請求書の訂正方法とは?訂正時のルールやミスを防ぐための対策をご紹介

請求書の訂正方法とは?訂正時のルールやミスを防ぐための対策をご紹介

請求書の記載でミスをした場合、どのように訂正するのが正しい方法なのでしょうか。
この記事では、請求書で発生しやすいミスと請求書の訂正方法、訂正時のルールやミスを防ぐための対策をご紹介していきます。

請求書で発生しやすいミス

請求書で発生しやすいミスとして、以下のものがよくあります。
ミスがないように気を付けていきましょう。

数字の記載ミス

数字の記載ミスは、最も注意したいミスです。 請求額が間違っていては、信用を失ってしまいますし、トラブルのもとにもなります。
見積書や契約書からの転記ミスやうっかりミス、桁の間違えなどが挙げられます。

条件の記入漏れ

条件とは、支払期日や支払方法、振り込みの場合の手数料負担者などを記載することです。
常連の取引相手や毎月の請求などルールが決まっている場合は別ですが、支払期日などの漏れがあると、請求相手から問い合わせが入るなど、余計な手間を生じさせてしまいます。

請求日の記載ミス

請求日の西暦や年月日、元号を間違えることや支払事由が発生していない契約日前の日付を記載するようなミスです。 正しい記録がなされるように、気を付けて作成しましょう。

宛名の記載ミス

宛名を間違えると、金額を支払ってもらえません。
法人名や個人名を明らかに取り違えるミスは、情報漏洩にもつながるおそれがあるので避けたいミスです。
また、うっかり名前を間違えた場合や漢字を間違えるミスも失礼にあたり、本人と判断されないケースもあるので気を付けましょう。

押印漏れ

請求書の押印はなくても、法律上の請求権は成立しますが、商慣習上抜かしたくありません。
相手方が、不正な請求ではないかと不安になるリスクや誰かが改ざんするおそれも生じるので、押印も忘れずに行いましょう。

請求書の訂正方法

請求書の訂正方法は、どの段階で気付いたのか、誰が気付いたのかによって少し異なります。
ここでは請求書のミスに自分で気付いた場合と、相手方が気付いた場合で対処法を見ていきます。

請求書のミスに自分で気付いた場合

請求書を渡す前に自分でミスに気付けば、間違った請求書に大きく赤で×印をして、新たな請求書を作成したうえで、会社のルールに則り廃棄します。
請求書を渡してからミスに気付いた場合は、すぐに相手方に連絡を取り、ミスをした事実を伝えて、お詫びしましょう。

どの点を間違えたのかをしっかり伝えたうえで、再発行する旨を申し出ます。
再発行した請求書と差し替えるのがベストですが、難しい場合には相手方に破棄を依頼し、使用しないようにお願いをします。

取引先から請求書のミスを指摘された場合

取引先から請求書のミスを指摘された場合には、丁重にお詫びをし、どの部分にミスがあったか確認をしましょう。
すぐに再発行することを伝え、お持ちするか、郵送します。
手渡しできる時は差し替えさせていただき、郵送の場合は返送の手間をかけるのは申し訳ないため、使用せず、破棄していただくようお願いをします。

請求書を訂正する場合、原則として再発行する

請求書にミスがあり、訂正をする場合は、再発行が原則です。
代金を支払ってもらうための重要な書類ですので、正しい内容で再発行しましょう。

請求書を再発行する際の注意点

請求書を再発行する際の注意点がありますので、よく確認しましょう。

発行日は変えない

請求書の発行日は再発行をする日ではなく、最初に発行した発行日のままにします。
後日付となりますが、問題ありません。

再発行した請求書であることがわかるようにする

発行日は変えませんが、再発行した請求書であることをすぐにわかるように表示します。
よくあるケースは朱印で「再発行」や「再」の文字を押印する方法です。

ミスをした請求書をすぐに破棄するとは限らず、ミスした箇所以外が同じ請求書が存在してしまうと、どちらが正しい請求書かわからなくなります。
正しい内容の請求書であることを明らかにするためにも、再発行したものであることを明示しましょう。

請求書の管理番号を変える

各企業では、請求書に通し番号を打つなどして管理をしているはずです。
再発行した場合、発行日は変えませんが、管理番号は変えてください。
同じ番号の請求書の控えが2枚存在していると、どちらが正しいのかがわからなくなるおそれがあるためです。

訂正前の請求書は破棄する

再発行をしたら、訂正前の請求書は破棄します。

再発行前に破棄してしまうと、請求をした事実がわからなくなることや再発行した請求書が正しく訂正されたかを確認できなくなります。
そのため、付箋をはるなどしてミスした請求書だと明確にしたうえで、再発行を行い、再発行したらすぐにシュレッダーにかけるなど、会社のルールにもとづき破棄しましょう。

請求書を再発行できない場合の対処法

では、請求書を再発行できない場合にはどうしたら良いのでしょうか。

たとえば、取引先に請求書をお持ちしたもののミスが発覚し、替えの白紙の請求伝票を持っていなかったケースや再発行は本社の経理部などが担当しており、すぐに発行できないケースが挙げられます。
再発行に時間がかかる場合に、取引相手が今すぐ請求書を受け取って支払いたいと言ってきた場合には、どうするべきでしょうか。

この場合は、二重線と訂正印で対処します。
ミスをした場所に二重線を引き、訂正印を押します。
そのうえで、正しい内容を記入してお渡ししましょう。

請求書のミスを防ぐには?

では、請求書のミスを防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。
すぐにでもミスを防げる定番の方法と、効率的にミスを防ぐための方法をご紹介します。

必ず二重チェックを行う

請求書を作成したら、契約金額などと違いがないか、宛先や日付、支払条件のミス、押印漏れなどがないか、すべての項目について、作成者以外の人にチェックしてもらいましょう。
社内でルールを設けているケースが多いですが、二重チェックの習慣がない場合は今すぐ始めましょう。

上司でなくても良く、同僚でもかまいません。
請求書の内容を理解し、正しくチェックできる人にチェックをお願いします。
人手がいれば、常に同じ人にチェックしてもらうことやチームを組むなど、体制を整えることが大切です。

システムを導入する

効率的にミスを防ぐには、システムを導入するのがおすすめです。

見積書や契約書などから自動的に請求書を作成できるシステムであれば、二重チェックする時間や人手がいなくても、ミスが防げます。
最初の見積書や契約書の内容が正しければ、請求書は間違いなく出てくるので、二重チェックするとしても、軽くで済みます。

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まとめ

請求書で発生しやすいミスとして、数字の記載ミス、条件の記入漏れ、請求日の記載ミス、宛名の記載ミス、押印漏れなどが挙げられます。

請求書の訂正方法は請求書のミスに自分で気付いた場合と、取引先から請求書のミスを指摘された場合で少し違いがありますが、いずれも、請求書を訂正する場合には原則として再発行することが必要です。
請求書を再発行する際の注意点として、発行日は変えないこと、再発行した請求書であることがわかるようにすること、請求書の管理番号を変えること、訂正前の請求書は破棄することが求められます。

請求書を再発行できない場合の対処法として、二重線と訂正印のうえ、正しい内容を記載することが挙げられます。
請求書のミスを防ぐには、必ず二重チェックを行うことと、システムを導入してヒューマンエラーを抑えることがおすすめです。

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