請求書の発行日はいつにするべき?決め方や注意点を解説

請求書の発行日はいつにするべき?決め方や注意点を解説

請求書の発行日はいつにするべきでしょうか。
取引先によって契約日や納品日は異なるものの、請求書の発行は月末に一斉に行うといったケースも少なくありません。
そこで、請求書の発行日決め方や注意点の基本を解説していきます。

請求書の発行日とは

請求書の発行日は基本的に請求書を作成し、発行する日のことです。
請求書の発行日をいつにするか問題になるのは、請求書の役割や請求書における発行日の役割とも関連します。
以下で詳しく見ていきましょう。

請求書の役割

請求書の役割の一つは、代金請求の意思を明確にすることです。
建築業では請負契約が主流で、消費者に対しては高額になる工事を行っても、代金後払いのケースが少なくありません。
それ以外のケースでも高額の請求となることが多いので、確実に代金回収ができるようにする役割があります。

請求書における発行日の役割

請求書で発行日をいつにするかで、いつまでに支払ってもらうかの基準になることや時効中断などの役割もあります。 万が一取引先が破産して代金の回収が困難になりそうな場合に備えても、請求の意思と日付を明らかにしておくことは大切です。

請求書の発行日の決め方

請求書の発行日の決め方は企業によって異なるかもしれません。
請求書の発行日の決め方に特に法令のルールはないので、企業で決めることは可能です。
どのような決め方が一般的なのでしょうか。

基本は納品日や締め日

基本的な決め方は、商品の納品日や請求する企業の締め日です。
納品に合わせて請求書を発行するか、もしくは各企業で当月×日締めの翌月○日払いなどの運用に合わせて発行日を決めます。

再発行の際も発行日は同じにする

発行者側の記載ミスや取引相手が請求書を紛失してしまう、郵便事情で紛失したなどで請求書を再発行する場合の発行日はどうしていますか。
再発行する日に修正してしまうケースがありますが、原則として最初に作成した日と同じにするのが基本です。
過去日付での発行になっても、再発行なので問題はありません。

もっとも、ミスをした請求書と取り間違えることや後から当初発行した請求書が見つかって混乱するおそれがあります。
そのため、わかりやすいよう朱印で再発行印を押すことや請求書番号を連番にするなど、再発行であることを明確にすることがおすすめです。

請求書を発行するタイミング

請求書を発行するタイミングはいつにしていますか。
作成した日を発行日にする、納品日や締め日といっても、取引相手や取引形態によって異なることもあります。
ここからは、掛売方式、都度方式別の請求書を発行するタイミングを解説していきます。

掛売方式

掛売方式とは、特定の企業と定期的な取引や継続取引をしている場合や同じ取引先と月に何度も取引を行うようなケースにおいて、1ヶ月分をまとめて請求する方式や複数取引分をまとめて請求する方式です。
各会社の締め日に合わせて、請求書を発行するのが一般的です。

都度方式

都度方式は、取引の都度、請求書を発行する方式で、継続性がなく、1回限りの取引などで利用されています。
都度方式の場合、商品の発送や納品を行った日やサービスの提供終了時点が発行のタイミングとなります。

請求書発行時の注意点

請求書発行時の注意点を見ていきましょう。

請求書の保存方法

請求書の保存方法として、まず税務申告の問題で一定期間の保存が求められるほか、インボイス対応をしている企業は、発行した適格請求書の控えを保存しておく必要があります。

また、電子帳簿等保存法との関係もあるので、保存の仕方は注意しましょう。
これまでは、とにかく発行した請求書の控えや受け取った請求書をファイリングするなどして保存すれば済みました。
ですが、これからは電子データとして発行することや電子データで受け取った請求書は電子的に保存することが求めらます。
その際は真実性の確保や検索性などの条件も満たすことが必要です。

請求書の保存期間

請求書の保存期間は、法人、個人事業者によって異なり、条件などによっても異なるので留意しましょう。

法人の場合

法人の場合の請求書の保存期間は原則として7年間です。
ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は、繰り越しが認められる10年間に伸長されるので注意しましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は原則として5年間です。
ただし、消費税を納税している消費税課税事業者は7年間となりますので注意しましょう。

インボイス制度への対応

取引年月日や取引内容のほか、消費税額や適用税率などをルールにもとづいて明示しなくてはなりません。
これまでの請求書では対応できない場合があるため、フォーマットの見直しやシステムの入れ替えなどの対応が必要です。

また、インボイス制度のもとで仕入税額控除を受けるには、受け取った側はインボイスを適切に保存することが必要です。
一方、発行者側も控えの保存が必要になります。

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まとめ

請求書の発行日とは代金請求の意思表示をする重要な項目です。
請求書の役割として代金請求の意思を明確にすることがあります。
請求書における発行日の役割は取引関係を明確にし、時効中断をするなどの役割があります。
請求書の発行日の決め方の基本は納品日や締め日です。
再発行の際も発行日は同じにするのが基本です。
請求書を発行するタイミングは、掛売方式か都度方式かで異なります。
請求書発行時の注意点として、請求書の保存方法と請求書の保存期間に気を付けましょう。
請求書の保存方法は電子データとしてやりとりした場合は、電子帳簿等保存法にもとづき適切に保存する必要があります。
法人の場合の保存期間は原則7年、個人事業主の場合は5年です。
インボイス制度への対応として請求書の項目の見直しや必要項目を適切に記載する仕組みづくりも必要です。

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