請求書を再発行する方法を解説!注意点や送付メールの文例もご紹介

請求書を再発行する方法を解説!注意点や送付メールの文例もご紹介

会社では毎月定期的に大量の請求書を発行しています。
なかには、請求書の再発行を取引先から依頼されることもあるのではないでしょうか。

今回は、請求書の再発行手順について、ケース別に解説します。

ケース別 請求書の再発行手順

請求書を再発行する場合、複数のケースが考えられます。
それぞれのケースに分けて、請求書の再発行手順を細かく見ていきましょう。

取引相手が請求書を紛失した場合

取引先が請求書を紛失してしまうケースがあります。
紛失してしまった側であれば、電話などですぐにでも再発行の依頼をします。

取引先から再発行の依頼が入った場合は、保管している請求書の控えを確認します。
その控えと、取引先から受けた情報を照合させ、該当する請求書を探します。

請求書が特定できたら再発行して、取引先へ速やかに送付しましょう。

送付した請求書にミスがあった場合

請求書について記載されている金額や品名など、内容に誤りがある場合があります。
ミスがあった場合、取引先から連絡が入ることもあるでしょうし、自社でミスに気付くこともあるでしょう。

自社で気付いた場合は、速やかに取引先へお詫びの電話を入れましょう。
記載内容のミスについては電話などで直接確認し、修正したものを再発行・送付します。

請求書に記載の支払期限を過ぎても未払いの場合

請求書には支払期限が設けられています。
締め日によって支払期限は異なりますが、たとえば月末締めならば翌月末もしくは翌々月末支払いとなっていることが多いです。
取引先の中には、請求書を送付していても支払期限までに支払いを確認できない会社もあります。

取引先が未払いの場合、まずは先方に確認するのではなく、

  • 自社で発行した請求書の内容に誤りはないか
  • きちんと送付できているか

を確認してから先方に問い合わせましょう。

期限を過ぎて未払いならば、メールや電話などで確認をしましょう。
支払期限が過ぎている場合は請求書の支払期限を改めて設定しなければなりませんので、こういった場合には再発行が必要となります。

支払期限を変更して再発行した請求書を送付する際には、支払期限を延長する旨を添えると良いです。
延長する際の期限は2週間から1ヶ月ほどが良いでしょう。

再発行した請求書の送付メール

再発行した請求書は、郵送で送付するケースもありますが、急ぎの場合はメールで送付します。
今回は、再発行した請求書をメールで送る場合の例文をご紹介します。

【例文1】取引相手の紛失による再発行の場合

まず、取引相手が請求書を紛失し、再発行が必要となったケースをみていきましょう。

件名:○月分請求書再発行の件につきまして

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
□□株式会社の△△でございます。

先日お問い合わせいただきました○月文の請求書を送付いたします。

今回送付いたします請求書は、再発行となります。
そのため、先日お送りしました請求書が見つかった場合は、差し替えのうえ破棄していただきますようお願いいたします。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、支払期限日までのご入金をよろしくお願いいたします。

————————
□□株式会社
〇〇部〇〇課
担当△△△△
住所:~~
TEL:~~
e-mail:~~
————————

自社のミスによる再発行の場合

次に、自社のミスで請求書の再発行が必要になった場合についてみていきましょう。
ミスを自社で発見した場合と、取引先から指摘された場合に分けてご紹介します。

【例文2】自社のミスを自社で発見した場合

件名:【お詫び】 ○月分請求書の誤記に関しまして

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
□□株式会社の△△でございます。

先日お送りしました〇〇-〇〇〇の請求書に、一部誤りがございました。
つきましては、一部内容を訂正した請求書を再発行いたします。

こちらの不手際でご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。

また、お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。
今後はチェック体制を強化し、二度とこのようなミスが起きないよう徹底してまいります。

このたびはどうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。
今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

————————
□□株式会社
〇〇部〇〇課
担当△△△△
住所:~~
TEL:~~
e-mail:~~
————————

【例文3】取引先から請求書の内容にミスがあることを指摘された場合

件名:【お詫び】 ○月分請求書の誤記に関しまして

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
先日、お問い合わせいただいた請求書の件でご連絡させていただきました。

請求書〇〇〇の内容に一部誤りがございましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご指摘いただいた内容を訂正し、請求書を再発行いたします。

お手数ではございますが、お手元の請求書と差し替えていただきますようお願いいたします。
元の請求書につきましては、破棄してくださいますようお願いいたします。

また、大変恐縮ではございますが、請求書記載の支払期限日までのご入金のほど、よろしくお願い申し上げます。

————————
□□株式会社
〇〇部〇〇課
担当△△△△
住所:~~
TEL:~~
e-mail:~~
————————

請求書を再発行する際の注意点

ではここで、請求書を再発行する際に気を付けておきたい注意点について、いくつかご紹介します。

二重請求を防止する

請求書を再発行する際に最も気を付けなければならないのは、二重請求です。
再発行することで、先に送付していた請求書と混同し、二重請求のような形になる可能性があります。

二重請求を防止するための具体的な対策は、次の通りです。

対策1

元の請求書と管理番号を合わせる

先に発行していた請求書と区別ができるように、管理番号を記載しておくと良いでしょう。
管理番号を連番にしておくとわかりやすいですが、元あった請求番号に枝番を付けておくと、区別しやすくわかりやすいです。

対策2

元の請求書の発行日を使用する

再発行した請求書の日付については、再発行した日付を書くのではありません。

通常、元の請求書の発行日を日付に記載します。
日付を再発行した日に変えると、それぞれの請求書の紐づけが難しくなってしまうためです。

対策3

「再発行」と記載する

再発行した請求書は、通常の請求書ときちんと区別をすることが重要です。
そのため、再発行した請求書には、「再発行」という印を押印しておくと良いでしょう。

支払期日が過ぎている場合、期日を再設定する

すでに支払期日が過ぎてしまっている場合は、請求書を再発行し支払いをお願いする際に、支払期日を再設定しなければなりません。

曖昧であったり記載漏れがあると、また未払いの状態が続いてしまう可能性があります。
支払期日は必ず再設定して明記しましょう。

入金済の場合はその旨明記する

請求書のミスによる再発行の場合、取引先がすでに支払いを終えていることもあります。
この場合すでに入金済となっている状態ですので、二重支払いにならないよう、先方が入金済みであることをしっかり明記しておくことが重要です。

また、すでに入金済みの場合で再発行した請求書の金額と差があるケースは、要注意です。
「次回の請求書で調整する」など、どのように調整していくかをしっかり話し合ったうえで、請求書に明記しておきましょう。

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まとめ

請求書の再発行には、取引先が紛失してしまったケースや請求書にミスがあったケースなど、さまざまなケースが考えられます。
誤った請求書に関しては、社内でしっかりとチェックし、取引先にお詫びの連絡を入れましょう。

また、元の請求書と再発行の請求書との二重請求を防ぐため、元の請求書の破棄を先方に依頼するなどの対応も重要です。

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