中小企業の電子帳簿保存法への対応は?制度の影響等についてご紹介

中小企業の電子帳簿保存法への対応は?制度の影響等についてご紹介

各種手続きのオンライン化が進む中、DX化を推進する企業やペーパーレス化を検討している企業も増えてきました。
DX化を進めるうえで、対応しなくてはならないものの一つに電子帳簿保存法があります。
中小企業の電子帳簿保存法への対応はいかにすべきなのか、制度の影響や対応の流れについてご紹介していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税法上保存などが義務付けられる帳簿や取引各関係の書類などを電子的に保存する場合のルールを定めた法律です。

保存区分

電子帳簿保存法で定める電子帳簿等保存制度では、3つの保存区分を設けています。
任意で行うことができる電子帳簿等保存スキャナー保存、法人、個人事業主問わず対応が求められる電子取引データ保存の3つです。

対象書類

区分ごとの対象書類は以下のようになっています。
それぞれ、どのような対応が必要なのか確認しておきましょう。

CHECK01

電子帳簿等保存の場合

電子帳簿等保存の場合、以前から一貫してパソコンなどで作成している帳簿や国税関係書類の場合、プリントアウトして保存する必要はなくなり、電子データのまま保存することが可能です。
たとえば、会計ソフトで作成している仕訳帳パソコンで作成した請求書の控えなどが対象となります。

CHECK02

スキャナー保存の場合

スキャナー保存をするケースは、取引先から受領した紙の領収書・請求書といった決算関係書類を除く国税関係書類が対象になります。
書類の原本を保存する代わりに、スマホやスキャナーで読み取った電子データを保存することが可能です。

CHECK03

電子取引データ保存の場合

申告所得税や法人税について帳簿・書類の保存義務が課されている法人、個人事業主の電子取引データ保存の対象書類は、以下の通りです。
見積書や注文書や契約書、請求書や領収書、送り状や納品書などに相当する書類に関し、電子データをやりとりした場合には、電子データとして保存しなくてはなりません。
プリントアウトして紙で保存することは認められなくなります。

中小企業も電子帳簿保存法に対応する必要がある?

テレビCMなどで盛んに電子帳簿保存法への対応が叫ばれていても、うちは小さい企業だし関係ない、電子化する予定はなく、見積書や請求書なども紙で作成するから関係ないと思っていませんか。
自社が紙で書類を発行したとしても、取引先からデータで見積書や請求書、領収書などが送られてくるケースも想定されます。
この場合、プリントアウトして紙で保存すると電子帳簿保存法違反になってしまいます。
では、どうすれば良いのでしょうか。

電子取引への対応は必須

仮に、自社はあくまで紙対応だと考えていても、取引先からデータで送られてくるケースが今後は増えていくでしょう。
電子帳簿保存法のもとでは、法人、個人事業主問わず、電子データで受け取った書類は電子的に保存しなくてはなりません。

この制度が進んでいけば、今後は取引先からも各種書類を電子データで送付するよう求められることも増えていくはずです。
そのため、中小企業も業種や規模を問わず、電子取引への対応は必須となります。
電子帳簿保存法に対応して電子取引データ保存をするためには、検索性の確保とデータの真実性の確保の要件を満たす必要がありますので、その点もしっかり理解しておきましょう。

検索機能の確保

紙で保存していた際は、取引先別や月別などにファイリングを行って、確認したい時に探し出していたかもしれません。
電子取引の場合も、受け取った電子データや発行した電子データの控えなどを保存するとともに、検索できる状態にすることが求められます。
日付や金額、取引相手別による検索機能を確保することが必要です。

検索機能の確保により、税務調査などで書類の閲覧を求められた場合には、速やかに検索してプリントアウトして提出できるようにしておかなくてはなりません。

データの真実性の確保

真実性の確保とは、そのデータが真実であり、改ざんなどがなされていないことを証明することを意味します。
実態のないデータではなく、実際の取引にもとづいたデータであること、権限を持つ人が作成したデータであること、かつ不正な改ざんがなされていないことを証明できる状態にしておくことが必要です。
そのためには、電子署名や第三者機関によるタイムスタンプなどを導入することが求められます。

猶予措置がある場合も

令和5年度税制改正で新たな猶予措置が設けられました。
以下の2つの要件を満たす場合には、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要で、電子取引データを単に保存できることになりました。

要件1

相当な理由がある場合

要件の1つ目は、本来満たすべき要件に従って電子取引データを保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認めることが必要です。
事前申請は不要ですが、認めてもらわないといけません。

要件2

書面の提示や提出ができる状態である場合

2つ目の要件は、税務調査などが入った場合に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができ、その電子取引データをプリントアウトした書面の提示や提出ができる状態になっていることです。
2つの要件を同時に満たす必要がありますので、猶予措置があるといっても油断せず、できる限り電子帳簿保存法にもとづく正式な要件を満たす対応ができるようにしましょう。

中小企業の電子帳簿保存法対応の流れ

猶予措置があるらしいと甘く考えていると、電子帳簿保存法違反を問われることや電子取引に対応したいない企業とはスムーズな取引ができないとして、取引相手が離れていってしまうおそれもあります。
そこで、中小企業の電子帳簿保存法対応する場合の流れを確認し、実際に取り組むことを目指しましょう。

電子帳簿保存法の要件の把握

電子帳簿保存法の要件として、検索機能の確保とデータの真実性の確保をはじめ、細かい要件をしっかり把握しましょう。
電子取引ができるためのシステムなどを導入しても、要件を欠いていると意味がありません。
設備投資を無駄にしないためにも、要件の把握は不可欠です。

自社の取引内容の把握

自社の取引内容を把握し、どのような書類をやりとりしているかを整理しましょう。
また、取引相手が電子取引を導入しているかなどの把握も必要です。
今後、法人や個人事業主などの事業者は電子取引に対応せざるを得なくなりますが、一般消費者向けの取引をしている場合は、どうすべきか検討しましょう。

データの保存方法の検討・決定

データの保存については検索性と真実性を確保しなくてはなりません。
どのような形式やファイル名で保存していくのかを、要件を満たすように検討し、決定しましょう。

経理規定の整備

これまで紙で伝票処理を行っていた場合や請求書を発行して郵送していた場合も、電子取引化することで経理規定も見直すことや新たに整備し直さなくてはなりません。

業務フローの確認・見直し

今後、電子取引をした場合はデータで保存するほか、これまでの紙の書類なども電子帳簿等保存やスキャナー保存などをするかも取り決めたうえで、業務フローの確認や見直しを図っていきましょう。

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まとめ

電子帳簿保存法とは、国税関係書類やその証拠書類などを電子的に保存する際のルールを定めた法律です。
電子帳簿保存精度では3つの保存区分があり、任意の電子帳簿等保存とスキャナー保存、法人、個人事業主問わず対応が求められる電子データ取引保存があります。
中小企業も電子帳簿保存法に対応することが必須となり、電子データを保存する際には検索機能の確保やデータの真実性の確保が求められます。
ただし、一定の条件を満たすことで猶予措置がある場合もあるので、自社の状況に合わせ焦らず確実に対応していきましょう。
中小企業の電子帳簿保存法対応の流れとして、電子帳簿保存法の要件を把握すること、自社の取引内容の把握すること、データの保存方法の検討・決定すること、経理規定の整備をしたうえで、業務フローの確認・見直しを図っていくことが必要です。

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