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検収書とは?書き方や発行手順を徹底解説!

検収書とは?書き方や発行手順を徹底解説!

建築業だけに限らず、多くのビジネスシーンで商品やサービスのやり取りをする際に、検収書が発行されます。
商取引において重要な役割を果たす検収書ですが、その必要性や書き方などを詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。

この記事では検収書について、必要性や具体的な書き方、発行の手順などについて解説していきます。

検収書とは

検収書とは、納品された商品やサービスの内容が発注した内容と間違いなかったことを証明する文書です。
ここでは、検収書の必要性や、検収書と混同しやすい納品書、受領書との違いをご説明します。

検収書の必要性

法律上では検収書を発行する義務は定められていません。
しかし、検収書はいくつか重要な役割を担っているため、発行することが望ましいとされています。
以下でその必要性を解説していきます。

売上計上の基準

売上を計上する基準は、主に「出荷基準」、「納品基準」、「検収基準」の3つに分かれています。

受注者が検収基準を採用している場合は、検収書発行をもって売上が計上されます。
そのため、検収書は検収基準を採用する企業にとっては非常に重要な書類です。

発注側もこの点を考慮し、検収が完了したら速やかに検収書を発行し、送付することが望ましいです。

請求書発行の省略

契約の際に、あらかじめ「検収書の発行により、支払義務が生じる」ことを取り決めておくことによって、請求書の発行を省略することができます。

通常の取引では、納品・検品後に請求書が発行されます。
しかし、大量の商品などの取引の場合には、請求書をその都度作成するのは煩雑です。

そのため、事前に取り決めをしておくことにより、請求書の省略をすることができます。

トラブル・クレームの防止

先述の通り、検収書は納品された商品・サービスの内容が発注通りであったことを証明する書類です。

そのため発注者は、検収書発行後に納品された商品に関するクレームや契約解除、支払い拒否を原則することができません。

検収書は受注者にとって、トラブルやクレームを防止する重要な役割を担った書類だと言えます。

納品書・受領書との違い

検収書と混同しやすい書類に、納品書と受領書があります。
それぞれ担う役割が異なっていますので、その違いをご説明していきます。

納品書

納品書とは、商品を納品する際に、納品した商品の内容や数量を通知する書類のことです。
一般的には商品とともに送付されます。

検収書が発注者から検品後に発行されるのに対して、納品書は受注者から納品時に発行されます。

誰によって発行されるのかどのような役割を担うのか、この2点が大きな相違点です。

受領書

受領書は、受注者に対して発注者が商品を受け取ったことを証明するために発行する書類です。

商品が未着であったり紛失してしまった際に、引渡済みであるという証拠となり、トラブルを回避する役割を果たします。

あくまでも商品を受け取ったことを証明する書類であるため、内容確認の証明にはなりません。
証明する内容が受領書と検収書では異なっています。

検収書の書き方

ここからは、実際に検収書を書く際に、どのような項目を記載する必要があるのか解説します。
作成の際に注意するポイントも併せてご説明していきます。

基本項目

検収書 記載項目

主な基本的な項目は以下の通りです。
実際の検収書と照らし合わせながら確認していきましょう。

  1. タイトル

    「検収書」と記載します。

  2. 検収日

    商品の内容を検収した日付を記入します。
    納品日と混同しやすいため、気を付けましょう。

  3. 会社名

    宛名には、受注者名を記載します。
    ここでは正式名称で書くようにします。

  4. 発行者名

    検収書の発行元である発注者名を記名します。
    会社名、住所、電話番号、FAXなどを記入しましょう。

  5. 検収者名

    検収を行った担当者の氏名を記名します。
    検収が確かに行われたことを証明するため、捺印を行うことが望ましいです。

  6. 検収した商品の情報

    商品の名称、数量、単価といった商品の詳細を記載します。
    ここで誤りがないように確認する必要があります。

  7. 合計金額

    検収した商品の合計金額を記載します。

  8. 備考

作成の際の注意点

検収書に記入すべき項目をご説明しましたが、その際に留意しておく点がいくつかあります。
ここでは、その中でも収入印字と押印に焦点を当てて解説します。

収入印字は必要か

検収書に収入印字の貼付が必要か疑問に思われている方も多いのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、収入印字は必要ありません。

