなければなりません。

図面管理システムを利用できれば、保管場所を統一し、一元管理が叶います。
システムを利用し、さらに利用の権限も使えば、セキュリティ面も安心です。

図面データをスムーズに共有できる

図面データを複数人で見たいと思った時にも、データを簡単に共有できます。
特に複数人で設計を行っている場合にも、利便性を感じられるでしょう。

必要な図面をすぐに探し出せる

保管場所に行って探す手間がなくなるため、必要な図面をスピーディーに出せます。
図面管理システムではあらかじめ検索ができるようになっていますので、出したい図面の検索ワードを入力すればすぐに探せます。

図面管理システムのデメリット

図面管理システムを利用すれば、今まで課題になっていた部分が解決できます。
メリットも多くまだ導入していない企業にはおすすめですが、多少のデメリットも存在します。
導入する前に、どんなデメリットがあるのかも一緒に見ておきましょう。

費用がかかる

図面管理システムは、最初導入する際に費用がかかります。
購入費用や毎月の利用料などが必要です。

ほかにも、導入してすぐに皆が使いこなせるわけではないため、研修などもしなければなりません。
マスターするまでは、人件費も視野に入れておくと良いでしょう。

セキュリティ対策・ウイルス対策が必要

図面管理システムは、セキュリティ対策をしなければなりません。
せっかく便利になっても、大切な図面などのデータが盗まれた場合や流出したら大変です。

インターネットを利用して使うシステムでもあるため、どこから攻撃されるかわかりません。
必ずハッキングなどされないように、セキュリティ対策も万全にしておきましょう。

図面管理システムなら『建設業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

建設業において図面は建物を建てるうえで重要な役割を果たしているため、しっかりとした管理が必要です。
しかしルールがしっかりと決まっていなかったり、紙を使ってファイルでの保存だったりすると、図面が見付けられないなどの課題が発生してしまいます。

図面管理を効率化するためには、システムの利用がおすすめです。
メリットも多く、一元管理が可能ですぐに出したい図面を探せ、データも共有しやすくなります。
多少費用がかかりますが、それ以上に効率化させられ課題も解決させられます。

執筆者情報

関連記事

  1. 利益率とは?計算方法や目安を徹底解説

    利益率とは?計算方法や目安を徹底解説

  2. 電子サインとは?電子署名との違いや利用シーンを解説

    電子サインとは?電子署名との違いや利用シーンを解説

  3. 再下請通知書とは?書き方や提出方法を解説します!

    再下請通知書とは?書き方や提出方法を解説します!

  4. 電気工事とは?資格の有無や工事の種類、業務内容をご紹介

    電気工事とは?資格の有無や工事の種類、業務内容をご紹介

  5. 現場管理ソフトとは?施工管理との違いやおすすめを紹介

    現場管理ソフトとは?施工管理との違いやおすすめを紹介

  6. 見積書に消費税の記載は必要?法的根拠を解説

    見積書に消費税の記載は必要?法的根拠を解説