現金出納帳とは?書き方や作成方法を解説

現金出納帳とは?書き方や作成方法を解説

事業を始めるにあたって、税理士から「現金出納帳を作成してください」と言われたことはないでしょうか。
現金出納帳は、企業の現金の流れを管理するうえでとても重要な帳簿の一つですが、いきなり作れと言われてもどうしたら良いのかわからないという方がほとんどではないかと思います。

そこで、この記事では、なぜそもそも現金出納帳というものが必要なのか、そして現金出納帳の書き方や作成方法について詳しく説明していきます。

現金出納帳とは

「現金出納帳(げんきんすいとうちょう)」とは、企業や組織において毎日のように出たり入ったりする現金の流れを記帳するための帳簿です。
会計に関する帳簿には取り引きが行われるごとに必ず貴重しなければならない「主要簿」と、主要簿を補助するために必要に応じて記帳される「補助簿」の2つがありますが、現金出納帳は補助簿にあたります。

小口現金出納帳との違い

企業におけるすべての取り引きは、「仕訳帳」や「総勘定元帳」などの主要簿に逐一記帳されますが、その中から現金に関する取り引きだけを抜き出して記帳するのです。
現金について記録する帳簿には、現金出納帳のほかに「小口現金出納帳」があります。
名称も似ていることから、両者を混同している方も多く見られます。

小口現金とは、日々発生する文房具代や備品代、交通費など少額の費用を支払うためにあらかじめ会社に用意しておくお金のことであり、このような現金を管理するために作成されるのが小口現金出納帳です。
企業によっては、小口現金の管理を現金出納帳で行っているところもありますが、複数の部署にいくつかの小口現金がある場合には、小口現金出納帳があったほうが効率的な管理が可能になります。

現金出納帳を作成する目的

現金出納帳を作成する主な目的として次の2つが挙げられます。

お金の流れを可視化する

現金出納帳を作成する目的の一つは、お金の流れを可視化することです。
「現金の流れは通帳を見ればわかるのではないか」と思われる方も多いかもしれませんが、通帳に記載されるのは日付や金額など最小限の情報だけであり、後から見返しても詳しい取り引きの内容を知ることはできません。

そこで、「何を購入したのか」「誰から入金があったのか」といった詳しい取り引きの内容とともに、現金の出入りを記帳するために現金出納帳が作成されます。
今手元に現金がどのくらいあるのかを可視化することによって、資金ショートなどのリスクを最小限に抑えることが可能になりますし、将来の事業計画を立てるうえでも役立ちます。

社内の不正を防止する

現金出納帳を作成することは、社内の不正を防止することにもつながります。
ニュースで企業の会計担当者による横領事件などを耳にすることがありますが、企業がどんなに注意しても社員の不正をゼロにすることは無理でしょう。

しかし、現金出納帳を作成することで、現金の流れをきちんとチェックしておけば、実際の残高と帳簿上の残高に誤差が生じた時に、すぐに気づくことができます。
このように、チェック体制がしっかりしていれば社員も横領などの不正をすることをためらわざるを得ません。

現金出納帳の記載項目

現金出納帳は、帳簿の中でも比較的記入が簡単であり、基本的には決められた項目に従って内容を記入していくだけです。
現金出納帳に記載する項目には次のようなものがあります。

日付

実際に出金や入金があった日の日付時系列で記入します。
出張旅費では、社員が交通機関にお金を支払ったタイミングと精算が行われたタイミングに時差が生じますが、この場合は精算を行った日付を記入します。

また、領収書の日付と実際の入金・出金の日付が異なる場合も、実際に現金が動いた日付を記入するのが決まりです。

勘定科目

入金・出金がどのような原因によって生じたのかを記入するのが勘定科目です。
商品を仕入れて現金を支払った場合は「仕入」、商品が売れて現金が入ってきた時には「売上」、経費などを支払った時は「水道光熱費」など該当する勘定科目を記入します。

