【建設業】受発注業務とは？業務の流れや効率化の方法を解説します

自社で必要な商品などを仕入先に注文したり、逆に商品が欲しいと取引先から商品の注文を受けたりする業務を受発注業務と言います。
建設業に限らず、さまざまな企業でこの受発注業務を行っています。

受発注業務を行う際は、まず見積を行い、必要な商品を契約、納品、請求と進んでいくケースが一般的です。
企業で円滑に仕事を進める為にも、この受発注業務は重要な位置にあります。
受発注を行う際は、電話やFAX、インターネットを使う場合がほとんどです。

自社の商品にを必要とする取引先から生産や納品の依頼を受けることを受注業務と言います。

注文を受けたら自社で把握するために登録を行い、在庫確認や納期の連絡を行います。
受注伝票や注文請書を作成して納品を行い、最後に請求書を作成して完了です。

自社で製品を製作する際にさまざまなものが必要になります。
その際、必要なものを発注することを、発注業務と呼んでいます。

発注業務は、まず必要なものを注文書などに記入や入力を行い送信し、商品を受け取り、その後入金という順番です。
さまざまな取引先や一般の小売店や問屋など、複数のお店にお願いする場合が多いでしょう。
やり方もFAXやインターネット、電話などを活用して発注します。

受発注を行う際は、おおまかに見積もり、契約、納品、請求の流れを踏んでいきます。
流れをしっかりと掴んでおくことも、受発注業務の効率アップにつながります。

受発注を行う際は、基本的なフローがあるため、まずは流れを知っておきましょう。

自社が発注する立場であれば、まずは受注者に見積もりを依頼してどのくらいの金額になるのか聞きます。
見積もりがわかったら予算が通るように、社内で申請を出します。

次は、受注側になった場合です。
取引先などから見積もりを出してほしいと受ける側になりますので、数量など間違いのないように確認をして、正確な見積金額を提示します。

自社で発注を行った場合は、見積もり内容を社内でも確認し、予算内に収まり問題がない場合はそのまま契約をします。
受注を行った企業から電話などで確認の連絡がありますので、了承した時点で契約は完了です。

受注する側になった場合は、内容をシステムに入れて管理を行い、受注伝票も作成して保管します。
注文請書も作って送信すれば、納品ミスも防げます。
なるべくお互いトラブルにならないためにも、送るようにしましょう。

発注側は発注内容に了承後、頼んだ商品が届きます。
納品された商品の数や品質を確認した後に、自社で在庫管理を行いましょう。

受注側になった時には、約束した納期に間に合うように出荷を行います。
自社の中で出荷したことを管理するため、出荷指示書や納品書も発行します。

自社で発注をした場合は、お金を支払うために指定の口座などへ入金を行います。
その後、必ず領収書を受け取ります。
商品を購入して終わりではなく、領収書は今後も必要です。
何かあった時にも商品を購入した証明にもなるため、捨てずにしっかりと保管しておきます。

受注した場合は、商品を送る際に請求書も作成し、一緒に送付します。
支払いを受けた後は確実にお金をもらったという証で、領収書も発行しましょう。

ここからは、建築現場で事務員が行う業務について紹介していきます。
受発注業務の時に、しっかりと行っていきましょう。

受発注した際、必ずチェックしなければいけない点はいくつかあります。
見積もりは有効期間内になっているのかを見ます。
万が一契約日以降になっていれば、その見積もりの金額ではなくなってしまう可能性があるからです。

書式は最新のものか、書類のすべてで工期が同じかどうか確認もしましょう。
本来同じでなければならない工期の日付にズレがあると、後から大変です。

ほかには、値引き率や押印漏れがないかなど細かい部分もチェックしましょう。

請求書類は、いつ急に必要になるかわかりません。すぐに出せるように、ファイリングを行いましょう。
ある企業との契約書が一式必要になる場合もあるため、取引先ごとに契約書類の管理をしておくと楽です。

受発注業務はやらなければいけないことも多く、さらにいくつかの取引先と同時進行で行う場合もあります。
気を付けていないと、間違いが起きやすい業務です。
ここからは、受発注業務を行う際の注意点について紹介していきます。

何かトラブルがあった時の証明にもなるため、帳票の取り扱いには気を付け、すぐに出せるようにしておきましょう。

実は、帳票は必ず発行しなければならないものではありません。
しかし、取引が円滑になりお互いに安心感が出るため、帳票類は発行しましょう。
取引先との信頼関係にも影響してきます。

ゼロが1桁違うだけも、大きく金額が異なってしまいます。
受発注で入力や転記を間違ってしまうと、後から大変です。
ほかにも、金額を間違ってしまうと、そのまま誤認した状態ですべての取引が進んでしまい、どうすることもできなくなってしまいます。

受発注業務ではやらなければならないことが多いため、効率化させておくと業務全体がスムーズに進みます。
できる限り自分たちの手間を省くことがコツです。

自社で受発注業務のどの工程で無駄があるのかを知るためにも、今の業務フローチャートを作ってみましょう。

本来はしなくても良い作業や無駄が多いと感じたら省くなどして、適切な業務フローチャートにしていきます。
普段からミスがある作業があれば、なぜ誤りが多くなってしまうのか突き詰めて考えていきます。

フローチャートは、エクセルや受発注システムを使えば作成もしやすくおすすめです。

自分たちだけで受発注を完璧に行おうとすると、それなりに時間がかかってしまい効率が悪いです。
受発注作業が集中した時には、煩雑でやることも多くミスにもつながりやすくなるでしょう。

受発注システムを使えば、効率良く業務ができるだけでなく在庫管理なども一緒にできるものがあります。
システムを活用するため、人偽的なミスも減らせて効率アップするでしょう。

受発注業務にはさまざまな工程があり、複雑で大変です。
複数の取引先と同時に受発注業務を進めなければいけない場合、人偽的なミスも起きやすいですし時間もかかります。
少しでも受発注を効率良く行おうと思ったら、企業の中で対策をしなければなりません。
まずは現在の無駄な作業はどこかを、業務フローチャートを作って見つけ、適切なものとなるようにしましょう。
自分たちだけで受発注をこなすのには限界があるため、費用が多少かかっても受発注システムの導入を行い効率アップさせるのがおすすめです。