請求書の催促メールの書き方とは?ポイントと例文もご紹介!

請求書の催促メールの書き方とは?ポイントと例文もご紹介!

締切日が迫っているのに請求書が届かない場合には、電話やメールなどで相手先へ催促したほうが良いでしょう。
その際に、どのような文面で催促メールを送ったら良いのかわからないという方もいるのではないでしょうか。
請求書が届かないならば支払う義務がないのではと思う方もいるかもしれません。

そこで、本記事では、請求書の催促メールの書き方のポイントや例文、支払い義務などについて解説していきます。

請求書が届かない場合の対処法

請求書は、売り手と買い手の間で、商品の売買などの取引が行われた時に発行する書類のことです。
商品の納品や検収などが完了したタイミングで請求書を発行するのが一般的でしょう。

請求書を発行するのは売り手側です。
売り手側が、請求先の社名・氏名、振込先売り手側、取引年月日、取引商品などの項目を記載した請求書を作成して、買い手側へ郵送します。

近年は、紙の請求書の代わりに、電子請求書を導入する企業も増えてきました。
もしも、売り手側から請求書が届かない場合には、以下にご紹介する方法を採ってみると良いでしょう。

催促メールを送付する

請求書が届かない原因は、誤配達や遅延などの郵便事故のほかに、売り手側が発行を忘れているといったケースも考えられます。

まずは、電子メールを使って、売り手側の担当部署へ問い合わせてみると良いかもしれません。
過去に何度か取引をしていた場合には、昔の請求書を確認して、連絡先を調べてみてください。
連絡先がわからない場合には公式サイトで調べたり、お問い合わせフォームなどを利用したりすると良いでしょう。

催促メールを送付する際には、一目で内容がわかるような件名を付けておきます。
メールの文面は、角が立たないようにできるだけマイルドな表現を用いたほうが良いでしょう。
請求書の催促メールの書き方や例文については、後の項目で詳しくご紹介します。

催促の電話をする

電子メールのアドレスがわからない場合、請求書の支払期限が迫っている場合などは、催促の電話をかけてみると良いかもしれません。

その際には、相手を責めるような言い方にならないように気を付けてください。
「月末までにメールで請求書の内容を確認したい」「◯◯月◯◯日までに請求書を届くように郵送してほしい」といったように具体的な要望も伝えておくと良いでしょう。

請求書の催促メールの記載例

請求書の催促メールを作成する際に、どのような文面にしたら良いのかで悩んでしまう方もいるかもしれません。

ここでは、『一度目の催促メールを送る場合』と『催促メールを再送する場合』の2つのケースを想定して、記載例をご紹介します。
どのような文面にしたら良いのかわからない時には、以下の記載例を参考にしながら、状況に応じて催促メールを作成してみると良いでしょう。

【文例1】一度目の催促メール

まずは、一度目の催促メールの文例をみましょう。

件名:◯◯月分の請求書について

本文:
株式会社◯◯(相手先の社名)
◯◯部 ◯◯様(担当部署・担当者名)

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

◯◯月分の請求書についてですが、本日時点で弊社にてまだ確認ができておりません。
大変お手数をおかけいたしますが、念のために状況をご確認いただけますと幸いです。
弊社の事務処理の関係で恐れ入りますが、請求書の到着が◯月◯日を過ぎるとお支払いが遅れてしまうため、未発送の場合はお早めにご郵送いただきたく存じます。

なお、本メールと行き違いがございました場合には、何卒ご容赦ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

————————
□□株式会社
〇〇部〇〇課
担当△△△△
住所:~~
TEL:~~
e-mail:~~
————————

【文例2】催促メールを再送する場合

再度、催促をする際の文例です。

件名:◯◯月分請求書発送のご依頼

本文:
株式会社◯◯(相手先の社名)
◯◯部 ◯◯様(担当部署・担当者名)

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

先日メールにて連絡させていただいた請求書の件ですが、いまだ弊社への到着が確認できておりません。
お手数をおかけしますが、至急ご確認のうえご送付いただきますようお願い申し上げます。

支払い処理の期限が迫っておりますので、もし可能であれば先に請求書のPDFをお送りいただければ幸いです。
支払い処理の完了後に、請求書の原本と差し替えさせていただきます。

なお、本メールと行き違いがございました場合には、何卒ご容赦ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

————————
□□株式会社
〇〇部〇〇課
担当△△△△
住所:~~
TEL:~~
e-mail:~~
————————

請求書の催促メールのポイント

請求書の催促メールを送信する際には、件名を忘れずに付けておきましょう。
相手先との良好な関係を築いていくためにも、強すぎる表現は控えたほうが良いでしょう。
入金が遅れる可能性がある場合は、その旨もメールで伝えておくと親切です。

ここでは、請求書の催促メール作成時の3つのポイントをご紹介します。

件名は簡潔に

請求書の催促メールには、簡潔な件名を付けておきます。

件名なしで送信してしまうと、受け取った相手は、開封するまでその内容がわかりません。
件名だけでどのような内容なのかを把握できるように、「◯◯月分請求書発送のご依頼」といったように、わかりやすい件名を付けておきましょう。
件名を付ける際には、長くなりすぎないように気を付けてください。

やわらかい表現を使用する

請求書の催促メールのポイントは、やわらかい表現を用いることです。

「請求書の発行を忘れていませんか」「まだ届いていません」といった直接的な表現は、高圧的な印象を与えてしまう可能性がありますので、極力避けた方が良いでしょう。
「お手数をおかけいたしますが~」「お忙しいところ申し訳ありませんが~」などのクッション言葉を添えて、強い口調にならないように配慮してみてください。

入金が遅れる可能性について記載する

請求書の到着や確認が遅れると、すぐに入金処理ができないケースも出てくるかもしれません。
催促メールを送信する時に、支払いが遅れる可能性についても先に伝えておきましょう。
催促メールに入金が遅れることを記載しておけば、相手がスピーディーな対応を採ってくれるかもしれません。

請求書が届かなくても支払う義務がある!

請求書が届かないのだから、「支払わなくても良いのでは」「支払いが遅れても問題ないのでは」と捉える方もいるかもしれません。
請求書が届かない場合であっても、商品やサービスの代金を支払う義務は発生します。
法律による取り決めがされていますので、必ず期限までに支払うようにしてください。

下請法における取り決め

下請法では、下請取引の公正化と下請事業者の利益保護のために、以下の4つの義務を親事業者に対して課しています。

  • 書面の交付義務(発注の際は直ちに3条書面を交付すること)
  • 支払期日を定める義務(下請代金の支払期日を給付の受領後60日以内に定めること)
  • 書類の作成や保存義務(下請取引の内容を記載した書類を作成し2年間保存すること)
  • 遅延利息の支払義務(支払いが遅延した場合は遅延利息を支払うこと)

このような明確なルールが定められていますので、請求書が届かなくても、60日以内に支払いを済ませなければなりません。
もしも、支払いが遅れた場合には、年率14.6%を乗じた額の遅延利息を支払い義務が発生しますので、注意しましょう。

公正取引委員会『下請法の概要』

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まとめ

請求書は、買い手側と売り手側の間で、取引が行われたことを証明するための重要な書類です。
売り手側が請求書を発行しますが、諸事情によって到着が遅れることがあるかもしれません。

その場合には、メールや電話などで、請求書の催促をしておくと良いでしょう。
催促メールを送信する際には、簡潔な件名を付けて、やわらかい表現やクッション言葉を用いた文面にするのがポイントです。

請求書が届かなくても、支払い義務は発生します。
相手先と連絡を取って対処するようにしてください。

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