工事写真台帳のおすすめエクセルテンプレートを紹介!メリットも解説

工事写真台帳は、工事が問題なく遂行されて完了したことを施主様へ伝えるために必要な書類です。 これを作成する際に、Microsoft社のエクセルを使用しているという企業も多いのではないでしょうか。 しかし、エクセルで一から作成していると、手間がかかってしまいます。

効率良く工事写真台帳を作成したいのであれば、エクセルテンプレートを活用してみることがオススメです。 本記事では、工事写真台帳の作成時に重宝するエクセルテンプレートを紹介します。

工事写真台帳の作成ができる無料エクセルテンプレート

工事写真台帳の作成ができる無料エクセルテンプレート

インターネット上には、工事写真台帳のエクセルテンプレートがたくさんあります。 無料で利用可能なテンプレートもありますので、使いやすそうなものを選んでダウンロードしておくと良いでしょう。 ここでは、工事写真台帳の作成時におすすめの無料エクセルテンプレートを4種類をご紹介します。

悪魔のエクセルテンプレート

「悪魔のエクセルテンプレート」は、株式会社unlimitedが提供している工事写真台帳エクセルテンプレートです。

写真の取り込みや挿入のほか、「写真や写真枠の追加や削除機能など」を搭載しています。 その他にも「リスト項目値の設定、追加や削除など」が利用可能です。 表紙のテンプレートも付属していますので、一から表紙を作成する手間が省けます

ただし、悪魔のエクセルテンプレートには以下のようなダウンロード利用条件があります

  • 無料で使用できるのは、従業員数100名以下の同族中小企業や個人事業者のみ。
  • こちらをダウンロードした場合、株式会社unlimitedからの販促メールやDMなどが届く可能性がある。

これらの点に同意できる方におすすめエクセルテンプレートです。

らくらく写真台帳

「らくらく写真台帳」は、豊川郁雄さんが開発したエクセルテンプレートです。

フォルダ内に保存されている「画像の一括取り込み機能」、「写真の整理番号の自動入力機能」などを搭載しています。 これに加えて「写真の拡大機能」を搭載しており、クリックするだけで写真を拡大表示してくれます。 この機能は写真をチェックする際に役立つことでしょう。

そのほかに、「タイトルの文字入力や辞書登録などの機能」も利用できます。 シートの移動や倍率、外枠などの設定も可能です。 らくらく写真台帳はエクセルのマクロを使用して作られていますので、利用時にはエクセルのセキュリティレベルを「中」以下に設定しておく必要があります。

利用可能なOSは、Windowsのみです。 シンプルでわかりやすいエクセルテンプレートなので、初めての方でも直感的に取り扱えることでしょう。

EXCELかんたん工事写真帳

「EXCELかんたん工事写真帳」は、写真取り込み機能を搭載したエクセルテンプレートです。

エクセルのセルをクリックするだけで、すぐに写真をテンプレート上に取り込めます。 おすすめポイントは、「写真サイズの自動調整機能」です。 テンプレートへ写真を取り込むと自動で適切なサイズに変換してくれます。

搭載されているマクロや関数には、ロックがかかっていないため、目的に応じて自由に改変することも可能です。 このように使い勝手が良いため、自分でカスタマイズしたい方におすすめのエクセルテンプレートです。

写真台紙

「写真台紙」は、sawadaさんが提供しているエクセルテンプレートです。

写真の挿入機能」を搭載しており、フォルダ内に保存されている写真を一括で取り込めます。 ドラッグ&ドロップ操作で、必要な写真をテンプレート内へ取り込むことも可能です。 取り込んだ写真の入れ替えや挿入、削除などにも対応しています。 写真は、圧縮された状態でテンプレート内に自動で挿入されるため、画像編集ソフトなどで変換する手間がかかりません。

動作可能なOSは、Windowsのみです。 工事現場などの写真を挿入したい時に便利なエクセルテンプレートです。

エクセルを使うメリットとデメリット

エクセルを使うメリットとデメリット

工事写真台帳をエクセルで作成することには、メリットとデメリットの両方があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

エクセル作成における3つのメリット

エクセルで工事写真台帳を作成するメリットは、「導入コストが低い」「誰でも使用できる」「効率的に作業ができる」の3つです。それぞれ詳しく解説していきます。

導入コストが低い

メリットの1つ目は、導入コストが低いことです。

Microsoft社の公式サイト上で販売されているエクセルの価格は、「17,904円 (税込)」です。 サブスクリプションプランを利用すれば、「月額1,284円 (税込)」から利用できます。