印紙税法によって、収入印字は課税文書のみ必要であり、5万円を超える領収書に貼付することが定められています。

検収書は課税文書ではないため、収入印字の貼付は必要なくなります。

押印は検収書に必要か

検収書への押印の義務はありません。
しかし、会社として正式に作成された書類であることを証明するために、角印(会社印)を押印することが一般的です。

確実に検収を行ったということを証明するため、検収者も押印することが望ましいです。

押印の際の決まったルールなども特にないため、シャチハタでの押印も問題ありません。
ですが会社によってそれぞれ規定が異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

検収書の作成方法

検収書の作成方法には、ワードやエクセル、管理システムなど、さまざまなツールを用いた方法があります。
ここでは、エクセルと管理システムを用いた方法に着目し、詳しく解説していきます。

エクセル

エクセルでは、計算式を活用することによってスムーズに検収書を作成することが可能です。
これまでエクセルを使用したことがある方ならば、簡単に操作できることも大きな利点です。

テンプレートを用いれば、即座に分かりやすい検収書を完成させることもできます。
無料のエクセルテンプレートを配布しているサイトも数多くあるので、使いやすいものを見つけることができます。

弊社でも無料でダウンロードできるエクセルテンプレートを配布していますので、ぜひ下記のリンクからダウンロードしてみてください。

管理システム

管理システムを使用することによって、必要な情報を入力するだけでワンクリックで自動的に検収書を作成することができます。

一元管理システムであれば、検収書に限らず、見積書や工事台帳など、さまざまな必要な書類の作成も可能です。
また、システムによってはクラウド上で情報を保存できるものもあるため、出先からスマートフォンでの入力ができるのも便利なポイントです。

検収書だけでなく、業務全般の効率化を検討されている企業に適していると言えます。

発行の手順

最後に、実際に検収書を発行する際の手順についてご説明します。
主に「商品・サービスの納品・検収」、「検収書の作成」、「検収書の送付」の3つの手順に分けられます。

商品・サービスの納品・検収

商品やサービスが納品されたら、まずは発注者側が検収と検品を行います。
発注書通りに納品されているか、また納品書に誤りがないか、などを確認していきます。

検収書を発行した後で、商品の数が足りなかったり、破損を発見したりしてもクレームをいれることは基本的にできないため、入念に確認するようにしましょう。

具体的には以下の点に注意します。

  • 商品名・品番などは間違いないか
  • 数量は注文通りか
  • 商品に傷や破損などはないか
  • 納品書の単価や数量は発注書通りか
  • 納品書の日付は正しいか

検収書の作成

検収・検品の後は検収書の作成をします。
具体的な書き方は先述の通りですが、検収書は発注者と受注者、どちらが作成しても問題ありません。

受注者側が作成した場合には、提出された書類に発注者側が検収印を押す形にをとります。

事前にどちらが担当するか、双方の間で取り決めておくようにしましょう。

検収書の送付

最後の手順は、発注者側から受注者側への送付です。
決まった送付方法はありませんが、郵送するかPDFをメールで送付するのが一般的であるとされています。

メールでの送付には郵送代の削減や手間が省けるなどのメリットがありますが、書類のデータ化に手間がかかったり情報漏洩のリスクがあるなどのデメリットも存在します。

また郵送やメールの他にも、システムを使用し受注者側へデータを送る方法もあり、よりスムーズなやり取りが可能です。

しかし、会社によって検収書の管理方法は異なるため、事前にどのように送付するのが良いのか確認しておくと良いでしょう。

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まとめ

検収書は商品やサービスがきちんと納品されたことを証明する重要な書類です。
必須の書類ではありませんが、トラブルを未然に防ぐ為にもきちんと作成することが望ましいです。

記載する際にも、必要な項目や注意するべき点がいくつかあるため、その都度しっかり確認しながら適切な検収書を作成するようにしましょう。

管理システムを活用することにより、検収書の作成から送付までスムーズに行うことができます。
業務効率化のためにも導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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