摘要

取引内容の詳細を記入するための項目です。
例えば、勘定科目の「通信費」に対して摘要で「郵便局で切手を100枚購入」と記入することで、誰が見ても取り引きの内容がわかるように説明できます。

入金

入金があった場合には、その金額を入金欄に記入します。
この時の金額は税込みです。

出金

出金があった場合には、その金額を出金欄に記入します。
この時の金額は税込みです。

残高

取引後の残高を記入します。
入金・出金があるごとに残高を算出することによって、最新の状況を知ることができます。
また、帳簿上の残高と実際の残高が一致しているかどうか確かめることも重要です。

現金出納帳の書き方

現金出納帳の書き方に定められた様式というものはありませんが、多くの企業で採用されている一定のルールは存在します。

ページの最初の行の書き方

現金出納帳の次のページへ移行する場合は、ページの最初の行の摘要欄に「前頁から繰越」と記載し、残高欄には前頁の最後の残高と同じ金額を記載します。

最後の繰り越し方

現金出納帳は余白があっても、月末になったらページを締めて、新しいページへと移行するのが決まりです。
その月の最後の取り引きが終了した時点で、二重線を引いたら摘要欄に「◯月合計」と記載、入金・出金の金額と残高を記載して締めます。

さらに、次の行の摘要欄に「次月繰越」と記載して繰越金額を記入します。
新しいページのほうには最初に「前月繰越」と記載し、前月からの繰越金と同じ金額を残高欄に記入しましょう。

期末の締め方

期末の締め方も、基本的には月末の締め方と同じです。
該当する期の最後の取り引きが終了したら二重線を引き、該当する期中の入金・出金の金額と残高を記載、次の行に「次期繰越」と繰越金額を記入します。
新しいページの先頭には「期首繰越」と記載、次期繰越の金額と同じ金額を残高に記入します。

残高が合わない場合の対処法

帳簿上の残高と実際の残高が合わない時、まずは記入漏れがないか、そして計算間違いがないか確かめましょう。
それでも、原因がわからない場合は、「現金過不足」という勘定科目を設けて処理します。

決算までに原因が判明した場合は、該当する勘定科目に振り替えて修正しますが、原因が判明しない場合は「雑損失」や「雑収入」として処理します。
なお、残高の誤差がわずかだからといってポケットマネーで処理することは絶対にやってはいけません。

現金出納帳の作成方法

現金出納帳の作成方法として次のような方法があります。

手書きする

現金出納帳を簡単に作成するなら金銭出納帳(ノート)を購入して手書きする方法がおすすめです。
出費も数百円で済みます。

ただし、取り引きの数が多いと記帳が大変ですし、書き損じがあった時の修正も面倒です。
また、計算ミスなどがあった時の確認作業に時間がかかるというデメリットもあります。

エクセルテンプレートを活用する

エクセルなどの表計算ソフトを使用して現金出納帳を作成すればPCで管理することが可能です。
テンプレートを活用すればわざわざ自作する必要がありませんし、計算もPCでやってくれます。
また、手書きと違って修正も簡単です。

会計ソフトを導入する

担当者にとって一番楽なのは、会計ソフトを使って作成する方法でしょう。
テンプレートは揃っているので、担当者は基本的に文字や数字を入力するだけです。
計算ミスや記入漏れといったことも心配する必要がありません。

会計ソフトならスマホとの連携機能も備えているので、出先からの入力やテレワークの対応も簡単です。

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まとめ

現金出納帳は、企業の血液とも呼ばれる現金の流れを常にチェックするという非常に重要な役割を持っています。
補助簿ということで、必ず必要な帳簿というわけではありませんが、お金の流れを可視化するためにも、社員の不正を防ぐためにも作成するのが望ましい帳簿です。

毎日の記帳には手間がかかりますが、会計ソフトなどを活用すれば記帳にかかる時間や手間を大きく減らすことができるので、健全な経営のためにも会計ソフトの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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