電子取引とは？電子帳簿保存法への対応や要件を解説！

なんとなく電子取引という言葉を聞いたことがあるものの、ハッキリと意味を理解しているわけではない方も多いのではないでしょうか。
こちらでは、電子帳簿保存法などについてや電子取引、その具体例について解説していきます。

これまで紙で帳簿をつけるのが主流でしたが、それをデジタルで可能とするものを電子帳簿保存法と言います。
電子帳簿保存法は、細かく帳簿の書類を保存する際の取扱方法も定めた法律でもあります。

税務関係帳簿書類をわざわざ紙で保存しなくても、データで保存すれば良く、無駄な用紙代もかかりません。
保存の義務なども決められていますので、どんな内容の法律になっているのか知っておく必要があります。

電子帳簿を保存する方法は、いくつかあります。

普段、取引先と電子メールでやり取りしている場合、もらった書類をそのままデータとして保存ができます。

日頃から会計ソフトを使用している場合、すでにパソコンなどを使い国税関係の帳簿を作成しているのではないでしょうか。
この場合も、電子的に作成したものを電磁的に記録して保存もできます。
パソコンで作成した電子データを、そのまま保存することも可能です。

取引先によっては、すべて紙でやり取りを行っている場合もありますが、紙でもらった場合もスキャナ保存制度で受領して電子化保存もできます。
これらの内容は細かく電子帳簿保存法で定められていて、すべての事業者が行うように義務付けられています。

普段、取引先とやり取りをする見積書や請求書、領収書とった書類を紙媒体ではなく、パソコンなどを使い電子的にやり取りすることを電子取引と言います。

これまでは紙が主流だった企業でも、今では当たり前のように電子取引をしているのではないでしょうか。

元々電子取引は、電子帳簿保存法の中でも「電磁的記録を保存しなければならない」と当初から定められていました。
そこから法改正を経て、電子取引によって受け取った書類や発行した書類は、紙保存が認められなくなり、電子データ保存が義務化されました。

具体的に、電子取引ではどんな例があるのかご紹介していきます。

まずは、インターネットのホームページから請求書や領収書などをダウンロードして利用した時や、電子メールで請求書や領収書データを受領した時です。
どちらもインターネットを介して電子のデータを受け取っているため、電子取引に当てはまります。
交通系ICや、スマートフォンアプリを利用して決済を行った場合も、電子取引に含まれます。

このほかにも、具体的な例がいくつかありますので、電子取引を行う際には国税庁の資料をしっかりと確認しておきましょう。

電子帳簿保存法は、2022年1月に抜本的な見直しが行われ、改正されました。
大幅な改正となったため、正しく電子取引を行うためにも改正内容を正しく理解しておく必要があります。
保存の義務化のほかにも、いくつか変更点があります。

改正前の電子帳簿保存法に比べて、検索項目が少なくなりました。

検索項目として必要になるのは、日付、取引金額、取引先の3項目になります。
法改正前の検索要件であった、複数の任意の項目を組み合わせ検索や、日付や金額の範囲指定検索は不要となりました。

今までに比べて必要とされる検索項目が減った分、手間暇がかかりません。

電子データは改ざんの懸念もあるため、タイムスタンプは重要な役割を果たしています。

タイムスタンプは、電子データがある特定の時刻に存在していて、その後は何か手を加えて改ざんされていないこと示すためのものです。

本当に信憑性のある書類かどうかを確かめるために、タイムスタンプと電子データの情報を比較します。
そこで違いがまったくなければ、電子データは正しいと真実性を示すことが可能です。
このタイムスタンプの付与期間も、法改正前よりも延長されて約2ヶ月、概ね7営業日以内になりました。

税金の軽減などを目的にした意図的な隠ぺいなどが行われたのが確認できた場合、申告漏れとして重加算税が10％加重されてしまいます。
これまでに比べて、厳しい罰則となっています。
正しく申告している人と不公平感がないように、罰則も強化されました。

罰則規定については、2022年1月1日以降に法定申告期限がくる国税はすべて適用になります。

電子データを正しく保存したフリをして、後から税金が安くなるようにこっそり改ざんされても困ります。
そのため、電子取引データを保存する際には、真実性と可視性の確保の観点で法の中でも規定があります。
どちらについても、内容を理解しておきましょう。

客観的に見て、保管している電子取引データが嘘偽りのないものかどうか、確認が必要になります。
そこで真実性があるか判断するために、いくつかの要件のうち1つ以上は満たさなければなりません。

要件の中には取引先の協力が必要なものがあり、手間がかかり実現が難しいものもあります。

その中でも記録事項の訂正や削除ができないシステムを利用する、タイムスタンプをすぐに付け保存を行う人の情報を確認できるようにするのは、自社でシステムを準備すれば比較的容易にできるためおすすめです。

税務署などが電子取引のデータを調べたい時に、すぐに出せて確認できるようにするため、可視性の確保も重要な役割を果たしています。
操作マニュアルが備えられていて、明瞭な状態で速やかに出せるようにしておくこと、取引年月日や取引金額などの検索機能を確保することなどいくつか要件があります。

可視性の確保の要件に関しては、すべてを確保しなければならないため、把握してきましょう。

電子取引はさまざまな決まり事があり、電子帳簿保存法でも細かくルールや要件が定められています。
そのため、日頃からの電子取引でも、いくつか注意しておかなければならない点があります。

企業では、さまざまな電子取引可能な書類を取り扱っています。
その種類も多いので、しっかりと把握していないとうっかり忘れてしまう可能性も、あり危険です。

まずは自社で何の電子取引を行っているのか、今一度把握しましょう。

よく企業でやり取りする請求書などは、電子取引を行っているとすぐに思いつきやすいかもしれません。
中には、クレジットカードや交通系ICカードなども使っていても、別の従業員の立て替え清算となると思いつかず忘れてしまいがちです。

企業での仕事は多岐にわたりますので、電子取引のことばかりに時間をかけてられません。
コアな業務にも時間が割けるように、最適なシステム選びは重要です。
自社にとってどのシステムが合っているのか、見極めが大切です。

システムは同じように見えて、サービス内容が違います。
タイムスタンプを付与してくれるものもあれば、できないものもあります。

ほかにも、企業の規模によってシステム対応が必須と限らず、小さい場合は自分たちで処理も行えるでしょう。
ある程度大企業とまでいかなくても、規模がある場合は、システムがないと処理が大変です。
さまざまな角度から見て、システム選びをしなければなりません。

電子取引は、これまで紙での印刷や、マイクロフィルムへの記録も認められていましたが、2022年に法改正があり、ルールが変更されました。
これからは電子取引の保存要件を満たさないと、今まで通りのように国税関係書類とみなされなくなってしまいます。
ほかにも、電子帳簿保存法では電子取引の変更点がいくつかありますので、しっかりと把握しておきましょう。

自分たちですべてを処理するのは大変ですので、システムを活用するのが効率的です。
自社の状況を考え、よりピッタリなシステムを選びましょう。