エクセルは、多くの企業で導入されているオフィスソフトです。 そのため自社ですでに使用している場合には、導入コストがかかりません。 しかも、インターネット上には、無料で利用可能なエクセルテンプレートがたくさんあります。 エクセルと無料のテンプレートを活用すれば、非常に安いコストで工事写真台帳が作成できるでしょう。

誰でも使用できる

メリットの2つ目は、誰でも使用できることです。

エクセルは普及率が高いオフィスソフトということもあり、取り扱いに慣れている人たちがたくさんいます。 操作方法を覚えることやほかのスタッフに教える手間がかからないため、すぐに工事写真台帳の作成に取り掛かることができます

効率的に作業ができる

メリットの3つ目は、効率的に作業ができることです。

エクセルには、関数やマクロなどが備わっています。 これらの機能を活用すれば、効率的に工事写真台帳が作成できるでしょう。 関数やマクロなどがわからない場合には、エクセルテンプレートを活用するという方法もあります。 担当者同士でエクセルファイルを共有することや共同編集することで、作業の効率化を図ることも可能です。

エクセル作成における2つのデメリット

エクセルで工事写真台帳を作成するデメリットは、「写真の取り込みに時間を要する」「セキュリティの低さ」の二つがあります。それぞれ詳しく解説します。

写真の取り込みに時間を要する

デメリットの1つ目は、写真の取り込みに時間を要することです。

エクセルは、グラフィック専用のソフトではなく「オフィス向けのソフト」です。そのため、大量の写真や大きなサイズの写真を取り込むと、処理が追い付かなくなることがあります。 処理時に時間がかかってしまった場合やエクセルの動作が重くなると、ストレスを感じてしまうかもしれません。 サクサクと作業を進めたい時には、使い勝手が悪いと感じてしまうことでしょう。

セキュリティの低さ

デメリットの2つ目は、セキュリティの低さです。

エクセルで作成したファイルは簡単に改変ができてしまうため、取り扱いに気を付けなくてはなりません。 自社内でエクセルファイルを閲覧できる人を限定することパスワードを設定するなどの対策が必要です。 ファイルの保管先にも注意しなくてはなりません。

工事写真アプリの有用性

工事写真アプリの有用性

工事写真台帳を作成する際には、工事写真アプリを活用してみると良いでしょう。

お持ちのスマートフォンへ工事写真アプリをインストールしておけば、工事写真台帳に最適な写真を簡単に撮影できます。 工事写真アプリには、写真の保存や整理などの機能も搭載されていますので、スマートフォンだけで写真の管理も可能です。 また「トーク機能、日報機能、掲示板機能」などを搭載した高性能な工事写真アプリもあります。

【工事写真アプリのメリット】業務効率化

「写真台帳作成機能」を搭載した工事写真アプリを選んでおけば、業務効率化にも繋がります。 工事写真アプリを導入すれば、一眼レフカメラやコンパクトデジタルなどが不要となります。 工事現場に持ち込む荷物が減らせることも、工事写真アプリの利点です。

【工事写真アプリのデメリット】費用がかかる

しかし、工事写真アプリを利用する際には、初期費用や月額料金や年額料金などが発生します。 利用料金は各アプリによって異なりますので、導入前に確認しておきましょう。 ランニングコストを抑えたいのであれば、無料で利用可能な工事写真アプリを選ぶのも一つの手です。

『建築業向け管理システム アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

(4)まとめ

ここまで、工事写真台帳の作成時に役立つエクセルテンプレートをいくつかご紹介してきました。

エクセルテンプレートを活用すれば、工事現場の写真などを簡単に取り込めるため、作業効率が大幅にアップします。 無料で使えるテンプレートが多いこともメリットです。 ただし、エクセルはグラフィックに特化したソフトではないため、大量の写真や大きな写真を取り扱う際には動作が重くなる場合があります。 セキュリティ性が弱い点にも注意が必要です。

スムーズに作業を進めていくためには、工事写真アプリを併用してみると良いでしょう。 各社からいろいろなタイプの工事写真アプリが提供されていますので、自社に合ったものを選んでみてください。


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