電子帳簿保存とは?法改正によって何が変わった?

電子帳簿保存とは?法改正によって何が変わった?

2022年に改正された電子帳簿保存法は、2024年1月から施行されます。
つまり、2024年から電子取引情報は、法律に基づいて、「データのまま」保存しなければなりません。

そこで今回は、電子帳簿保存法とは何なのか、改正の変更点、2024年からどのようにデータを保存すれば良いのかなど、法改正に対応できるよう丁寧にご紹介していきます。

電子帳簿保存法とは

そもそも電子帳簿保存法とは何なのか、ここでは基本的な情報についてご説明します。

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認め、保存の際のルールや義務などを定めた法律です。
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、1998年に制定されました。

保存方法の区分

電子帳簿保存法における電子データの保存は、以下の3種類に区分されています。

電子保存の対象書類

2022年の法改正では、3つの保存方法全てに変更が加えられました。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンなどで自らが電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。
これには、Office等で作成した帳簿データや、電子契約書、国税関係書類などが含まれます。
ただし、手書きで作成した書類や取引先から受領した紙の書類などは保存できません。

スキャナ保存

スキャナ保存とは紙の書類を画像データとして保存することです。
スキャナーを用いてスキャンしたものはもちろん、スマートフォンなどで撮影した画像も保存可能となります。
これには、紙で作成した書類や取引先かあら受領した紙の書類が含まれます。

電子取引データ保存

電子取引データ保存とは、電子的にやりとりした情報をデータで保存することです。
これには、取引先と電子メールで添付した書類やクラウド上のデータをダウンロードしたものなどが含まれます。

改正電子帳簿保存法

2024年に改正された電子帳簿保存法が施行されます。
その背景にはペーパーレス化の高まりや書類管理の負担の軽減などがあります。

ここでは法改正に伴って変更された点を、国税庁が発信した情報を元にご紹介していきます。

改正による変更点

法改正によって、先ほど紹介した「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分それぞれに変更点が加えられました。
各区分ごとに見ていきましょう。

電子帳簿等保存の変更点

電子帳簿等保存に加えられた変更点は以下の3つです。

  • 税務署長の事前承認制度の廃止
  • 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の整備
  • 要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能

スキャナ保存の変更点

スキャナ保存に加えられた変更点は以下の3つです。

  • 税務署長の事前承認制度の廃止
  • タイムスタンプ要件・検索要件等の緩和
  • スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置の整備

電子取引の変更点

電子取引に加えられた変更点は以下の2つです。

  • タイムスタンプ要件・検索要件の緩和
  • 適正な保存を担保する措置の見直し

法改正への対応措置

ここまで、法改正による変更点をご紹介してきました。
では、実際に変更された時困らないようにするにはどのような措置が必要になるのでしょうか?

ここでは、法改正までに準備しておくべきことについてまとめていきます。

CASE1

システムを導入しない場合

電子帳簿等保存法に手っ取り早く対応する最も簡単な方法はシステムを導入することです。
しかし、それにはコストがかかります。

システムを導入しない場合には、保存したデータの検索機能を確保することが必要です。
具体的には、エクセルで索引簿の作成、データの名前に規則性をつけて保存などの対策が考えられます。

CASE2

システムの導入

電子帳簿等保存法に適したシステムを導入する場合には、コストと引き換えに業務効率化が図れます
システムを導入する際のポイントは以下の2つです。

  • 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証マークの有無
  • 事前相談窓口の利用

認証されたシステムを使ったり、相談窓口を利用したりすることで安心を得られます。
自社にあったシステムを導入してみてはいかがでしょうか?

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まとめ

いかがでしたでしょうか?
電子帳簿保存法の基本的な情報や法改正による変更点を紹介してきました。
施行までの猶予期間にしっかりと準備をして、法改正後もスムーズに業務に取り掛かれるようにしましょう。

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