【建設業】発注内示書とは?記載項目や注意点を解説

【建設業】発注内示書とは?記載項目や注意点を解説

正式な発注書を作るまでには時間が結構かかってしまうため、発注内示書を発行したいと考えているかもしれません。
しかし、ルールなどを知っておかないと、正式な発注書ほど効力がなくても後から大きなトラブルに発展してしまう心配があります。

万が一内容をなしにすると決めた場合、発注内示書であっても賠償請求が発生する可能性もあります。
大きなトラブルを起こさないためにも、発注内示書の記載事項や注意点を押さえておきましょう。

発注内示書とは?

発注内示書は、まだ正式な契約はしていないものの、発注を予定している内容を伝える役割を果たします。

正式な発注書は間違いがあってはいけないため、ある程度時間を要します。
その為、発注書を受け取るまでの期間、取引先は発注内容を知ることができません。

発注内示書では、おおよその内容がわかるため、まだ契約を交わす前から今後のお互いの見通しが立てやすくなります。

発注内示書の目的

発注内示書の目的は、発注書の提出前に、おおよそどのような発注が行われるか内容を取引先と確認し合うことです。
発注書は簡単に作成できるものではなく、企業ではさまざまな業務をこなしながら平行して作らなければいけないため時間がかかってしまいます。
その前にお互いが発注内示書があることで、内容を把握し早くから作業に取り組むことも可能です。

本来は正式な契約書をもらってしっかりとお互いに納得し合ってからが良いですが、発注者側としては納期遵守の為には発注書送付後の作業では間に合わない場合もあります。
また取引先側としても、正式な発注書受領後の作業ではスケジュールがタイトになる為、事前に知りたいと考える場合が多いようです。

事前に発注内示書を交わしておけば、余裕の持ったスケジュールで作業ができるようになります。
納期までもゆとりがあり、どちらにとってもメリットが大きいです。

しかし、正式ではないため、後から変更になるケースも考えられます。
後にトラブルに発展しないよう、発行する際の注意を確認しておきましょう。

発注内示書の書き方

発注内示書の正しい書き方を覚え、慎重に記載を行いましょう。
取引先と大きなトラブルにならないように、運用しなければなりません。
ここからは、書き方について解説していきます。

基本の記載項目

この用紙に書かなければならないという決まりはないため、書式はなんでもOKです。
しかし、ある程度基本的に記載する項目は決まっていますので、覚えておきましょう。

作成日

最初に発注内示書の書類を作成した日を記すため、作成日を年月日で記入します。
発注内示書に限らず、作成日や記載日は書類関係では必要です。

会社の基本情報

会社の基本情報で取引先と自社の両方を記載します。
取引先の会社名、住所、書類提出先氏名を先に書き、次に自社の会社名、住所、書類作成者氏名を記入します。

表題

『発注内示書』と記載します。
その他、特に記載する必要はございません。

内容

契約内容を正確に記載します。
そして、発注書内示書の取り扱いについても明記しておきましょう。
取り扱いについて、お互いにしっかりと把握できればトラブルが起きにくくなります。

追加であると良い項目

基本的な項目の他に、追加であるとさらに良い項目もあります。
決して必須ではありませんが、一緒に記載できればわかりやすい発注内示書になります。

正式な契約書の提出日

あくまで発注内示書は、仮の発注書類です。
そのため、取引先としても、いつ正式な契約書が来るのかわかると安心します。
自社が正式な契約書をいつ提出するのか月日を記載しておくとさらに良いでしょう。

期間

自社と取引先との間で、発注内示書の提出後に着手を契約している場合もあるでしょう。
その際は、完了予定日や納期も一緒に記載しておくと良いでしょう。

発注内示書を作成する際の注意点

発注内示書を作成する際に、知っておかないとトラブルが発生し取引先との関係が悪化してしまうかもしれません。
未然に防げるように、注意点も一緒に把握しておきましょう。

発注内示書の法的効力

基本的には、発注内示書はあくまで予定なため、何かあった時に変更も可能です。
しかし、急に大きな変更があると、取引先も困ってしまいます。
トラブルを起こさないためにも、発注内示書の中でしっかりとルールを決めておきましょう。

仮の書類とはいえ、売買契約自体が諾成契約です。万が一正式な書類ではなく、口頭で約束したとしても契約は成立します。
取り消しをする際は、損害請求される可能性もある為、何か変更があった時にはすぐに伝えるようにしておきましょう。

また、取引先側としては予定とはいえ変更されると困るのであれば、変更を受け付けないという取り決めも可能です。
他にも、発注書が正式に出来るまでは着手しない、あくまで目安として確認する、キャンセルはできず万が一の時は料金が発生するなどの取り決めをしておくと安心です。

受注側に先行して着手してもらう場合

一番は、正式な発注書ができてから着手できれば問題がないのですが、さまざまな事情で早くから着手してほしい場合もあるでしょう。
発注内示書を元に着手してほしい場合も、しっかりとお互いに取り決めをしておくことが重要です。

仮の発注書ではありますが、万が一キャンセルが生じた時にどのように精算するのかも決めておきましょう。
進捗状況による報酬なども受けられますので、精算に関しての取り決めはお互いトラブルに発展しないためにも大変重要です。

取引先にお願いする場合は、自社としての正式決定を早めに行いましょう。
正式な発注書がもらえれば安心ですし、早めの決定を行えば変更をしない状態でお願いできるケースがほとんどです。
逆に意思決定が遅くなってしまうとほかにも問題が出てきて、キャンセルしなければいけない状況にもなりがちです。
大きな変更やキャンセルはお互いにとって良いものではないため、発注内示書ができたら速やかに正式な発注書を提出しましょう。

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まとめ

発注内示書は仮の発注書なため、早めに着手してもらいたい場合やおおよその内容を知ってもらいたい時に便利です。
書き方も決まっていないので、まずは基本記載事項を押さえておき、プラスで追加で項目を増やすと良いでしょう。
取引先も安心できる発注内示書を意識します。
お互いにトラブルになって損害賠償請求まで発展しないために、発注内示書での法的効力も考えて変更を受け付けないなどの取り決めが必要です。
お互いが安心な契約になるように、発注内示書はよく考えて記載していきましょう。

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